A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Formális meghívók és anyagok írása


A rendezvény- és találkozótervezők várhatóan hozzájárulnak a hivatalos meghívó levelek és anyagok megrendezéséhez vagy megrendezéséhez a találkozók, ösztönző utak és egyéb programok számára. Bár nem tűnik túlnyomó feladatnak, fontos, hogy bizonyos lépéseket kövessünk, hogy kövessük a megfelelő meghívó etikettet, és elkerüljük a fontos részletek hiányát a vendégek számára.

Itt van, hogyan:

  1. Hozzon létre egy eseményt. A hivatalos meghívók és anyagok megírását megelőzően a tervezőknek biztosítaniuk kell, hogy csábító programja legyen. A következő kérdések segítenek elindítani az ötletgyűjtési folyamatot: oktatási konferencia, szeminárium vagy ösztönző út? Hol tartják? Mi az egyedülálló a rendeltetési hely vagy a helyszín? Mi az esemény durva ütemezése? Melyek a program mögötti célok? Miért kíván egy résztvevő részt venni? Ezek a kérdések nagyszerű témát hoznak létre.

  1. Hozzon létre egy elektronikus meghívást. Az RSVP folyamat logisztikája miatt számos formális meghívó levél és anyag áll rendelkezésre az online regisztrációs rendszerekben: a nevek helyesírása, a kapcsolattartási adatok, az étrendi követelmények, a fogyatékkal élők hozzáférése, a szállítási igények, a program részletei, a tevékenységek adatai és így tovább. Megjegyzés: A kevésbé bonyolult események egyetlen weboldalt vagy grafikus képet küldhetnek e-mailben az eseményadatok és az RSVP kapcsolatok továbbítására.
  2. Nyomtatott meghívó létrehozása. A program vagy esemény jellegétől függően a meghívó etikett javasolhatja, hogy hivatalos meghívási leveleket és megjegyzéseket írjon, hogy a vendégek tudják, hogy tényleg értékelik jelenlétüket. Ez különbözik az esemény anyagától. Ehelyett fontolja meg egy egyszerű meghívókártyát, amely értékes információt szolgáltat vendégei számára, beleértve a fogadót és a címét, sőt a témát, a dátumot és / vagy az időt (időket), valamint az RSVP-kapcsolatot.

  1. Formális eseményhívások írása. Az elektronikus meghívás részeként meg kell vázolni a programról és az eseményről szóló magas szintű információkat. Például, ha ez egy ösztönző utazás vagy többnapos konferencia, akkor be kell vonni a célállomást, a fő szállodai / konferencia helyszínt, a fő témát, a hangszórókat (beleértve a BIOS-ot), az ütemtervet, a tevékenységeket, a logisztikát és a regisztrációs adatokat. A meghívó leveleknek és anyagoknak meg kell adniuk a vendégeknek okot, hogy részt vegyenek, és mindig tartalmazzon egy felhívást.
  2. A meghívó etikettje a rendeltetési hely / helyszín áttekintésével kezdődik. A hivatalos meghívó levelek és anyagok írásakor mindig feltételezzük, hogy senki sem tartózkodott a helyszínen, ahol a programot fogadja. Így írjon egy rövid áttekintést a rendeltetési helyről és / vagy helyszínről, ahol a programot tartják. Ha többnapos rendezvényt tervez, tartsa a lehető legmagasabb szintű információkat, de győződjön meg róla, hogy elegendő információ áll rendelkezésre az adott helyről, és miért kell befektetnie idejüket.

  1. A meghívó etikettje az események ütemezését igényli. Ha többnapos rendezvényt tervez, mint például egy ösztönző program, a meghívóknak a lehető legrészletesebb részleteket kell tartalmazniuk. Ez azt jelenti, hogy a meghívásnak meg kell határoznia az érkezés módjait és időpontjait, amikor várhatóan részt vesznek, az üzleti találkozók és tevékenységek időpontjait (és a tevékenységek kiválasztását), az étkezésekre vonatkozó információkat és az indulási információkat.
  2. A meghívó etikett tevékenységleírásokat igényel. A hivatalos meghívási levelek és anyagok írásakor adjon áttekintést a különféle tevékenységekről, amelyek segítik a vendégeket abban, hogy jobban meghatározzák az érdekeiket. A golfprogram fél- vagy teljes napos rendezvényt tart? Mi az a "folyami" osztály, amelyen a folyók a folyók? Mi az a magasság, ahol a rendezvényt fogadja, és milyen magas lesz a hegyi kerékpáros program? Mi a festési osztály időtartama és mit tanulnak?

  1. A meghívó etikettje tájékoztatást igényel a logisztikai találkozóról. Ismét, feltételezve, hogy többnapos programot tartogat, a vendégeknek tájékoztatást kell adniuk az alábbi elemekről:
      1. Repülési foglalások
      2. Esemény regisztrálása
      3. Szobafoglalás
      4. Repülőtéri transzferek
      5. Kötelező viselet
      6. Időjárás
      7. Bejelentkezési eljárások
      8. Nem visszatérítendő tételek
      9. A fogadó személyzet kapcsolatai
  2. Fejleszteni kell a végső eseményt. Ez másképp fog megjelenni, mint a kezdeti meghívók, de meg kell adni a meghívott vendégeket érkezéskor, vagy közvetlenül az eseményen való részvétel előtt. Tartalmazzon egy órától órára (ez jó, ha az órákat összevonja), amely áttekintést ad az egyes helyszínek ütemezéséről. Ha egyidejűleg több oktatási műsorszám is szerepel, hasznos, ha ezeket a zeneszámokat csoportokban körvonalazza, hogy a résztvevők tudják, milyen témák vannak ütemezve.

  1. Hozza létre az esemény üdvözlő levelet. Sok tervező küzd azzal, hogy milyen információkat kell, vagy ne vegyen fel üdvözlő levélben. Egyszerűen tartsa az üdvözlő üzenetet, és hagyja, hogy a vendégek tudják, hogy értékelik őket. A meghívó etikettje azt sugallja, hogy a levelet a rendezvény hivatalos fogadójának kell aláírnia.
    1. Az egyik leginkább figyelmen kívül hagyott esemény meghívó elem az indulási értesítés. Az üdvözlő levél és az érkezéskor kapott ajándékok részeként fontos, hogy részleteket adjon arról, hogy a vendégek hogyan indulnak el.
  2. Menükártyák létrehozása. Akár reggelit, ebédet, akár vacsorát tervez, a vendégek mindig értékelik a menülapokat, amelyek az étkezés minden egyes szakaszát körvonalazzák. Ez ad nekik valamit, amiről beszélni kell, és lehetővé teszi a várakozó személyzet számára, hogy megrendeléseket fogadjon a vendégektől, megtartva az ütemtervet. Megjegyzés: Ha egy különleges meglepetéset tervez az étkezés során, mint például egy tematikus desszert vagy egyedi szórakoztatás, akkor hasznos, ha ezeket az elemeket a menükártyáról kell tartani.

  1. Dicséret ajándékjegy létrehozása. Akár érkezési ajándék, akár párnahajó, minden értékelési ajándéknak meg kell adnia az ajándékjegyét. Lehetőség arra, hogy megerősítsük a "köszönöm" üzeneteket, és hogy a vendégek különlegessé váljanak. Hasznos a szöveg és az üzenetek beépítése, amelyek tükrözik az esemény témáját.
  2. Hozzon létre egyéni indulási értesítéseket. Az indulást megelőző napon küldjön értesítéseket a vendégszobáknak, amelyek emlékeztetik őket, amikor elmennek, beleértve a repülési számot és az indulási időt. Lehetőséget nyújt arra, hogy a logisztika ütemezése során esetleg figyelmen kívül hagyott utolsó pillanatnyi hibákat rögzítsen.

tippek:

  1. Győződjön meg róla, hogy van egy nagy grafikai tervezője és online regisztrációs folyamata. A mai kihívás mégis az, hogy számos különböző online rendezvényrendszer létezik, de sok igényt is igényelnek, vagy a harmadik féltől származó rendszerek használata még mindig meglehetősen drága a meghívásos alapon. Ez az oka annak, hogy sok tervező még mindig támaszkodik otthoni eszközökre és erőforrásokra.
  2. Találj magadnak egy nagy írószer üzletet. Bár a szervezetek az elektronikus kommunikáció felé haladnak, ez még mindig nem helyettesíti a nyomtatott meghívók és az eseményanyagok hatását. Keresse meg azokat az írószereket, amelyek kiegészítik az esemény témáját, és változtatni fogják a papír és méret stílusát, hogy több érdeklődést és drámát hozzanak létre. A vendégek észreveszik az erőfeszítést.

  1. Hozzon létre egy sablont és replikáljon innen. A tervezőknek meg kell hozniuk egy sablon meghívó levelet és anyagot, és egyszerűen frissíteniük kell az új eseményeket a korábbi programok és események sablonjaiból. Természetesen új írószereket, grafikákat, szöveget stb. Kell kiválasztani és használni, ezért minden egyes alkalommal szükség van egy bizonyos mértékű testreszabásra.


Videó A Szerző:

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - A pénztárgép kiegyensúlyozása

✔ - 4 Új termesztési eszközök az ingatlanok gazdálkodására

✔ - A Top 7 Hanger stílusok és kiskereskedelmi felhasználásuk


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!