A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Miért van szükség egy eseménytervezési ellenőrzőlistára

Ne lássuk el ezt az értéktelen eszközt az események sikeréhez


Akár csak az eseménytervezési üzletben indul, vagy tapasztalt eseménytervező, valószínű, hogy ismeri az eseménytervezési ellenőrzőlistát, vagy legalább hallottam, hogy egy eseménytervezési kurzus vagy az iparág összegyűjtése során hivatkozott. Ennek oka van. Egy eseménytervezési lista egy tervező legjobb barátja, felbecsülhetetlen eszköz a rendezvények sikeres kezelésére.

Megjegyzés: egy eseménytervezési ellenőrzőlistát úgy is neveznek, mint egy visszafizetési ütemtervet vagy egy kritikus utat.

Az eseménytervezés a tervezésről szól. Még a leginkább kreatív esemény ötlet lesz, ha nem lesz jól megtervezve és végrehajtva. Itt van, ahol egy esemény-ellenőrző lista jön be. Ez az Ön vezetője a szervezett és az időzítés megtartásában, amikor a sikeres esemény megtervezésekor zsonglőrködik a számtalan feladat és válogatott részletek. Ez különösen hasznos több esemény kezelésében. Egy kis feladat elfelejtése, vagy egy határidőn belüli lemaradás dominóhatást eredményezhet: a rendezvény más, látszólag összefüggő aspektusai egymás után elszakadhatnak.

Tehát ne támaszkodjon a memóriájára, a ragadós jegyzeteire vagy az íróasztalon lévő írásokra, hogy a rendezvénytervezési üzlete zökkenőmentesen működjön. Tanulj meg egy hatékony eseménytervezési lista összeállítását, és hamarosan az új legjobb barátod lesz.

Mielőtt elkezded

Az induláshoz bizonyos idő elteltével törölje az ütemtervet, hogy összpontosítson a tervezett eseményre. Ezután törölje az elmédet. Komolyan. Nem ránézünk a telefonra, vagy nem válaszolunk e-mailre. Meg kell képzelni ezt az eseményt kezdetektől a befejezésig, megszakítás vagy zavarás nélkül, hogy hatékonyan megtervezhesse a teljesítendő feladatokat.

Készüljön fel

Gondoljunk bele a tervezett eseményre, és írjuk le az összes megerősített részletet: az ügyfél nevét és elérhetőségeit, az esemény időpontját, a helyet, a résztvevők számát stb. Vegye ki a naptárat, és jelölje meg az eseménynapot ebben a naptárban vastag betűvel leveleket. Gyűjtsön össze minden más releváns anyagot - a helyszínről készült fotókat, a kapcsolatfelvevők listáját -, amelyek az esemény részét képezik.

Menj hátra

Az eseménytervezési ellenőrzőlista írásának módja a munka visszafelé.

A vendégek egynapos vagy többnapos összejöveteleként tapasztalják meg az eseményeket, mindent egyszerre. Mint egy élő előadás, amely a színpadon jelenik meg, és szépen kivitelezhető. Az eseménytervezők az eseményeket olyan kisebb események sorozataként tekintik meg, amelyek összeilleszkednek, mint egy puzzle-darabok, amelyek a végső esemény végéhez érnek. Szóval, mint tervezők, elkezdjük az elején. Ami néhány héttel vagy hónappal a tényleges esemény bekövetkezése előtt van.

Kezdje a kezdetektől

Ha eldönti, hogy hol kezdje el az eseménytervezés ellenőrző listáját, gondoljon el egy szilárd alap megteremtésére az eseményre. A színsémák kiválasztása és a virágok rendezése előtt meg kell küzdenie az alapokat. A szerződések megkötésétől a szobák blokkolásáig történő tárgyalástól kezdve mindent fel kell tüntetni az ellenőrző listán, függetlenül attól, hogy milyen nagy vagy kicsi. A legfontosabb az, hogy először gondoskodjunk minden olyan feladatról, amely előzetesen elvégezhető, hogy több időt töltsön be az ütemezésben azoknak a feladatoknak, amelyek az eseménynaphoz közelebb kerülnek.

Néhány példa az eseménytervező ellenőrző listáján szereplő elemekre:

  • Aláírási szerződések (ügyfél, helyszín, gyártók stb.).
  • Ellenőrizze a dátumot és az időt a helyszínen
  • Szórakozás (zenekar, hangszóró stb.)
  • Biztonságos hotelblokk
  • Levelezési meghívók
  • Válassza ki a menüt
  • Béreljen személyzetet
  • Megerősítse a vendégek számát
  • A webhely áthaladása
  • A szoba megerősítése

Extra idő engedélyezése

Az eseményellenőrzőlista minden eleméhez adjon hozzá további időt. Ha a meghívók tényleges elküldésének dátuma március 15-én van, tegyen egy elemet a listára, hogy a meghívók készen álljanak postázásra március 8-án, egy héttel korábban. Ez néhány extra időt ad neked, ha valami megdöbbent a meghívókkal, vagy ha egy másik oknál fogva elmarad a menetrendtől.

Az emlékeztetőket a Feladatlista tartalmazza

Nem elég, ha az ellenőrző listán „írja alá az étkeztetővel szerződést”, majd a befejezés után jelölje ki a dobozt. Biztosítani kell, hogy a vendéglátó egy példányt kapjon a szerződésről, és visszajuttatott egy aláírt példányt is. Tehát minden nagy elemhez, melyet az ellenőrzőlistához csatol, emlékeztetőt is tartalmaz. Például: „Kövesse nyomon az étkeztetéssel kapcsolatos szerződést.” Adjon hozzá egy újabb, későbbi emlékeztetőt, amely a következőképpen szól: „Kapott aláírt szerződést az étkeztetőtől.” Nem ritka, hogy egy feladatot kezelünk, és úgy ítéljük meg, hogy ez csak akkor történt, ha csak az Ön oldalán állt.


Videó A Szerző:

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - A bérleti ingatlanok feltételeinek megőrzésének okai

✔ - Építési ajánlatok és RFP lehetőségek a vállalkozók számára

✔ - Mit jelent a Magazine Speak?


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!