A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Tippek az eseménytervezés információáramlásának kezeléséhez


A több csoport megtartása ugyanazon az oldalon az egyik legnagyobb kihívás az eseménytervezők számára, akik nap mint nap szemben állnak. Bár mindenki, aki részt vesz egy eseményen, azt akarja, hogy sikeres legyen, a kommunikáció meghatározott útja nélkül, mindig lehetőség nyílik a részletek átfutására a repedéseken. A túlterhelés megelőzése elkerülhető az információs folyamatábra létrehozásával a kezdetektől fogva. Kövesse az alábbi útmutatásokat, hogy minden oldal azonos irányban működjön.

Légy a főnök

A legtöbb esemény együttes erőfeszítés a különböző részlegek között, de a nap végén egy vezetőnek kell lennie, aki felügyeli a teljes termelést. Minden csapatnak a szakterületükre kell összpontosítania, és meg kell értenie a határok fontosságát. A projekt kezdetétől kezdve azonosítsa magát vezető tervezővé. Magyarázza el munkatársainak az információáramlás fontosságát, és illusztrálja, hogy mi történik a protokollok figyelmen kívül hagyásakor. Mivel senki nem akar felelősséget vállalni egy kérdés létrehozásáért, magyarázza el az első napon a belső párbeszéd szabályait.

Bizottságok szervezése

A cél az, hogy párosítsunk olyan dolgozókat, akiknek feladata valamilyen módon keresztezni. Például a marketing osztálynak ugyanabban a bizottságban kell lennie, mint az audiovizuális csapat, hogy minden grafika és logó megfelelően megjelenjen. Olyan csapatok létrehozása, amelyeknek természetesen együtt kell működniük, sok olyan redundáns e-mailt fognak kiküszöbölni, amelyek hajlamosak eltűnni a shuffle-ben. Válasszon ki egy kapcsolattartót minden bizottságból, hogy jelentést tegyen az Ön számára a legújabb fejleményekről.

határidők

A határidők messze előre történő kiküldése csökkenti a résztvevők stresszszintjét. Erősítheti a határidők értékét azáltal, hogy létrehoz egy folyamatábrát, amely bemutatja, hogy az egyes bizottságok munkáját hogyan fogják felhasználni, hogy mindent együtt lehessen hozni. Az alkalmazottak általában jobban reagálnak, ha tudják, hogy egy másik osztály vár válaszára. Az információk megosztása átláthatóvá teszi a folyamatot, és hangsúlyozza a felelősséget negatív lépések nélkül.

A vezetők tájékoztatása

Az egyik legnagyobb hiba, amit tehetsz, hogy a színfalak mögött dolgozzon, amíg készen állsz arra, hogy ötleteket mutasson be a vezetői vezetőknek. Ritkán, ha valaha is, belépsz az irodájába és elhagyja anélkül, hogy változtatnia kellene a rendezvényének egy részét. Mentsd meg magadnak ezt a frusztrációt azáltal, hogy proaktívan találkozol velük rendszeres időközönként a tervezési folyamat során. Sokkal könnyebb változtatni a projekt közepén, szemben a végső körözéssel.

Lépjen kapcsolatba az eladóival

Egy másik látszólag ártatlan hiba, ami előfordulhat, a másodlagos kommunikáció a gyártókkal. Ez akkor következik be, amikor egy munkatársa kezdeményezi a kapcsolatot a szállítóval, hogy megosszák a tervezési adatokat, amelyeket nem ismernek. Ezeknek az oldalsó beszélgetéseknek az eredménye nagy hatással lehet az esemény összeállítására. Ennek megakadályozása az egyetlen módja, hogy korlátozza a szállítót a más alkalmazottaktól érkező megrendelésekre. Lehet, hogy először úgy érzi, hogy keményen hangzik, de sokkal könnyebb lesz aludni, tudva, hogy az összes információ áthalad rajtad.

Proaktív frissítések

Egy esemény vezető tervezője megköveteli, hogy annyi információt adjon meg, amennyit csak kapott. Tartsa meg a tervezési dokumentumot, amely felvázolja az esemény részleteit, és hetente frissít minden bizottsági tagot. Tartsa a kommunikációt rövid és pontosan. Azt akarod, hogy mindenki olvassa el a heti e-mailek frissítéseiben szereplő megjegyzéseket, de ha szüntelenül botlik, akkor gyorsan elveszíti figyelmét.

Az események információáramlásának kezelése ugyanazokat az eljárásokat igényli, mint a szolgálatok közötti kommunikáció. Mindenki tudatában van a felelősségüknek, és fontos frissítéseket ossza meg az összes érintett féllel. A kritikus különbség az, hogy Ön a projekt vezérigazgatója. Az Ön feladata, hogy kezelje az összes olyan részletet, amely beérkezik, és azokat egy közös elképzelésre fordítja, amely megfelel az egyes osztályok igényeinek. A siker alapja az, hogy minden információ ugyanabban az irányban folyik.


Videó A Szerző:

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - Az építőmunkások védelme a téli időszakban

✔ - Mi a bérleti díj stabilizálása?

✔ - A jelzálog-kamat levonása egy bérleti ingatlanra


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!