A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Időkezelési tippek a bejövő hívásokhoz


A bejövő telefonhívások sok időt takaríthatnak meg, és komolyan csökkenthetik a termelékenységet, ha más feladatoktól távol tartanak. De ahogy vannak a kimenő telefonhívások kezelési módjai is, amelyek javítják az időgazdálkodást, a bejövő telefonhívások kezelésére számos módja van annak, hogy csökkentsük azt az időt, ameddig a telefonon beszélsz - anélkül, hogy durva lenne a hívott személynek Ön. Ezek a telefonos válaszok segítenek.

Válaszoljon telefonjára megfelelő üzleti telefon üdvözléssel.

Például, ha a telefonra válaszolunk, mondj valamit, mint például: "Cypress Technologies. Susan beszéd. Hogyan segíthetek?" Ez nemcsak azt jelenti, hogy a hívó tudja, hogy elérte az üzletet, hanem a kérdésre válaszol, és időt takarít meg a feltáró kérdésekben, mint például: "Ez a Cypress Technologies?", És a tétlen csevegés.

Gondolj és prioritást adj, ahogy beszélsz.

A hívás a legjobban most vagy később történik? A legtöbb telefonhívás a gyors megkeresések, amelyek könnyen válaszolhatók, mint például: "Milyen késő van nyitva?" Mások azonban összetettebb és időigényesebb válaszokat tartalmaznak. Ha ez a helyzet, mondja el a hívó félnek, és kérdezze meg, mikor lenne kényelmes visszahívni, hogy megvitassák.

Használja a Paraphrasing és az Összefoglalás lehetőséget a telefonhívások nyomon követésére.

Ha beszélsz valakivel a telefonon, aki úgy tűnik, hogy szeretne beszélgetni vagy kóborolni a ponttól, mondj valamit, mint például: "Szóval, amit én hallok, hogy…" vagy "Tehát a legfontosabb pontok…" vagy "Van ( az összefoglalót illessze be egy tisztességes összefoglalóját arról, amit mondott? Nehezen lehet zaklatni valakivel, aki nem hajlandó beszélgetni.

Zárjon be minden hívást az akció összefoglalásával és a hívó fél egyetértésével

Bár ez csak néhány másodpercet vesz igénybe a legtöbb esetben, sok időt takaríthat meg a hibák elkerülése és a kettős ellenőrzés szükségessége miatt. Például egy beszélgetés után, amely során találkozót rendezett egy ügyféllel, azt mondhatod: "Jó. Találkozom veled az irodádban (a hely beillesztése) holnap 10 órakor, és mi együtt megyünk át a mintákon.”

Tartsa az üzenetablakot a telefonoknál, így a hívás során részleteket kaphat.

Ez nemcsak abban az időben jó időgazdálkodás, amely segít abban, hogy összpontosítson a hívásra, de később segítséget nyújtson az időgazdálkodáshoz, ha meg kell találnia és / vagy meg kell vizsgálnia egy adott beszélgetés adatait.

Adja meg ügyfeleinek és ügyfeleinek az e-mail opciót

Sokan e-mailben fognak kapcsolatba lépni veled, nem pedig telefonálással, ha tudják, hogy mi az e-mail címe. Győződjön meg arról, hogy cége e-mail címe kiemelkedő a névjegykártyákon és a webhelyén, ha van ilyen. Ha van e-mail címe, küldjön e-mailt a jelenlegi ügyfeleinek és ügyfeleinek, megemlítve az e-mail opciót, és bemutatja azt a kommunikáció javításának módjaként.

A Technológia segítségével kezelheti az időt, amelyet a telefonra válaszol

Vállalkozásának legalább egy üzenetrögzítővel és hangpostafiókkal kell rendelkeznie. Állítsa be ezeket a megfelelő üzleti szkriptekkel, és használja őket arra, hogy válaszoljanak a telefonra az Ön számára, ha az irodán kívül vagy valamilyen megszakítás nélkül kell dolgoznia. Ezután ütemezzen be időt, hogy naponta válaszoljon ezekre a telefonüzenetekre. Az időgazdálkodás szempontjából értékes időt szerezhet a telefonhívások együttes csoportosításával.

Ha otthoni üzleti tevékenységet folytat, szerezzen be egy külön üzleti telefont vagy vonalat

Szüksége van egy második "csak üzleti" telefonra, amely saját "csak üzleti" üzenetrögzítővel és / vagy hangpostafiókkal rendelkezik. Ez nemcsak professzionálisabb, hanem megmenti az időt, ami az üzenetek átadásához szükséges, és meghatározza, hogy melyik üzleti kapcsolatban áll.

Mindig a legjobb, ha egy személy válaszol a telefonra

A gép felvenni vagy rosszabbá téve az automatizált interaktív Voice Response (IVR) rendszer valódi kikapcsolás, ami akkor költséges lesz, ha az emberek nem törődnek az üzenetek elhagyásával vagy visszahívással. Ha a bejövő hívások megválaszolása túl sok időt vesz igénybe a nap folyamán, fontolja meg egy recepciós vagy egy professzionális üzenetrögzítő szolgáltatás felvételét, hogy válaszoljon a telefonra. Az a költség, amelyet valaki másnak csinál, meghaladhatja a termelékenység növekedését és a jobb értékesítést.

Tartsa meg a telefon által közzétett, gyakran ismételt kérdésekkel kapcsolatos írásos parancsfájlt.

Ezzel Ön és munkatársai időt takarít meg, ha nem kell keresniük a válaszokat, vagy arra gondolniuk, hogyan válaszoljanak egy adott kérésre a telefonra való válaszadáskor.

Telefonos tippek összefoglalása

Ne feledje, hogy a telefonnak üzleti eszköznek kell lennie, nem pedig a munkanapot szabályozó, tolakodó idővesztőnek. A bejövő hívások kezelése az időgazdálkodási tippek szerint segít az idő jobb kezelésében, a termelékenység növelésében és a telefon helyének megfelelő helyre helyezésében - segít abban, hogy inkább a vállalkozását futtassa, és ne futtassa.


Videó A Szerző:

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - Hogyan segíthet a Cloud Computing az otthoni üzletben

✔ - Hogyan találjuk meg az Ön számára megfelelő üzleti indítást

✔ - Hobbi, hogy sikeresebb vállalkozó legyen


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!