A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

A számviteli szoftver vásárlás előtt figyelembe veendő dolgok

Mit igényel a cége a kisvállalkozások számviteli szoftveréből?


A számviteli szoftver minden kisvállalkozás számára elengedhetetlen, hogy nyomon kövesse a bevételeket, a költségeket, az ügyfélinformációkat és az egyéb pénzügyi adatokat. Ez is nagyszerű eszköz a döntéshozatalban, mivel a legtöbb számviteli szoftverprogrammal érkezett időben történő jelentések és a költségvetési elemzési eszközök lehetőséget adnak a vállalkozások tulajdonosainak, hogy visszalépjenek, és átfogóan megértsék a vállalat pénzügyeit. De a programok és a szoftver-márkák tengerében hogyan választja ki a megfelelő számviteli szoftvert a kisvállalkozás számára?

Mit kell figyelembe venni a számviteli szoftver vásárlás előtt

Mivel a könyvelési szoftver elengedhetetlen a kisvállalkozása számára, fontos, hogy bizonyos kutatási tevékenységet végezzen, mielőtt bármilyen típusú pénzügyi irányítást vagy számviteli szoftvert vásárolna. A vállalat igényeinek közelebbi megismerése lehetővé teszi, hogy felmérje a szükséges napi követelményeket. Az alábbiakban csak néhányat érdemes megtenni és szem előtt tartani, mielőtt elkötelezné magát a könyvelési szoftverek vásárlására.

Végezzen szükségletelemzést

Mielőtt egy adott számviteli programról döntene, szükségletelemzést kell készítenie a funkciók, funkciók és jelentések felméréséhez, amelyeket a programhoz szüksége lesz. Szánjon időt arra, hogy elgondolkodjon arról, hogy a számviteli tranzakciók jelentősek az Ön vállalkozásának, hogy kiválaszthasson egy olyan programot, amely hatékonyan kezelheti azokat. Minden olyan jelentést fel kell sorolni, amelyet olyan vezérlések létrehozásához szükséges, amelyekre szüksége van, vagy a harmadik féltől származó alkalmazásokhoz szükséges integrációt. Ez a szükségletelemzés lesz az alapja a kiválasztási folyamatnak.

Olvassa el a számviteli szoftverek véleményét

A termék egyéb vásárlói véleményének olvasása jobb képet ad arról, hogy mit vásárol. Számos olyan fogyasztói weboldal, mint az Amazon, számtalan véleményt tartalmaz, amelyek megvitatják az egyszerű használatot, a jelentéstételt, a támogatást, az operációs rendszer kompatibilitását és az árát.

Keresse meg, ami megfelel az Ön igényeinek

A legtöbb kisvállalkozás olyan kisvállalkozói számviteli szoftvert használhat, mint a QuickBooks, egyenesen a dobozon kívül. A legtöbb gyártó jelentési funkciókat és sablonokat állít fel, így könnyen létrehozhat szinte minden olyan jelentést, amelyre szüksége van. Előfordulhat azonban, hogy az iparág egyedi számviteli és jelentési szükségleteinek kielégítésére iparágspecifikus szoftvert, például nonprofit számviteli szoftvert, építési számviteli szoftvert vagy értékesítési könyvelési szoftvert igényel.

Fontolja meg a használat egyszerűségét

Önnek vagy személyzetének meg kell tanulnia használni a vásárolt számviteli szoftvert. Valószínű, hogy az évek során személyi forgalma lesz. Ezért fontolóra kell vennie egy olyan számviteli szoftvercsomag kiválasztását, amely nemcsak az Ön igényeinek megfelel, de könnyen megtanulható, figyelembe véve az időt és erőforrásokat, amiket elkötelezhet az alkalmazottak képzésére a szoftver használatáról. Ha kevés erőforrása van ahhoz, hogy a munkatársak beválthassák a programot, ha van forgalma, akkor az egyszerű, könnyen kezelhető számviteli szoftverek, például a QuickBooks vagy a Peachtree kiválasztása lehet a kisvállalkozás számára.

Bár lehet, hogy a számviteli szoftverek jobbak lehetnek a piacon, a kisvállalkozás nem fogja látni ezeknek a programoknak az előnyeit, ha a személyzet nem tudja, hogyan kell megfelelően használni őket.

Gondolj a támogatásra

El kell döntenie, hogy milyen típusú támogatást szeretne a termék használatához. A legtöbb gyártó teljes körű segítséget kínál az Ön számára - e-mail, telefon és online támogatás. Egyes gyártók ingyenes támogatást nyújtanak, ha megvásárolják a programot, míg a legtöbb technikai támogatási terveket kínál, amelyeket a számviteli szoftver mellett vásárolhat. Olvasson el minden olyan fórumot, amely más felhasználók tapasztalatairól vásárolt ügyfélszolgálatot választott, mert nem minden egyenlő.

Bizonyos számviteli szoftvergyártók megfelelő támogatást nyújtanak, míg mások nem.

Fontolja meg a méretezhetőséget

Mennyi növekedés várható az Ön üzlete számára a rövid-középtávon? Miután elkészítette előrejelzéseit a vállalkozás növekedéséről, akkor azt szeretné látni, hogy a számviteli szoftverprogramnak szüksége lesz-e a növekedésre. Szüksége van számviteli szoftverre a laptopokon és az asztali számítógépeken vagy a mobil eszközökön is? Szükség van-e számviteli szoftverre, amely képes hálózaton futni? Mennyire drága a további felhasználók hozzáadása a könyvelési szoftveréhez? Ezeket a kérdéseket szeretné megvizsgálni, és ha kisvállalkozása hálózaton fog futni, érdemes kapcsolatba lépni egy informatikai szakemberrel annak érdekében, hogy a kiválasztott számviteli szoftver kompatibilis legyen a hardverrel.

Az informatikai szakembernek biztosítania kell, hogy megfeleljen a hardver / szoftver specifikációknak, és más hálózati javaslatokat is készítsen, amelyek javítják a vállalkozás működését.

Szüksége van dokumentumkezelésre?

Néhány kisvállalkozás papírmentes környezetben kíván működni, míg mások kényelmesebbek, ha egy kicsit régimódi. Bármelyik folyamatot választja, győződjön meg róla, hogy a szoftver az Ön igényeinek megfelelően lett kialakítva. Ha például papírmentes irodát szeretne, akkor ellenőrizze a számviteli szoftverek dokumentumkezelési funkcióit. Alternatív megoldásként megvásárolhat egy harmadik féltől származó dokumentumkezelő eszközt is, és megnézheti, hogy vannak-e olyan számviteli szoftverek, amelyek integrálódnak a dokumentumkezelő rendszerével, hogy segítsék a vállalkozás munkafolyamatainak egyszerűsítését.

Használhatja a munkafolyamat-kezelést?

Ha úgy dönt, hogy papírmentes irodai környezetben kíván működni, akkor ki kell választania egy olyan könyvelési szoftvert, amely beépített munkafolyamat-folyamatokkal rendelkezik vagy lehetővé teszi, hogy az üzleti folyamatokhoz igazodjon. Mivel nem lesz fizikailag papírmásolata az irodánk körében, és felülvizsgálatra és jóváhagyásra van szüksége, képesnek kell lennie arra, hogy megtervezze a jóváhagyási folyamatokat az egyszerű és összetett feladatokhoz, mint például az időlap, a szállító vagy a jóváhagyás ellenőrzése.

Fontolja meg az adatbiztonsági igényeket

A számviteli adatbiztonság mindig fontos, mert meg akarja győződni arról, hogy személyes adatai, a munkavállaló személyes adatai és az ügyfél adatai védettek. Azonban olyan iparágakban is működhet, mint például az egészségügyi ellátás, ahol további megfelelőségi követelmények, például a HIPPA. A bűncselekmények ezekért a jogsértésekért megrongálhatják a vállalkozást, bizonyos esetekben akár 500.000 dollárt is elérhetnek. Bármi legyen is a szükséges biztonsági szint, gondoskodni kell arról, hogy a tervek beépüljenek a számviteli szoftverbe, vagy hogy a szükséges biztonsági funkciókat IT-tervbe hozzák, hogy megfeleljenek ezeknek az igényeknek.


Videó A Szerző:

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - Mi a közbiztosítás? Minden tény

✔ - Belül Nézd meg a Peer to Peer Business kölcsönzést

✔ - Hogyan kell bérelni egy ellátási lánckezelőt


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!