A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

A számlák optimalizálásának stratégiái


Sok vállalkozás számára a beszámoló részleg nem kap sok figyelmet, kivéve, ha valami rosszul megy. Mindazonáltal rengeteg nyerhető a jól futó beszámoló részlegből. Ezzel ellentétben, sok probléma merülhet fel az egyikből, amely csak lebeg. Ez a tanszék gyakran hatalmas hatást gyakorol az üzleti cash flow-ra, és vannak olyan lehetőségek, amelyek nyerhetnek vagy elveszhetnek a beszállítókkal kötött fizetési megállapodásokból.

A jól vezetett beszámolási osztálynak képesnek kell lennie arra, hogy kihasználja a mennyiségi kedvezmények és a korai fizetési kedvezmények előnyeit, valamint meghatározza a legjobb módot arra, hogy a legtöbb készpénzt más üzleti költségekhez és befektetésekhez tartsa. Ennek a részlegnek is biztosítania kell, hogy a beszállítók teljesítsék a megállapodásokon és szerződéseken alapuló kötelezettségeiket, így ha a mennyiségi vagy minőségi előírások nem teljesülnek, a kérdések megoldódnak, és megfelelő korrekciós intézkedéseket hoznak.

Közös számlákkal kapcsolatos problémák

Habár számos lehetőség van a költségek csökkentésére és a készpénz felszabadítására, a vállalkozásoknak számos akadálya van a célok elérése során. A Canon 2014-es Számlázható Optimalizálási Tanulmánya megállapította, hogy a papírfeldolgozás az egyik legnagyobb problémaforrás a számos szervezet számára, és a szükséges idő a papírszámlák kezelése volt. További fő aggodalomra okot adó források voltak:

  • Biztosítani kell, hogy a kifizetések időben történjenek
  • A számla jóváhagyási folyamatának egyszerűsítése
  • A legjobb fizetési feltételek megszerzése a beszállítókkal és annak biztosítása, hogy a kötelezettségek mindkét oldalon teljesüljenek
  • Különböző beszállítói számviteli és számlázási rendszerek kezelése
  • Az adatok és tranzakciók biztonságának rögzítése és ellenőrzése

A felsorolt ​​kérdések közül sokat rosszabbá vagy papíralapú számlázáson alapul. Az elveszett papírmunka számos szervezetben gyakori probléma, ami késedelmes vagy nem fogadott kifizetésekhez vezet. Ezen túlmenően, bár számos vállalkozás érdekli a papírmunka digitalizálását, a beszállítók többsége még mindig papírszámlákat küld vagy faxon küldi.

A legtöbb kisvállalkozás kezeli a saját számláját, és ennek nagy részét kézzel végezzük. Mivel kevés szállító vált át az elektronikus számlázásra, a legtöbb szervezet nagy mennyiségű munkaerőt tölt be kézzel, és adatokat ír be és digitális dokumentumok másolatait készíti.

A papírdokumentáció használata gyakran lelassítja a számlák jóváhagyási folyamatát, mivel a másolatokat át kell adni és át kell adni a megfelelő vezetői tagoknak. Ha a papírmunka nem könnyen hozzáférhető vagy digitális formában érhető el, kihívást jelent az adatok elemzése és a legjobb fizetési megállapodások megszerzése, valamint a kötelezettségek teljesítése. Idővel és a korai fizetési kedvezménnyel kapcsolatos megállapodások könnyen elveszhetnek, ha a vállalkozások nem tudnak fizetni, ha szükségük van rá, így a papírmunkával kapcsolatos kérdések költségesek lehetnek.

Javítások és optimalizálás

Annak a ténynek köszönhetően, hogy a beszámolót terhelő részlegek megfelelő működésével kapcsolatos számos kérdés ugyanazokból az okokból származik, van néhány olyan módosítás is, amelyeket a szervezetek tudnak elvégezni, amelyek egyidejűleg sok gondot fognak kezelni. A leghatékonyabb módja annak, hogy a vállalkozások egyszerűsíthessék a beszerzési kötelezettségeiket, a következők:

  • A papírmunka digitalizálásához használjon objektum karakterfelismerést
  • Használja ki a beszállítók számára elérhető online portálokat
  • Menedzsment munkafolyamatok létrehozása

OCR

Míg sok vállalat rutinszerűen kihasználja a szkennereket a papírmunka digitális példányainak létrehozásához, ez általában csak egy számítógéppel mentett dokumentum képének létrehozását jelenti. Ez azt jelenti, hogy az adatokat még mindig kézzel kell beírni egy adatbázisba, így bár a rekordok elvesztése kevésbé problémás, még mindig időigényes.

Az objektum karakterfelismerés vagy az OCR a dokumentum szkennelését és az adatok lekérdezését jelenti. Ezek az adatok automatikusan hozzáadhatók egy adatbázishoz vagy táblázathoz. Az OCR folyamat segít csökkenteni a kézi adatbeviteli hibák problémáját, és lehetővé teszi az információk beírását, amint a papírmunka beérkezik. Az OCR ugyanakkora időt vesz igénybe, hogy egy alkalmazott szkenneljen egy dokumentumot képfájl létrehozásához, és általában nem igényel további lépéseket. A Gartner-nél vannak olyan szervezetek, amelyek számláik 80% -át vagy annál többet tudnak postázni anélkül, hogy a munkavállalónak közvetlenül kellene részt vennie.

Szállítói portálok

A számlák és adatok központi rendszerbe történő bevitelének folyamatának egyszerűsítése lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy olyan online portált hozzanak létre vagy használjanak ki, amely lehetővé teszi, hogy egy vállalkozás és beszállítói nyomon követhessék a megrendeléseket, megnézhessék a számlákat és megnézhessék, mikor történik a fizetés. Az adatoknak a szervezet egyének számára elérhetővé tétele segíthet annak biztosításában, hogy a beszámoló részleg megfelelő felügyeletet nyújtson, és segíthet felgyorsítani a számlák jóváhagyásához szükséges időt. Lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy hozzáférjenek a portálhoz, lehetővé teszik ezeknek a vállalkozásoknak, hogy számlákat és követéseket nyújtsanak be, valamint tájékoztassák a beszerzésekkel vagy a számlázási problémákkal kapcsolatos problémákat.

Munkafolyamatok és folyamatok létrehozása

Azonban egy szervezet úgy dönt, hogy kezeli az adatkezelési erőfeszítéseket, fontos, hogy létezik egy, a számlák és a kifizetések kezelésére létrehozott folyamat. Ez lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy biztosítsák a műveletek működését, és kitalálják az alternatívákat, ha nehézkesek, vagy hibákhoz vagy késésekhez vezetnek. A Deloitte szerint ezeknek a folyamatoknak részletesen meg kell adniuk, hogy a számlázás során hogyan fizetnek ki a beszámoló részlege, milyen adatok kerülnek bevitelre és megosztásra, és mi a folyamat a számlák jóváhagyására.

Iránymutatásokat kell kidolgozni a különböző típusú beszállítók fizetésének legjobb módjainak meghatározására.

Míg sok beszállító 30 vagy 90 napon belül kínál kedvezményt a fizetésre, előfordulhat, hogy nem érdemes megfizetni a kedvezményt, ha ez megakadályozza a szervezet pénzforgalmát. Elengedhetetlen, hogy meggyőződjünk arról, hogy mind a vállalat, mind a beszállítók megfelelnek-e egy szerződés vagy megállapodás előírásainak. A munkafolyamatok létrehozása e problémák kezeléséhez segíthet a szervezeteknek a helyes döntések meghozatalában.

Ha a beszállítók nem adnak kellő időben, megfelelő mennyiségben vagy megfelelő mennyiségű készletben, akkor a vállalatok nem szeretnék számlákat fizetni mindaddig, amíg ezeket a kérdéseket nem oldják meg. A munkafolyamat kritikus lehet annak megállapításában, hogy mit kell tennie, amikor ezek a problémák felmerülnek. Ezenkívül a beszállítóknak történő kifizetéseket időben is meg kell tenni, hogy megakadályozzák a kedvezmények elvesztését vagy a késedelmes fizetésekért járó szankciókat. Minden egyes beszállítói megállapodást dokumentálni kell és frissíteni kell, ahogy a dolgok megváltoznak, és a folyamatoknak biztosítaniuk kell, hogy minden fiókot megfelelően kezeljünk.

A munkafolyamatok létrehozása szintén segíthet egy cégnél:

outsourcing

A rekordok digitalizálása, az OCR bevezetése és a portál használata, amelyhez a beszállítók hozzáférhetnek, nem feltétlenül szükséges a kisebb vállalkozások számára, de a szervezeteknek nem szabad feltételezniük, hogy a költségek megakadályozzák, hogy egy vállalkozás kihasználhassa őket. Míg az elektronikus rendszerek felállításának és karbantartásának költsége sok kis- és középvállalkozás számára meglehetősen megfizethető lehet, a házon belüli gyakran nem szükséges. Számos olyan harmadik fél szolgáltatója létezik, amelyet a szervezetek kiszervezhetnek.

A szervezetek kiszervezett segítséget kaphatnak mindentől az OCR-folyamat létrehozásától, hogy segítsen egy vállalatnak munkafolyamatokat létrehozni a beszállítói szerződések elemzéséhez.

Míg a szervezetek nem képesek a különféle informatikai rendszerek megvalósításával járó költségeket önmagukban megfizetni, a harmadik felekkel való kezelésük gyakran nagyon megfizethető. A vállalkozásoknak összehasonlítaniuk kell a külső felek használatának költségeit, hogy ezeket a rendszereket a készpénz felszabadításának potenciális megtakarításaival és értékével összehasonlítsák, de a kiszervezés lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy olyan technológiákat és rendszereket használjanak, amelyek általában túl drágák.

  • Győződjön meg róla, hogy a megrendelések minden új megrendeléshez létrejönnek
  • Ellenőrizze, hogy a számlák megfelelnek-e a beérkezett termékeknek, és megfelelnek a szerződéses megállapodásoknak
  • Ellenőrizze a rekordokat, hogy biztosítsa a kifizetések elvégzését, hogy azok időben történjenek, és hogy azok ne kerüljenek másolásra
  • A díjak csökkentése érdekében határozza meg a számlák legjobb fizetési módját, például az EFT-k vagy a hitelkártyák segítségével


Videó A Szerző: xOption One Click Strategy

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - A Google Apps tökéletes a Small Business Finance számára

✔ - Hogyan lehet megelőzni a bűncselekményeket a környezetvédelmi tervezés révén

✔ - Hogyan javítsuk ki az IRS 941-es hibákat


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!