A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

A hatékony találkozók létrehozásának lépésről-lépésre tervezése


Ha olyan, mint a legtöbb ember, akit ismerek, az a gondolat, hogy egy napot a hátsó üléseken tölthetünk el, szörnyű érzés lehet. Az ülések unalmasak, gyakran feleslegesek és határozottan időbe telik a többi (fontosabb) munkából. Azonban a találkozók nagyon hatékonyak és eredményesek lehetnek, ha tervezik őket. Íme néhány egyszerű lépés a hatékony találkozók tervezéséhez.

Döntse el, hogy valóban szüksége van egy találkozóra

Először döntse el, hogy valóban szükséges-e egy találkozó tervezése. Gyakran úgy gondoljuk, hogy a hivatalos találkozó a legjobb módja annak, hogy megosszák az információkat vagy vitassanak. De ha a híreket e-mailen vagy konferenciahíváson keresztül lehet kézbesíteni, vagy csak néhány embert gyűjthet az irodájában 15 percig, akkor valószínűleg jó ötlet, hogy hagyja ki a hivatalos találkozót.

Csak hívja meg azokat, akik valóban ott kell lenniük

Valaha meghívtak egy találkozóra, és félig elgondolkodtak azon, hogy miért vagy ott? Ne pazarolja az emberek idejét, ha meghívja őket egy olyan találkozóra, amelyre nem kell részt venni. Ez nem lesz hatékony találkozó. A költségvetés kérdéseinek megválaszolásához a számviteli személynek kell jelen lennie az ülésen? Ezután hívjon fel egy számviteli személyt, aki alkalmas erre a feladatra.

Ha egy munkatársat vagy felügyelőt tájékoztatni kell arról, amit megbeszéltek egy találkozón, akkor nem kell meghívni őket a tényleges találkozóra. Egyszerűen készítsen egy értekezlet-összefoglalót, majd küldje el nekik. Ők értékelik az időmegtakarítót, és biztosak abban, hogy - mivel az információt írásban adták meg - teljes körű tájékoztatást kapnak a vitákról.

Küldje meg a találkozó emlékeztetőit

Az élet elfoglalt, és a naptárak gyorsan beiratkoznak a tervezett tevékenységekkel. A találkozó előtt két nappal küldjön el egy utólagos megbeszélést. Azok, akik azt mondták, hogy részt vesznek majd, megerősíthetik, hogy még tudják megtenni, vagy ha megváltoztak a terveik, és újra kell tervezniük.

Legyen napirend

A hatékony találkozók megtervezéséhez először el kell döntenie, hogy mi lesz a tárgyalás. Mi az ülés célja? Mit akarsz elérni? Fejleszteni kell egy találkozó napirendjét előre és terjeszteni a résztvevőknek. Adja meg a kezdési időt, és tartalmazzon egy rövid listát a kezelendő témákról. Ne húzza le a saját találkozását egy hosszú, túlságosan részletes napirenddel. Nevezze meg nevükben azokat a személyeket, akik felelősek lesznek egy adott területen történő jelentéstételért.

Ne feledje, ez fontos a résztvevőknek, hanem az Ön számára is. Amikor napirendjét bemutatja, jobban tudsz maradni a témában.

Legyen világos a várakozásokról

Amikor először elküldi az ülésről szóló értesítést, tisztázza a célját és az elvárásait. A találkozó egy előadás körül forog? A résztvevőknek jegyzeteket kell tenniük? Vagy ez egy ötletbörze, hogy mindenkinek ötletekkel és javaslatokkal kell számolnia?

Egyes vállalati kultúrákban a munkavállalóknak nem kell részt venniük - csak hallgatják és visszatérnek a munkaterületükre. Más vállalatokban a munkavállalók szabadon részt vesznek. A mai együttműködési munkahelyeken nemcsak az interakció és az ötletek megosztása üdvözlendő, hanem gyakran az egész találkozó célja.

Amikor elvárja az elvárásait, az is jó alkalom, hogy elküldje a szükséges olvasmányokat vagy anyagokat, amiket meg szeretne nézni. Így készülnek, amikor eljutnak a találkozóhoz, és nincsenek meglepetés.

Indítsa el az időt

Az időben való megkezdés nagyon fontos mind logisztikai, mind termelékenységi szempontból. Ha Ön az a személy, aki jellemzően időben találkozik a találkozókon, akkor megérti, hogy mennyire frusztráló lehet, ha a dolgok nem mennek el, ahogy az emberek a helyiségbe csepegnek. Ami elkerülhetetlenül történik, előrelépés, mindenki tudja, hogy ezek a találkozók soha nem indulnak el időben mindenki kezd későn megjelenni. Vigyázz az ülésedre. Indítsa el azonnal az adott kezdési időpontban. Állítsa le az ajtót, és kezdje el. A Stragglers gyorsan megkapja a későn érkezett üzenetet, és csak egyszer tegyék meg ezt a hibát.

Ráadásul mindenkinek vissza kell mennie a munkába, így nem akarja megzavarni az egész munkanapot.

Tartsa rövid és egyszerű

A legtöbb megbeszélést egy órára szeletelik, ha sok esetben rövidebb idő áll rendelkezésre. Ha túl sok időt szánnak, az idő eltűnik. Az emberek a találkozó után vagy túl sokáig töltenek egy adott napirendi ponton. Tartsa rövid és rövid ideig az üléseket.

Maradjon a témában

Egy napirend önmagában nem fogja hatékonyan kezelni a találkozót. Tartsd be a napirendet, és tartsd meg a vitákat a tangensektől. Foglalkozzon a témákon kívüli kérdésekkel, és jelezze, hogy ez egy másik találkozó témája, vagy magánkérdéssel foglalkozik. Senki sem szereti a szökött összejövetelet, ahol a cél egész pont visszahúzódott más beszélgetésekhez.

Kisebb értekezletek tartása a konferencia teremen kívül

Ugyanezen ismerős konferenciateremben ülve, ugyanazon ismerős asztal körül gyűlt össze, éppen ez - ez túlságosan ismerős. Annak érdekében, hogy ösztönözzék a munkavállalókat, hogy kölcsönhatásba lépjenek, kreatívan gondolkodjanak, és élénk vitákkal rendelkezzenek, fontolja meg a találkozót a standard konferenciateremen kívül.

A helyszín és az időjárás megengedése érdekében vegye figyelembe a találkozót egy külső asztalnál. Próbáljon meg egy közös helyiségben, ahol nagy kanapé és kis asztal áll rendelkezésre egy nagy konferenciaasztal és forgószék helyett.

Ne féljen, hogy más megközelítést alkalmazzon

Ha a találkozó megközelítése nem működik, ne félj a kurzus váltására. Például, ha egy ötletgyűjtés csendes szobát hoz létre, nagyon kevés párbeszéd, irányváltás. Legyen rugalmas és figyeljen arra, hogyan halad előre a teljes ülés.

Használja a technológiát

Tervezze meg a technológia használatát, hogy a résztvevők részt vegyenek. A mai digitális világban a legtöbb ember szokott látni grafikákat vagy videókat, hogy támogassa a hallott szavakat. Felhívás a gondolkodásmódra és az audiovizuális eszközök beépítése az ülés tervezésekor.

A nagy képernyőkre vetített számítógépek és az interakciót ösztönző Smart Board bemutatók üdvözlő változást jelentenek a szabványos hosszú PowerPoint prezentációktól.

A technológia egyik pontja - győződjön meg róla, hogy először tesztelje. Az utolsó dolog, amire szükséged van, hogy megrepedjen, mert a laptop nem működik, vagy ha nem kell a vizuális segédeszközökön keresztül futnod, amikor szükséged van rá. Ha a technológia nem az Ön forte, akkor valaki mást végezzen az ülés előtt. Ez minden bizonnyal időt takarít meg, és menetrendben tartja Önt, ha egy kis előkészítő munkát végez.

Értekezlet-összefoglaló küldése

Az ülést követő napon belül rövid összefoglalót adjunk meg arról, hogy mi történt. Jó ötlet, hogy e-mailben kövessük mindazokat, akik részt vesznek a résztvevőkben, azok, akik nem tudtak részt venni az ülésen, és bárki más, akit esetleg tájékoztatni kell. Ide tartoznak a cselekvési tételek is, megadva, hogy ki felel az egyes tételekért, valamint az esedékesség napját.


Videó A Szerző:

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - Népszerű online vásárlási helyek és változások 2019-re

✔ - Útmutató a japán üzleti tevékenységhez

✔ - Tudjon meg többet a Home Depot-ról


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!