A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Step-by-Step útmutató a kisvállalkozások bérszámfejtéséhez


A bérszámfejtés helyes kiszámítása kihívást jelenthet, különösen akkor, ha kisvállalkozás tulajdonosa. A szakértelem a vállalkozói szellemben rejlik - nem feltétlenül az egyes alkalmazottakra alkalmazandó különféle munkaügyi és adótörvények nyomon követésével. Akár egyetlen munkatársa vagy nagy munkatársa van, pontos és megbízható bérszámfejtési rendszer kialakítása megakadályozza, hogy komoly problémák merüljenek fel az alkalmazottak és az üzleti vállalkozások számára.

Alkalmazói azonosító szám (EIN) kérelmezése

Az EIN egy egyedi szám, amelyet kifejezetten az Ön üzleti vállalkozásának az IRS célokra rendel. Ez a szám az Ön vállalkozását azonosítja, amikor a szövetségi és állami kormányzati szervek számára jelentést tesz az alkalmazottakról. Ilyen információ például a teljes jövedelem és a nevükben fizetett adók. Lehet, hogy az EIN-t SS-4 formátumnak vagy adóazonosítónak nevezzük - ugyanazok, mint az EIN.

Igényelje az EIN-t közvetlenül az IRS-en keresztül. A tranzakció végrehajtásának legkényelmesebb módja egy online alkalmazás. Az alkalmazások azonban faxon és levélben is elfogadhatók.

Ellenőrizze az EIN további követelményeinek állapot- és helyi szabályait

Bár sok állam és település azonosítja a szövetségi EIN-t, néhányan külön számokat igényelnek adóügyi szempontból. Ilyenek például a New York, a Massachusetts és a South Carolina. Meg tudja határozni a város és / vagy az állami előírásokat azáltal, hogy meglátogatja a megfelelő állam kisvállalkozói weboldalát.

Ismerje meg a független vállalkozó és az alkalmazott közötti különbséget

Függetlenül attól, hogy önálló vállalkozókat vagy alkalmazottakat foglalkoztat-e, jelentősen befolyásolja a jövedelem, a Medicare, a társadalombiztosítás és a munkanélküliségi adók fizetését, ezért fontos, hogy megértsük a kettő közötti különbséget.

Az alapvető teszt a következő három kérdésre vonatkozik:

  • Ellenőrzi a munkáltató, hogy mikor, hol és hogyan fejeződik be a munka? Ha igen, a munkavállaló valószínűleg alkalmazott.
  • Ellenőrzi-e a munkáltató a munka pénzügyi vonatkozásait? Például, a költségek megtérítése? A munkáltató biztosítja a munkához kapcsolódó eszközöket, például számítógépeket? Ha igen, a munkavállaló valószínűleg alkalmazott.
  • Folyamatban van-e a kapcsolat, vagy a munkavállaló egy konkrét projektben dolgozik, nem számít a folyamatos foglalkoztatásra? Felajánlja-e a munkáltató a munkáltatónak olyan ellátásokat, mint például egészségbiztosítás és fizetett szabadidő? Ha a kapcsolat folyamatban van, és / vagy a juttatásokat kínálják, a munkavállaló valószínűleg munkavállaló.

Szükséges alkalmazotti űrlapok beszerzése

Miután a saját dokumentumaid rendben vannak, készen állsz arra, hogy felvegye munkatársait. Győződjön meg róla, hogy az első néhány munkanapon belül összegyűjti az adó- és bérszámfejtési információkat annak érdekében, hogy időben megkapja az első fizetését. Előfordulhat, hogy a gyorsabb kifizetések érdekében ösztönözni szeretné a munkavállalók közvetlen letétbe helyezését.

Minden alkalmazottnak ki kell töltenie a W-4-es szövetségi jövedelemadó-formanyomtatványt, amely lehetővé teszi, hogy kiszámítsa a helyes adóbevallást. A munkavállalóknak egy I-9-es űrlapot is ki kell tölteniük annak ellenőrzésére, hogy jogukban áll-e az Egyesült Államokban dolgozni.

Válassza ki a fizetési időszakot

Minél kevesebb fizetési periódus van, annál könnyebb a bérszámfejtése. Egyes államok azonban előírják, hogy a munkavállalókat bizonyos ütemezés szerint fizessék, például heti vagy kéthetente. Ha a bérszámlát hetente kevesebbször szeretné futtatni, forduljon az Állami Munkaügyi Minisztériumhoz, hogy eldöntse, hogy a javasolt fizetési időszak megfelel-e az állami előírásoknak.

Bérszámfejtési folyamatok létrehozása

Mielőtt pontos fizetési ellenőrzéseket tudna kiadni, szüksége lesz egy módszerre a munkavállalói órák követésére. Számos eszköz áll rendelkezésre erre a célra, az alapvető bejelentkezési lapoktól a platformokon, amelyek nyomon követik a munkavállalók tevékenységét a telefonokon vagy számítógépeken. Fontos a fizetett szabadidőre vonatkozó irányelvek kialakítása, ha azt tervezi, hogy felajánlja a túlórát, a túlórát és egyéb előnyeit.

Másrészről olyan folyamatot kell biztosítani, amely biztosítja, hogy a juttatások, adók és hasonlók levonásait a megfelelő gyártóknak és ügynökségeknek fizessék az alkalmazottak nevében.

Válasszon egy bérszámfejtési platformot

Ha a bérszámfejtést a házon belül kívánja kezelni, győződjön meg róla, hogy Ön vagy könyvelője elégedett-e a feladat árnyalataival. Számos kiváló minőségű bérszámfejtő áll rendelkezésre, amelyek megkönnyítik a dolgokat. Azonban a legtöbb kisvállalkozás inkább a kiszervezett vezérlők szolgáltatásait részesíti előnyben, mivel ezek a szakemberek rendelkeznek olyan ismeretekkel és tapasztalatokkal, amelyekkel pontosan és időben előállíthatók a bérszámfejtés.

Készítse el a bérszámfejtését

Miután Ön vagy a vezérlő belépett a munkatársak személyes adataiba a bérszámfejtési rendszerébe, készen áll az első bérszámfejtés készítésére. Az órás (nem mentes) munkavállalók számára rendelkezésre álló időmérő eszközök használatával adja meg vagy adja meg az egyes órák számát. A fizetett (mentesített) munkavállalóknak nem kell bejelenteniük óráikat. Minden héten ugyanolyan összeget fizetnek.

Megjegyzés: Ha könyvelésében költségköltséget végez, továbbra is azt szeretné, ha a fizetett alkalmazottak nyomon követik óráikat. Nem fogja figyelembe venni a heti fizetésüket, de azt szeretné, hogy pontosan el tudja osztani az időt a munkahelyekhez, hogy megértse a költségeket. Fontolja meg egy időkövető program használatát, amely szinkronizálódik a főkönyvi könyvelő szoftverével, hogy elkészítse ezeket a jelentéseket. Sokan szinkronizálnak majd a bérszámfejtéssel is, így a fizetett és óránkénti munkavállalók számára egyaránt használható.

Tartsa meg a szükséges rekordokat

Bizonyos bérszámfejtési nyilvántartásokat meg kell őrizni az IRS célokra. Általános szabályként meg kell őriznie az aktívan foglalkoztatott egyének minden rekordját, függetlenül attól, hogy milyen időtartamra van szükségük. Számos rekordot meg kell őrizni egy bizonyos ideig a munkaviszony megszűnése után. Például a foglalkoztatási adóbevallásokat legalább négy évig meg kell őrizni. Az IRS-en keresztül külön utasítások állnak rendelkezésre.

Számítson ki és fizessen szövetségi és állami bérszámfejtési adókat

Végül Ön, mint munkaadó, felelős a bérszámfejtési adó kifizetéséért és bizonyos jelentések készítéséért. Általában a jelentéseket negyedévente vagy évente kell megfizetni. Használja az IRS-en és az állami adóhivatalon keresztül rendelkezésre álló erőforrásokat annak biztosítására, hogy minden adót és jelentést megfelelően kezeljünk.

A pontos és időbeni bérszámfejtés az üzleti tevékenység egyik legfontosabb feladata. Először is, a bérszámfejtési hibák egy biztos módja az alkalmazottak felborításának. Másodszor, az adóhibák jelentős bírságokat és szankciókat eredményezhetnek. Gondosan mérlegelje, hogyan fogják kezelni a bérszámfejtését, hogy elkerüljük a leggyakoribb buktatókat.


Videó A Szerző:

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - A W-2 űrlapok és a 1099-MISC űrlapok késedelmes bejelentése

✔ - Mennyi időbe telik a vállalkozás indítása?

✔ - Ellátási lánc innováció a kisvállalkozás számára


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!