A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Lépésről lépésre konferenciatervezési útmutató


A konferencia szervezéséből a helyszínről óriási mennyiségű előrelátás és adatgyűjtés szükséges. A teljes folyamat pár évig tarthat a csoport méretétől függően, de elképzelhető, hogy egy sikeres konferenciát indíthat el egy éven belül, ha gyors döntéseket hozhat.

A konferencia tervezésének valósága, hogy minden tapasztalat nélkül elveszthet egy csomó időt, ami túlságosan gondolkodik minden apró részletben, miközben figyelmen kívül hagyja a fontosabb kérdéseket. Ahhoz, hogy az elsődleges időzítők számára egyszerűbbé tegyük a folyamatot, felvázoltuk a legfontosabb lépéseket, miközben linkeket adunk az egyes témákra vonatkozó részletesebb áttekintéseinkhez. Az eredmény itt egy konferenciatervezési útmutató, amely segít Önnek egy szilárd sablonnal kezdeni.

1. lépés: A konferencia víziója

Minden esemény vízióval kezdődik, de a költségeket mérni és tájékozott tervezési döntések meghozatalához át kell alakítania a látását szavakra és számokra. Először meg kell kezdeni az olyan alapokkal, mint a ki, mi, mikor, hol és miért.

Tovább: Eseménytervezés 101: Alapvető részletek szerkesztése

2. lépés: Üzleti terv létrehozása

Kivéve, ha a konferenciát egy támogatás vagy szervezet finanszírozza, meg kell találnia a helyét, ahonnan jön a pénz, és milyen célra használják. Ennek az egyenletnek az első részét, a bevételt, a tervezési folyamat korai szakaszában kell kiszámítani.

Most, hogy egy konferenciára árat lehessen adni, el kell gondolkodnia arról, hogy mit tervez a résztvevőknek. Az Ön útvonala és hangszórói felépítése a potenciális regisztrálók értékesítési tényezője.

3. lépés: Helyszínek és szolgáltatások összehasonlítása

Miután egy konkrétabb elképzelésed van arról, hogy mikor kerül sor a konferenciára, és hány embert szeretnél részt venni, megkezdheted a megfelelő helyszín vásárlását. Ne feledje, hogy a helyszínválasztás meghatározza a vendéglátás és az audio / vizuális költségeket is. Ez azért van, mert a legtöbb konferenciaközpont és rendezvény-szálloda megköveteli, hogy a házon belüli szolgáltatásaikat használják a helyszíni események során.

A legtöbb konferencián valamilyen éjszakai szálláshelyet kell biztosítani a térségen kívüli utazók számára. Ez a szükségesség újabb megfontolásokat hoz létre a helyszíni döntéshez.

Olvass tovább:

  • Az egyes helyszínek értékelése
  • 10 tipp egy vendéglátó bérléséhez

4. lépés: Regisztrálók toborzása és kezelése

Még a legnépszerűbb konferenciáknak is hatékonyan kell forgalmazniuk a rendezvényüket, hogy minden helyet kitöltsenek a házban. A jelenlét sikere szempontjából az egyetlen legfontosabb tényező. A jó részvételi számok bevételi és szponzorálási lehetőségeket hoznak. És minél több embert regisztrált, nagyobb keresletet teremt a reklám és a részvételi nyitások számára. Hosszú történet, ha tömeget rajzolhatsz, akkor minden más sokkal könnyebb lesz.

A regisztrálás kezelése nehezebbé válik, ha az eseményed növekszik. Ez az, ahol egy online regisztrációs rendszer segít nyomon követni a számot, feldolgozni a kifizetéseket, és adatokat szervezni.

Olvass tovább:

  • Online eseményregisztrációs megoldások áttekintése
  • 6 Az alacsony költségű módszerek a konferencia online értékesítésére

5. lépés: Helyszíni adatok tervezése

Végül, a konferencia üzleti elemeinek megszervezése és végrehajtása után elkezdhetjük meggondolni a helyszíni adatokat. Ez magában foglalja azt is, hogy a résztvevők hogyan fognak navigálni a konferencián, az egyes helyiségek általános elrendezésével, valamint az étel és ital forgalmazásával. Ez az a része a konferencia tervezésének, amelyet a legtöbb ember rendezvénytervezéssel társít. Az összes részlet összehangolásának legjobb módja az, hogy sétáljon át az útvonalon, ahogy a vendégek is. Képzelje el, hogyan fognak gondolkodni és cselekedni a nap minden pontján a problémák megoldása előtt, mielőtt felmerülnek.

Olvass tovább:

  • Népszerű találkozóterület alaprajzok
  • Ötletek a hatékony regisztrációs táblázathoz
  • Jelzések stratégiái a konferencia áramlásának kezeléséhez

6. lépés: Kiállításkezelési tippek

A konferenciák jellemzően egy kiállítási területet vagy egy kongresszusi emeletet foglalnak magukban, ahol a szponzorok és a szállítók helyet bérelnek termékeik reklámozására. Ez rendkívül jövedelmező lehet a konferencia számára, ha mindent rendben rendez. Ne feledje azonban, hogy egy kiállítási terület jelentős időt és erőforrást igényel, ezért győződjön meg róla, hogy készen áll a több szállító igényeinek kezelésére, mielőtt elkötelezné ezt a formátumot.

Olvass tovább:

  • Bevételek és kiadások a Trade Show üzleti modelljében


Videó A Szerző:

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - Hogyan vonzza az ügyfeleket egy kiskereskedelmi üzletbe

✔ - Az e-kereskedelmi üzletbe való belépés akadályai

✔ - Nagynyomású gázvezetékek: Ismerje meg a típusokat, mielőtt elkezdené


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!