A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

A számviteli tranzakciók forrásdokumentumai


Minden alkalommal, amikor egy vállalat pénzügyi tranzakciót folytat, valamilyen típusú papírpályát hoz létre. A könyvelők ezt a papírt nyomon követik egy forrásdokumentumnak vagy dokumentumnak. Ha egy kisvállalkozás ellenőrzést kér az irodai kellékek számlájáról, például a csekk és az irodaszerek átvétele lesz a forrásdokumentumok.

A forrásdokumentumok jelentősége

A forrásdokumentum elengedhetetlen a könyvelési és számviteli folyamathoz, mivel bizonyítékot szolgáltat arra, hogy pénzügyi tranzakció történt. A számviteli vagy adóellenőrzés során a forrásdokumentumok vitathatatlan tranzakciós nyomvonalaként támasztják alá a számviteli folyóiratokat és a főkönyvet.

Az üzleti tevékenységének forrásdokumentumait ugyanúgy tartaná, mint ahogy az adók levonására szolgáló bevételeket is megőrzi. Ha az Ön személyes adatait ellenőrzik, a forrásdokumentumok bizonyítják, hogy ezeket a vásárlásokat elvégezte. Ugyanez igaz a te dolgodra, de az üzleti életben minden pénzügyi tranzakcióra, nem csak jótékonysági adományokra, eredeti dokumentumokat tárol.

Fontos adatok és tények

A forrásdokumentum a tranzakció összes alapvető tényét írja le, például az ügylet összegét, akinek az ügyletet elvégezték, a tranzakció célját és a tranzakció dátumát.

A közös forrásdokumentumok a következők:

  • Törölt ellenőrzések
  • számlák
  • Pénztárgép-bevételek
  • Számítógéppel generált bevételek
  • Hiteljegyzet az ügyfél visszatérítésére
  • Munkavállalói időkártyák
  • Betéti lapok
  • Megrendelések

A dokumentumok tárolása

A forrásdokumentumot a tranzakció után a lehető leghamarabb fel kell jegyezni a megfelelő számviteli naplóba. A felvétel után minden forrásdokumentumot el kell távolítani valamilyen rendszerben, ahol szükség esetén kinyerhetők. Bizonyos esetekben fontos lehet, hogy a felügyeleti láncot biztosítsuk annak megállapítására, hogy a szóban forgó forrásdokumentum az Ön irányítása alatt maradt.

Eredetik vs. fénymásolatok

A legtöbb esetben a forrásdokumentumok fénymásolata jogilag elfogadható. A Belső Bevételi Szolgálat például 1997 óta fogadta el a bevételek fénymásolatát, feltéve, hogy azok olvashatóak, az eredeti példányban található összes információt tartalmaznak, és a beolvasási folyamat keretein belül ugyanazokat a formátumokat mutatják be, mint a az eredeti.

A beszerzett tárgyakat és a fizetett árat meghatározó, de a szállító neve nélkül beolvasott anyagbevétel nem lenne jogosult. Egy olyan dokumentum, amely az eredeti átvételi elismervény összes információját bemutatta, de amelyet Word vagy Excel formátumban ismételtek meg, szintén nem jogosult.

Az eredeti dokumentumok teljes, olvasható és pontos reprodukcióinak IRS-szabványát számos vállalat és kormányzati hivatal is használja. Más intézmények azonban kiegészíthetik ezeket az általános követelményeket.

A Washingtoni Egyetem például az eredeti dokumentum helyettesítőjeként csak 300 hüvelyk (dpi) minimális sűrűséggel beolvasott és PDF vagy TIFF formátumban bemutatott fénymásolatokat fogad el; nem fogad JPEG fénymásolatokat.

Ha a tárolás megkönnyítése érdekében tervezi a könyvelési vagy jogi dokumentumok szkennelését, érdeklődjön az illetékes intézménynél, hogy megbizonyosodjon arról, hogy elfogadja a dokumentumokat a használni kívánt formátumban.


Videó A Szerző:

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - Tedd ki a legtöbbet az idődből

✔ - Áruszállító árképzés és árak

✔ - Vállalati hitelkártyák az alkalmazottak számára: jó hír és a rossz


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!