- Milyen Paycheck rekordok szükségesek a megtartáshoz?
- Nem mentesített munkavállalók
- Mentesített munkavállalók
- Fenntartandó űrlapok
- Mi a legjobb módja a Paycheck-rekordok megtartásának?
- Ki látja a munkavállalói rekordokat?
A Munkaügyi Minisztérium bér- és bérosztályának és a tisztességes munkaügyi normákról szóló törvény egyaránt felhatalmazza, hogy a vállalkozások fizetési jegyzeteket és egyéb munkavállalói dokumentációt tartanak fenn. A Belső Bevételi Szolgálat azt is előírja, hogy a foglalkoztatás befejezését követően legalább hat évig megőrizze a jelenlegi alkalmazottak bérszámfejtését. A munkáltatóknak nyomon kell követniük a kártérítést és az időt.
Milyen Paycheck rekordok szükségesek a megtartáshoz?
Általában a törvény által megkövetelt rekordok többségét megtartaná az üzleti tevékenység során, így az eleget téve nem szabad sok lépést tenni. Tekintse át a már meglévő rekordokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megfelel-e az IRS és az FLSA követelményeinek.
A rekordok bármilyen formában, elektronikus úton is fenntarthatók. Az összes nem mentesített alkalmazottra és a minimálbérre vonatkozó követelményekre vonatkozó követelményeknek:
- Személyes adatok, beleértve a munkavállaló nevét, lakcímét, foglalkozását, szexét és születési dátumát, ha 19 év alatti
- Az a óra és nap, amikor a munkahét kezdődik
- A munkanaponként és minden munkanapon a teljes munkaórák száma
- A napi vagy heti heti bevételek összege
- Rendszeres óránkénti fizetés minden héten, amikor túlórát dolgoznak
- A túlóra teljes összege a munkahét után
- Az egyes fizetési időszakokban fizetett összes bér
- A befizetés időpontja és a fizetési határidő.
Nem mentesített munkavállalók
A nem mentesített munkavállalóknak legalább minimálbért kell fizetniük és túlórát kell kapniuk a heti 40 órás munkavégzés esetén. 2016. november 30-tól kezdődően a munkavállaló mentességet élvezhet, ha legalább 455 dollárt fizet fizetés alapján hetente, és ha bizonyos feladatokat ellát. Ezek a feladatok jellemzően adminisztratív, végrehajtó vagy irányítási feladatok.
Egyenesen fizetendő, amit egy munkahét első 40 órájában keresnek.
Mentesített munkavállalók
A mentesített munkavállalókra vonatkozó rekordok különböznek a nem mentesített munkavállalókéitól, és a háztartási alkalmazottak, a ritka bérmegállapodásoknál dolgozó munkavállalók, valamint a lakóhely vagy egyéb létesítmények számára alkalmazott munkavállalók, valamint a javítóképes oktatásban részesülő munkavállalók számára külön információ szükséges. Ha bármelyik munkatársa ezekbe a kategóriákba tartozik, forduljon ügyvédhez.
Fenntartandó űrlapok
A fizetéskori nyilvántartásokon kívül minden más dokumentumot is meg kell őrizni minden egyes alkalmazott számára.
- W-4 formájának aláírt példánya, amely szövetségi visszatartást mutat. Az alkalmazottak bármikor megváltoztathatják ezt az űrlapot, ezért győződjön meg róla, hogy a legfrissebb formanyomtatványt a tetején tartja.
- Bármilyen formanyomtatvány másolata, amelyen a munkavállaló engedélyezett fizetési levonásokat, beleértve az olyan előnyöket és különleges adományokat, mint a United Way vagy más jótékonysági szervezetek.
- A munkavállaló eredeti jelentkezési lapjának másolata és minden olyan igazoló dokumentum, mint például az önéletrajz vagy az átiratok.
- Jegyzetek a fizetési szintek változásairól, beleértve a promóciókat vagy az elmaradásokat, és ezek okai.
Mi a legjobb módja a Paycheck-rekordok megtartásának?
A fizetéssel kapcsolatos nyilvántartásokat, beleértve az összes órát, a munkát, a fizetés állapotának változását és a fizetési arányokat dokumentáló adatokat, minden egyes alkalmazott számára külön fájlban kell tárolni.
Az alkalmazottak fizetésére és juttatásaira, beleértve az alkalmazottak beleegyezéseit is, nyilvántartást kell vezetnie. A munkavállaló fizetéséből történő levonásra írásos hozzájárulást kell kapnia, kivéve a FICA adókat és díjakat.
Ki látja a munkavállalói rekordokat?
A legtöbb vállalkozás a munkavállalói nyilvántartásokat korlátozott területen tartja, és csak olyan személyek számára engedélyezi a hozzáférést, akiknek munkakörülményük vagy pozíciójuk miatt szükségük van rá. Jelölje ki, hogy a vállalati alkalmazottak miként láthatják a munkavállalói nyilvántartásokat. A hozzáférést általában csak a humánerőforrás osztály és a vezetők és a vezetők határozzák meg.
Az alkalmazottak rekordjait soha nem szabad eltávolítani a rekordteremből. Egy nagyon kis üzletben ezeket a rekordokat érdemes megőrizni a személyes irodájában, vagy a könyvelő irodájában, ha rendelkezik saját elkülönített helyével. Az alkalmazottak számára lehetővé kell tenni, hogy megnézhessék saját nyilvántartásaikat, de érdemes lehet, hogy valaki tartózkodjon a szobában a munkatársakkal, miközben ő megvizsgálja a dokumentációját.
Ha több alkalmazottja van, érdemes lehet személyzeti fájlhozzáférési szabályzatot létrehozni, hogy a humánerőforrás-alkalmazottak tudják, hogyan kell válaszolni a kérésekre.
Számos szövetségi és állami könyvvizsgáló számára engedélyezhető a munkavállalói nyilvántartásokhoz való hozzáférés az ellenőrzés céljából. A könyvvizsgáló hozzáférését kérheti a könyvvizsgáló számára, hogy hozzáférjen a munkavállalói nyilvántartásokhoz.
Bizonyos esetekben a peres ügyekben alkalmazott ügyvédek hozzáférést kaphatnak. A felső szintű tisztviselőnek vagy a cég ügyvédjének ellenőriznie kell az ügyvéd kérését, mielőtt engedélyezné a nyilvántartások megtekintését, és ebben az esetben is szükség lehet egy parancsra vagy kérésre.
Videó A Szerző:
Kapcsolódó Cikkek:
✔ - Az orvosi adminisztratív asszisztens munkaköri leírása
✔ - Az ingatlan jelzálogfolyamat áttekintése
✔ - A Crowdfunding előnyei, amelyeket nem vettünk figyelembe