A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Professzionális üzleti telefon etikett

Az Ügyfél számára fontos az ügyfelek számára


A mai kifinomult telefonrendszerek könnyebbé tehetik a dolgokat a nagy mennyiségű hívásokkal rendelkező vállalkozások számára, de ugyanazok a rendszerek gyakran frusztrálják azokat a hívókat, akik csak egy emberrel akarnak beszélni.

Amikor az ügyfelek végül elérik a munkatársakat, döntő fontosságú, hogy a telefonra válaszoló személy a lehető legnagyobb udvariassággal kezelje a hívókat. Egyszerűen fogalmazva: kezelje a hívóit úgy, hogy üzleti hívás esetén kezelje.

Íme néhány kulcsfontosságú pont, amellyel professzionális telefonos interakciókat folytathat, amelyek segítenek Önnek és munkatársainak üzleti telefonkultúrát létrehozni a vállalatnál.

  • 01

    Hívások átvitele

    egy nő beszél a telefonon egy irodában

    A telefonhívás átvitele több, mint tudni, hogy milyen gombokat kell nyomnia a telefonrendszerére. Ha egy hívást továbbít, mert a helyzetet egy felügyelőhöz kell terjesztenie, legyen világos a hívó féllel, mi történik és miért.

    Ha a telefonrendszere lehetővé teszi, maradjon a vonalon, és a hívó személyt vezesse be a következő személynek, biztosítva, hogy a hívás csatlakozzon, és a hívó fél tiszteletben tartja. Mielőtt átadná, kérdezze meg, hogy a hívónak további kérdése van-e, vagy szüksége van valamire továbbire.

  • 02

    A hívó fél tartása

    Amikor egy hívó fél várakozik, egy perc tűnik örökké, nem számít, mennyire kellemes a vállalat zene.

    Próbáljon meg várni a beszélgetés szünetét, mielőtt elmondaná a hívóknak, hogy tartják őket, vagyis egyáltalán nem lehet megszakítani a hívókat.

    Győződjön meg róla, hogy megértik, hogy miért tartják meg őket, és igazságosak, hogy mennyi ideig tarthat. Elnézést kérni a kellemetlenségért, és ha nem tudnak tartani, akkor a legjobb, ha visszahívják őket, nem pedig arra, hogy visszahívják őket.

    És próbálj meg empatikus lenni a hívó féllel; senki sem szereti tartani, így legyen olyan udvarias, ahogy a helyzet megengedi.

  • 03

    Hívás befejezése

    Számos oka lehet a telefonhívás befejezésének, mielőtt a hívó készen áll. Ha egy hívó félrevezető vagy durva vagy fenyegető nyelvet használ, akkor nem kell tolerálnia az ilyen viselkedést.

    Mondd el nekik, hogy befejezed a hívást a támadó nyelvük miatt, de nem veszéllyel vagy vissza. Mindenképpen jelentse be az ilyen hívásokat a felügyelőnek.

    Ha meg kell szüntetnie a hívást, mert a hívó fél csak hosszú távú (ami gyakrabban fordul elő), várjon egy szünetet, és próbálja meg udvariasan befejezni a dolgokat. Mondhat valami ilyesmit: "Jó volt veled beszélni, de most még egy hívást kell tennem."

    Kérdezd meg, hogy a hívónak van-e más kérdése, mielőtt elengedné a személyt, de győződjön meg róla, hogy befejezi a hívást.

  • 04

    Egyéni hangposta üdvözletek létrehozása

    A hangposta üdvözlése egy nyilatkozat arról, hogy ki vagy, és milyen értékei vannak. A rövid és hirtelen hangposta üdvözlés nem hoz létre jó első benyomást, és egy hosszú, kihúzott üdvözlés meghiúsítja a hívókat.

    Próbáljon meg hatékonyan elérni a pontot: állítsa be, ki vagy, a vállalat neve, és miért nem tud válaszolni a hívásra (az irodán kívül, egy másik híváson, egy ideig).

    Nem kell túl sok részletet megadnia - csak annyira, hogy a hívó tudja, hogy hallották, és hogy visszajuttatja a hívást.

  • 05

    Szkript írása automatizált felügyelő számára

    Az első dolog, amit ügyfelei és üzleti partnerei hallanak, amikor hívják a cégét, a telefonrendszer automatizált kísérője lesz.

    Mutassa be a számozott lehetőségeket, feltéve, hogy a hívó fél nem ismeri a céget, és útmutatást igényel. Győződjön meg róla, hogy a hívók tudják, hogy ha egy adott személynek közvetlen kiterjesztése van, akkor bármikor elérhetik ezt a személyt.

    Minden más hívó számára próbálja meg használni a legismertebb számokat az egyes mellékállomásokhoz (pl. A nullázás a recepcióshoz, például). Ismertesse az osztályt előtt adja meg a számot, például: "Ügyfélszolgálat, nyomja meg az 5."

  • 06

    Automatikus követőszkript írása utáni órákra vagy üzleti bezárásokra

    Ha a vállalkozás egy bizonyos idő után vagy a hétvégén bezárul, és senki nem áll rendelkezésre, hogy válaszoljon vagy segítsen a hívóinak, hozzon létre egy utólagos automatizált kísérő üdvözletet. Mondd el a hívóinknak, hogy az üzlet zárva van, és végül kérje meg őket, hogy hívjanak vissza. Ne feledje, hogy a szokásos üzemidejét is tartalmazza.

  • 07

    Szakmai telefonüzenet elhagyása

    A hangposta minden üzleti osztályú telefonrendszer standard részévé vált, és tudva, hogyan hagyhatja el a professzionális hangposta-üzenetet, hogy hogyan válaszoljon egy-egy pozitívan a vállalatra. Minden olyan alkalmazottnak, aki a telefont munkájuk részeként használja, tudnia kell, hogyan hagyhatja el a professzionális telefonüzenetet.


  • Videó A Szerző:

    Kapcsolódó Cikkek:

    ✔ - Reklámkezelő karrier profilja

    ✔ - OSHA: Mit kell tudni a munkáltatóknak?

    ✔ - Társadalmi média marketing az Ön vállalkozásának


    Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!