A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Felkészülés a fizikai munkatársak ellenőrzésére

Az egyenletesebb ellenőrzés érdekében szervezze meg előzetesen a dokumentumokat


Mint sok cégtulajdonos, megdöbbentheti a fizikai munkavállalók kompenzációs ellenőrzésének gondolatát. A könyvvizsgálat lehetősége kevésbé ijesztőnek tűnik, ha tudja, hogy a biztosító milyen rekordokat igényel, és azokat időben meg kell szervezni. Néhány fejlett előkészítés segít Önnek abban, hogy az ellenőrzés gyorsan és zökkenőmentesen történjen.

Az ellenőrzés ütemezése

Ha a munkavállaló kártérítési biztosítója fizikai ellenőrzést kíván végezni, akkor azt levélben vagy telefonon értesítenie kell, miután a munkavállaló kompenzációs politikája lejárt. Az ellenőrzést az Ön számára megfelelő dátumra kell ütemezni. Megfelelő időre lesz szüksége a szükséges információk összegyűjtéséhez. Kérdezd meg a biztosítót az adatokról, amelyekre a könyvvizsgálónak szüksége lesz az ellenőrzéshez.

Ne feledje, hogy a kijelölt könyvvizsgáló lehet vagy nem lehet a biztosító alkalmazottja. Egyes biztosítók egy belső ellenőrzési osztályt tartanak fenn, amely a munkavállalókkal foglalkozik. Mások az ellenőrzési funkciót független könyvvizsgáló cégnek adják át. A folyamatnak ugyanolyannak kell lennie, hogy az ellenőrzést a biztosító vagy a vállalkozó alkalmazottja végzi.

A szükséges rekordok

A könyvvizsgálónak pénzügyi adatokra van szüksége az ellenőrzött politika által lefedett időszakra vonatkozóan. Íme az információk típusa, amelyeket felkérhetünk, hogy adja meg:

  • Számviteli főkönyv
  • Adózási formák, különösen a 941 és a 944-es formanyomtatványok, a munkáltatók szövetségi adóbevallása (negyedéves és éves)
  • Készpénzkifizetések nyilvántartása
  • Kifizetések a független vállalkozók által nyújtott szolgáltatásokért. A könyvvizsgálónak ellenőriznie kell, hogy ezek a munkavállalók nem az Ön alkalmazottai.
  • Az alvállalkozók által nyújtott szolgáltatások kifizetése
  • Biztosítási bizonyítvány minden alvállalkozónál, akit bérelt
  • W-2 és 1099 formák
  • Az egyes munkavállalók munkaköri leírása. Győződjön meg róla, hogy pontosan leírja a munkavállaló feladatait.
  • Az üzleti tevékenység leírása

  • A politika időtartamára vonatkozó bérszámfejtés. A könyvvizsgálónak ellenőriznie kell az egyes munkavállalóknak nyújtott fizetési forrásokat (fizetés, bónuszok stb.).
  • A végrehajtó tisztviselők, partnerek, egyéni vállalkozók vagy más, a politika hatálya alá tartozó főigazgatókra vonatkozó bérköteles korlátozások
  • Az Ön tapasztalatminősítő munkalapja

Miután összegyűjtötte a szükséges adatokat, meg kell szerveznie. Az összes bérszámfejtési rekordot (például a W-2 formanyomtatványokat, a csonkokat és a túlóra-rekordokat) együtt helyezze úgy, hogy az információ könnyen hozzáférhető legyen. Hasonlóképpen, egy helyen helyezze el az alvállalkozókra vonatkozó összes információt, beleértve a fizetési összegeket és a biztosítási igazolásokat. Az Ön erőfeszítéseinek kifizetése, az ellenőrzés egyszerűsítése és gyorsabbá tétele.

Találkozó a könyvvizsgálóval

Amikor a könyvvizsgáló megérkezik, irányítsa őt egy csendes helyre, ahol az egyén zavartalanul dolgozhat. Próbálj meg együttműködni és válaszolni a könyvvizsgáló kérdéseire, amennyire csak lehet. Ha egy megbízott munkatársat felkér, hogy találkozzon a könyvvizsgálóval az Ön nevében, győződjön meg róla, hogy:

  • jól ismeri a te dolgodat
  • megérti a vállalat működésének minden szakaszát
  • tudja, milyen feladatokat hajt végre minden alkalmazott
  • megérti a vállalat munkatársainak kompenzációs politikáját, beleértve a benne foglalt besorolásokat is
  • megérti a cég pénzügyi nyilvántartásait, beleértve a bérszámfejtési adatokat is, hogy válaszolhasson a könyvvizsgáló kérdéseire

Ha cége külső könyvelő céget használ számviteli és bérszámfejtési funkcióinak kezelésére, elküldheti a könyvvizsgálót a könyvelő irodájába? Nem! A könyvvizsgáló a pénzügyi kimutatásokat a könyvvizsgálónak szüksége lehet, de fizikai ellenőrzést kell végezni az Ön telephelyén.

Mit tartalmaz a bérszámfejtés?

A munkavállalói kompenzációs díjak alapja díjazás (bérszámfejtés), az alkalmazottak által a szervezetnek nyújtott szolgáltatások monetáris értéke. Az Ön biztosítója kiszámítja a prémiumát a díjazás ütemének szorzásával és az eredmény 100-as elosztásával. Az NCCI és néhány állami munkavállalói kompenzációs hatóság írásos meghatározást ad díjazás. Bár a definíció államonként változik, általában a következőket tartalmazza:

  • Bruttó fizetések és bérek, beleértve a visszamenőleges fizetést és béreket is
  • A munkavállaló által teljesített jutalékok összege, beleértve az ellenük kapott összeget
  • Bónuszok, beleértve az állomány bónusz terveket
  • Nyaralás, nyaralás és betegfizetés
  • Túlóra fizetés. A legtöbb államban a túlóra fizetése az egyenes időarány alapján történik. Például, ha a munkavállaló óránkénti díja 20 dollár, és 600 dollárért fizet 20 óra túlórát, csak a túlóra fizetése 400 dollár.
  • Ön által kifizetett kifizetések, amelyeket egyébként visszatartottak volna a munkavállalók fizetéséből, a társadalombiztosítási törvény, a Medicare vagy a nyugdíjrendszer szerint

  • Fizetés a munkavállalóknak a munkaidőtől eltérő alapon. Ilyenek például a munkadarab, a nyereségmegosztás vagy az ösztönző tervek.
  • Kifizetések vagy juttatások kéziszerszámokhoz vagy kézi szerszámokhoz, amelyeket a munkavállalók a munkájuk elvégzéséhez használnak
  • Az alkalmazottnak adott lakás vagy ház bérleti értéke. Emellett a munkavállaló által a fizetés részeként kapott egyéb szállás és étkezés értéke is
  • A nyugdíjazás, a kávézó vagy a megtakarítási tervek munkavállalói bruttó fizetéséből levont kifizetések
  • A nem biztosított alvállalkozók alkalmazottainak fizetése (lásd az alábbi megjegyzéseket)

Mi a kizárva a bérszámfejtésből?

A jelentése díjazás jellemzően kizár bizonyos költségeket. Bár a kizárások államonként eltérőek, a legtöbb állam kizárja a következőket:

  • Tippek és egyéb juttatások, amelyeket a munkavállalók kaptak
  • A munkáltató által végzett csoportos biztosítási vagy nyugdíjpénztári kifizetések
  • Kártalanítási fizetés (a munkaidő kivételével)
  • A munkáltatótól vásárolt áruk kedvezménye
  • Visszatérített üzleti költségek
  • Fizessen az aktív katonai szolgálatért
  • Egységes kibocsátási egységek

EUROVOC

Az egyik könyvvizsgáló elsődleges feladata, hogy biztosítsa a vállalkozás megfelelő minősítését. Az értékelés elvégzéséhez a könyvvizsgáló felülvizsgálja a vállalat működését, majd meghatározza, hogy a házirendjei megfelelőek-e.

A könyvvizsgáló általában az Ön értékelésével kezdődik alapvető besorolás. Ez az a besorolás, amely a legjobban leírja az üzleti tevékenységét. Gyakran ugyanaz, mint a osztályozás, amely a leginkább bérszámfejtés. Tegyük fel például, hogy gépüzletet üzemeltet. Néhány alkalmazottja esztergával dolgozik, míg mások fúrógépeket vagy sajtológépeket használnak. Az alkalmazottai által végzett tevékenységek a munkavállalóktól a munkatársakig eltérőek, de mindegyik megfelel az alapvető besorolásnak, a Gépüzletnek.

Mivel a bérköltségek nagy része a gépgyártó munkatársaira kerül, a gépüzlet az Ön irányadó besorolása.

Egyes alkalmazottak külön osztályozást igénylő feladatokat végezhetnek. Tegyük fel például, hogy a gépüzlet olyan alkalmazottat foglalkoztat, aki munkáját zárt irodában végzi más munkásoktól távol. Ez a munkavállaló valószínűleg a Gépgyártás helyett az Osztályozási Iroda Alkalmazottjának minősül.

A munkavállalók kompenzációs rendszerei összetett szabályokon alapulnak, amelyek nehézséget okozhatnak a kötvénytulajdonosok számára. Ha a könyvvizsgálója átcsoportosítja üzleti tevékenységét vagy kiszámítja a prémiumot olyan módon, ahogyan nem érti, kérje meg neki, hogy egyszerű magyarázatot kapjon. Ha még mindig zavarodott, kérdezze meg ügynökét vagy ügynökeit.

Alvállalkozók

Számos állam rendelkezik olyan törvényekkel, amelyek felelősséget vállalnak a nem biztosított alvállalkozókat bérlő vállalkozókra. Ezek a törvények akkor vonatkoznak rájuk, ha vállalkozása vállalkozóként működik, és az alvállalkozói munkát másoknak nyújtja.

Tegyük fel például, hogy az Ön cége, az ABC Construction, bérel egy alvállalkozót, a P&J Plumbing-ot, hogy a felújított épületben csővezetékeket dolgozzon ki. A P&J munkatársa megsérült a munkahelyen, és megkísérli munkáltatói kártérítési juttatások beszedését. A munkavállaló sikertelen, mert a P&J nem vásárolta meg a munkavállalók kompenzációs fedezetét. A legtöbb államban a sérült munkavállaló a munkavállaló kompenzációs politikája alapján kereshet.

A biztosítók a törvény szerint kötelesek biztosítani a biztosítottjuk által bérelt, nem biztosított alvállalkozók sérült munkavállalói számára biztosított ellátásokat. Így a könyvvizsgáló felülvizsgálja az adózási dokumentumokat, beleértve az összes alvállalkozónak kiadott 1099 űrlapot. Ellenőrzi, hogy minden alvállalkozótól biztosítási bizonyítványt szereztél. Ha bármely alvállalkozó nem szolgáltatott bizonyítékot a munkavállalók kártérítési biztosítására, a könyvvizsgáló további díjat számít fel a vállalkozó biztosítási fedezetéért.

A nem biztosított alvállalkozó díja az alvállalkozó által végzett munka típusától függ. Például, ha az alvállalkozó tetőfedő munkát végez, akkor az alkalmazandó tetőfedési besorolás mértéke kerül alkalmazásra. Az arány az alvállalkozói munkák költségeinek egészére vagy egy részére kerül alkalmazásra. Ha az alvállalkozónak fizetett pénz csak munkaerő volt, akkor a díj összege (100-mal megosztva) kerül felhasználásra.

Vállalkozó Versus alvállalkozó

Ha az Ön vállalkozása nem vállalkozó, Ön felelős-e az ön által bérelt független vállalkozók alkalmazottai által okozott sérülésekért? A válasz általában nem. A vállalkozó független vállalkozást működtet, és felelős a munkavállalók kártérítési juttatásainak biztosításáért a sérült munkavállalói számára.

Tegyük fel például, hogy van egy kiskereskedelmi üzlet. Ön bérel egy Fabulous Flooring-et, egy padlóburkolót, hogy egy régi padlót szakítson ki a boltban, és cserélje ki egy újra. A kívánt eredményt felvázolja (egy új emelet), és a Fabulous elvégzi a munkát. A Fabulous felügyelő felügyeli a munkát, beállítja a munkarendeket és diktálja, hogy a munkavállalók hogyan végezzék el a munkájukat. Ha egy Fabulous alkalmazott sérül az új padló telepítésekor, a Fabulous (nem a cége) köteles előnyöket nyújtani.

Vannak olyan helyzetek, amikor a vállalat felelősségre vonható egy független vállalkozó munkatársainak sérüléseiért. Ezért ragaszkodnia kell ahhoz, hogy minden független vállalkozó biztosítási igazolást nyújtson be arról, hogy megvásárolták a munkavállalók kártérítési biztosítását.

Cikk Tartalomjegyzék Ugrás a szakaszra

Kiterjed

  • Az ellenőrzés ütemezése

  • A szükséges rekordok

  • Találkozó a könyvvizsgálóval

  • Mit tartalmaz a bérszámfejtés?

  • Mi a kizárva a bérszámfejtésből?

  • EUROVOC

  • Alvállalkozók

  • Vállalkozó Versus alvállalkozó


Videó A Szerző: BEMUTATTÁK A HATÁRVADÁSZOK MUNKÁJÁT

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - IRS ütemterv K-1 kiadása a részvényesek számára

✔ - A Coinsurance elkerülése érdekében elfogadott érték opció

✔ - A legjobb 2019-es Padfoliosok


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!