A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Konferenciatervezési útmutató készítése

A szervezet a sikeres konferencia kulcsa


A konferencia megtervezéséhez olyan készségkészletre van szükség, amely hihetetlen szervezeti készségeket, több feladatot, energiát, kreativitást, üzleti ügyességet, interperszonális készségeket és a részletekre való figyelmet igényli. Szükség van egy átfogó konferenciatervezési útmutatóra is, amely nemcsak a menetrendet fogja tartani, hanem a szükséges segítséget is biztosítja, hogy nem felejtett el valamit az út mentén.

A konferenciatervezés különbözik az egyéb rendezvénytípusoktól, és további lépéseket tartalmaz. A konferenciák általában nagyszabású események, amelyek tipikusan egy vagy több évig tartanak. A teendők listája magában foglalhatja a helyszín kiválasztását, a szállodai szobák lefoglalását, az online regisztráció létrehozását, a hangszórók biztosítását, a vendéglátóipari lakosztályok megszervezését, a kiállítási csarnok fogadását, az ülések ütemezését, az élelmiszerek és italok kezelését, stb. Minden sikeres konferenciatervező számára elengedhetetlen egy jól szervezett konferenciatervezési útmutató elkészítése, amely a lépéseket feltérképezi.

A következő lépések segítenek előkészíteni egy konferenciatervezési útmutatót, amely a konferencia tervezésének terveként szolgál. Testreszabja és módosítsa az útmutatót a tervezett esemény alapján, és tartsa szorosan a kezében. A megfelelő előkészítés és használat során hamarosan lesz a legértékesebb konferenciatervező eszköz.

Indítsa el a konferenciatervezési alapokat

A konferenciatervezési útmutató első részének tartalmaznia kell a konferencia alapjait:

  • Esemény dátuma és ideje
  • Esemény helye (ha ismert)
  • Esemény célja

Adjon meg egyéb ismert elemeket, például alternatív dátumokat vagy résztvevők számát.

Mi a terv?

Mielőtt elkezdené a konferencia különböző elemeinek tervezését, kitalálnia kell, hogy ezek a különböző elemek milyenek, és hol illeszkednek az esemény teljes rendszerébe. Tehát vegye ki a tollat ​​és a padot, vagy üljön le a számítógép előtt, és kezdje elírni mindazt, ami eszébe jut.

Ne aggódj a dolgok fontossági sorrendjében, vagy bármilyen időrendi sorrendben. Ez később fog jönni. Most már lényegében egy nagyon hosszú, mégis egyszerű, a teendők listájának verzióját fogod kidolgozni, amely a tervezési folyamat során egyedileg kezelendő különálló összetevőkre bontható.

Ez a rész felsorolhatja a következők egyikét:

  • Helyszín kiválasztása
  • Hotel kiválasztása
  • Találkozóhely
  • Vendéglátás lakosztályok
  • Konferencia kiállítóterem és fülkék
  • Megnyitó ünnepség
  • Hangszóró / kiállító regisztrálása
  • A résztvevők regisztrációja
  • Az utazás megszervezése
  • A résztvevők jelvényei
  • Események programja
  • Étel és ital
  • Audiovizuális
  • Helyszíni személyzet

Szánjon egy kis időt a lista összeállításában, hogy ne hagyjon semmit, és menjen előre, és adjon hozzá valamit, ami később jön létre. Ne legyenek túlterheltek a felsorolt ​​felelősségi körök; a cél az, hogy mindent meggondoljunk most, hogy hatékonyan megtervezhessük és kezelhessük az egyes elemeket.

Válasszon ki egy helyet

Miután meghatároztuk, hogy a konferencia megrendezésre kerül, és megérti az esemény teljes körét, a következő lépés egy helyszín kiválasztása. A konferencia méretétől függően előfordulhat, hogy az összes konferenciaszükségletre egy helyszínt választhat, a kiállítóteremtől a konferenciatermekig, a banketttermekig és a szállodai szobákig.

Ha a konferencia túl nagy ahhoz, hogy egy helyen tartózkodhasson, keressen egy olyan helyszínt, amely a külső szállodák vagy vendéglátóhelyek közelében van, így a konferencia résztvevőinek nem kell túl messzire utazniuk az egyik konferencia eseményről a másikba történő transzferre.

Gondolj a résztvevők regisztrációjára

Hogyan regisztrálnak a résztvevők a konferenciára? Hogyan kapják meg a regisztrációs megerősítést? Hogyan fogják generálni és terjeszteni a névcímkéket a konferencián? A konferenciatervezési útmutató tartalmazza az összes kérdésre adott válaszokat, és frissíteni kell, ha a konferencia regisztrációja folyamatban van.

Ha egy esemény várhatóan nagy tömegeket húz, akkor egy online konferencia-regisztrációs rendszer az út. A rendszer feldolgozhatja a kifizetéseket, nyomon követheti a regisztrálásokat, és egyéb releváns információkat szervezhet, és segítséget nyújthat a jelentések készítésében.

Kiállítók és konferencia kiállítótermek

A kiállítási területek a konferenciák közös jellemzője, amely lehetőséget biztosít a szponzorok és a szállítók számára, hogy helyet béreljenek termékeik és szolgáltatásaik népszerűsítése érdekében. Ez is lehetőséget biztosít a konferencia-fogadó számára, hogy bevételeket hozzon, ha a kiállítási funkciót hatékonyan támogatják és jól fogadják. A konferencia nagyságától függően a kiállítók és a kiállítóterem kezelése további időt és erőforrásokat igényel.

Mint már említettük, az online konferencia-nyilvántartási rendszerek a legjobb módja a regisztrálások nyomon követésének, így ha nagyszámú kiállítót várnak, akkor fontolja meg a kiállítói regisztráció beillesztését a résztvevő regisztrációs rendszerébe. A kiállítóknak a következőkre is szükségük lesz:

  • Kiállítói jelvények
  • A konferencia kiállítási terem térképe a felsorolt ​​standszámokkal
  • A kiállítási standok kézikönyvei felállíthatók és letörnek
  • Kiállítási stand szerződések
  • A kiállítási bérleti díjak és szolgáltatások nyújtásához segítséget nyújtó helyszíni gyártók listája

A konferencia tervezőjeként Ön felelős lesz a biztonság felvételéért a kiállítóteremben található anyagok biztonsága érdekében.

Tervezze meg a konferencia adatait

Néhány nagyobb felelősséggel, mint például a konferencia helyszín kiválasztása és a résztvevők regisztrálása, áthelyezheti a hangsúlyt a konferencia adatai tervezésére. Mint a természetbeni események tervezésénél, a szervezettség ugyanolyan fontos, mint a részletekre való figyelem.

Most itt az ideje, hogy húzza ki ezt a hosszú, a konferenciatervezési folyamat kezdetén összeállított feladatok listáját. Nézze át a listát, és végezzen módosításokat vagy kiegészítéseket a legfrissebb feladatok és felelősségek tükrözéséhez. Ezután helyezze el ezeket az elemeket időrendi sorrendben, kezdve azokkal az elemekkel, amelyeket előre vagy előre kell kitölteni. Például:

  • Szállodai szobák blokkja
  • Foglalja ki a kiállítóteret
  • Kutatás online konferencia regisztrációs rendszerek
  • Tervezzen konferencia-marketing tervet

Kezdje az elején és menjen onnan. Minden olyan részletre vonatkozóan, amelyre jellemző, hogy kövessék a nyomon követést, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy a szerződéseket aláírják és fogadják. Mivel a konferencia dátuma közeledik, a műveletek elemei rövid távú feladatokat tartalmaznak, például:

  • Válassza ki a színsémát és a dekorációt
  • Készítsen virágos elrendezéseket
  • Csajmenü
  • Rendelje meg a hangszórók vagy a VIP-k számára a reptéri transzfert

Tekintsük meg a konferencia-tervezési útmutatót, mint egy olyan útmutatót, amely mindent tartalmaz, ami a konferencia tervezésében szerepel, függetlenül attól, hogy milyen kicsi. Ez az útmutató gyorsan felbecsülhetetlen értékű eszköz lesz, amely nemcsak megszervezi és ütemezi, hanem megnyugtatja az idegeket, mint a nagy dátum-megközelítést, és megkérdőjelezi, hogy elfelejtett-e valamit.


Videó A Szerző:

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - Molly Maid Franchise Review

✔ - Hogyan kell kiszámítani a GMROI-t egy kiskereskedelmi üzletben

✔ - Hogyan válhat dekonstrukciós szakértővé?


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!