A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Találkozótervezés - egyezmények és konferenciák szervezése


  • 01

    Tipp: Új eseményekbe építsen be új megjelenő technológiákat

    MPI logó Fogscreen

    Eseménytervezési tippek az MPI WEC 2008 eseményei mögött

    Találkozók és rendezvényszervezők mindig új eseménytervezési tippeket keresnek, függetlenül attól, hogy a következő ülésre használják-e, vagy egyszerűen csak tudják, hogy mások mit csinálnak, hogy néhány megközelítést érvényesítsenek.

    Ennek oka, hogy a találkozó és rendezvényszervezők sok találkozást szerveznek, és az éves konferencia vagy kongresszus egy kiváló program, amely sok találkozótervezési ötletet is igényel.

    Ezt szem előtt tartva, helyénvalónak tűnik a találkozótervezési ötletek és az eseménytervezési tippek áttekintése, amelyeket a szakma egyik vezető szövetsége használ: a Meeting Professionals International (MPI) számos egyezményt szervez egész évben. A következő eseménytervezési tippek a 2008 augusztusában Las Vegasban megrendezett MPI World Education Congress-en alapulnak.

    Egy egyezmény tervezésekor az értekezlet-tervezők megvizsgálják, hogyan lehet a programhoz új, új technológiákat beépíteni. Az MPI ködképernyőt használt.

    A ködképernyős technológia elképzelt lehetőségei, a kialakuló új technológia közé tartoznak a vállalati logók, üzenetek és egyéb képek vetítése. Az esemény- és értekezlet-tervezőknek tudniuk kell a jövőbeni technológiákról és arról, hogyan / mikor használják őket különböző programokban.

    Az MPI WEC, 2008-as nyitófogadás részeként a Harrah's Caesar palotájában, a Las Vegas-i rendezvényeken szponzorált találkozók részt vettek az MPI logó ködképernyőjén, amikor beléptek a nyitó koktélfogadásba. A Caesar-palota célja az volt, hogy bemutassa, hogyan változtathatják meg a statikus szoba környezetét, elmagyarázta Reina Herschdorfer, a Caesar-palota vendéglátásának / rendezvényeinek ügyvezető igazgatója.

    A Fogscreen technológia egy olyan új technológia, amely száraz, így a résztvevők és a vendégek nem járnak át a ködben, és nedvesek.

  • 02

    Tipp: Eseménytervezés ellenőrzőlista az események előtti ülések valamennyi fél általi felvételéhez

    Vezető szakács és csapat a Caesar-nál az MPI WEC 2008 számára

    A rendezvények rendezvénytervezési ellenőrzőlistája biztosítja a program végrehajtását megelőző különleges események és találkozók zavartalan működését.

    A rendezvénytervezés részeként az eseménylisták és a rendezvények tervezői a konferencia-vezetőkkel, köztük a vendéglátó-ipari szolgáltatásokkal foglalkozó végső gyalogos vagy konferencia előtti találkozót tartanak. Ez az idő, amikor az eseménytervezők megnézik a termelési és beállítási folyamatot, az ételeket és az italokat, és kéréseket tesznek a rendezvény előtti változásokra.

    A helyszín is találkozik a személyzetével és az egyénekkel, akik felelősek az esemény végrehajtásáért. A Las Vegas-i Ceasar-palota vezető szakácsa találkozott a szakácsokkal, akik az MPI WEC 2008 nyitófogadásánál a vendéglátóipari szolgáltatásokért felelősek voltak.

    Négy állomást hoztunk létre, amelyek hat különböző forró elemet szolgálnak fel, és jégszobrászati ​​kiszolgáló bárot állítottak fel a hét különböző típusú sushi kiszolgálására.

  • 03

    Tipp: Az egyezmény Cocktail fogadásoknak meg kell találniuk az érzékeket

    Az MPI WEC 2008 üdvözlő fogadása a Ceasar Las Vegasban

    Fontos, hogy az eseménytervezők különleges eseményeket - köztük koktélfogadásokat - hozzanak létre, amelyek olyan elemeket tartalmaznak, amelyek az öt érzéket magukban foglalják.

    A Las Vegas-i Caesar-palotában található koktélfogadás egy estélyi teret alakított át a teremben. A 2 millió dolláros költségvetéssel a Caesar-i és a Harrah's Las Vegas-i találkozók tervezői dolgoztak a termeléssel, a tervezéssel, a vendéglátóipari szakemberekkel és másokkal annak érdekében, hogy bizonyítsák, hogy képesek bármilyen környezetet megváltoztatni.

    "180 percnyi képzelet és zene volt, ami három-négy percenként megváltozott" - mondta Reina Herschdorfer, a Caesar-palota vendéglátói / rendezvényeinek és rendezvényeinek ügyvezető igazgatója. A képernyőn megjelenő képpel interaktívvá tette a terem elemeit is. Amikor a rózsaszirom a képernyőn volt, a rózsaszirom is feltöltötte a szobát. Ugyanez volt a helyzet más speciális eseményelemek, például buborékok használata esetén is. Megerősítette azt az elképzelést, hogy a természet és az absztrakt hogyan működnek együtt pszichedelikus hatás létrehozásában (Herschdorfer egyik célja).

    Herschdorfer is hangsúlyozta a Caesar szándékát, hogy az élelmiszereket eseményelemként bemutassa. "Az étel művészet. Ez a szakácsokról és az étel szépségéről szól" - tette hozzá.

  • 04

    Tipp: A résztvevők és a vendégek egyedülállónak és különlegesnek érzik magukat

    Találkozótervezés - egyezmények és konferenciák szervezése: hogy

    A vörös szőnyegvonal kiváló módja annak, hogy a résztvevők egyedülállónak és különlegesnek érezzék magukat, amikor értekezletekre és egyéb különleges eseményekre érkeznek.

    A Las Vegas-i Mandalay-öböl vezetése és munkatársai egy vörös szőnyegvonalat hoztak létre, hogy üdvözöljék a résztvevőket a nyitó általános ülésen.

    Nyilvánvaló volt, hogy a résztvevők nagyra értékelték az órás hosszú élményt. És hogy hozzon létre egy olyan elemet, amely kellemesen meglep, az eseménytervező önmagában is nyilatkozat.

    A vörös szőnyegvonal létrehozása könnyebb, mint a legtöbb. Ez egyszerűen az a kérdés, hogy elegendő számú, az eseményhez kapcsolódó személy legyen elérhető, amikor a vendégek megérkeznek. Mandalay-öböl egyszerűen elküldte a hívásokat e-mailben különböző részlegeknek, és a személyzet izgatott volt a részvételre.

  • 05

    Tipp: Szervezeti vezetők Állítsa be az értekezlet napirendjét a nyitó megjegyzéseknél

    Bruce MacMillan, az MPI elnök-vezérigazgatója a WEC 2008-ban

    Az egyezmények elindításához elvárható, hogy a vezetők az első általános ülésszak során megvitassák a rendezvény napirendjét.

    A kongresszus vagy konferencia találkozó napirendjének megalkotásakor az esemény- és a találkozótervezőknek a nyitó általános ülésen kell használniuk, hogy a vezetők megerősítsék a program célkitűzéseit és legfontosabb üzeneteit.

    Az MPI WEC 2008-ban, a Las Vegas-i Mandalay-öbölben 2008 augusztusában, a MacMillan kiemelte a kongresszus hangsúlyt a szakmai ismeretekre, a technológia használatára az ülések gazdagítására (nem helyettesíti azt), és a véleményét, hogy az ipar jövője tovább fog növekedni.

    Fontos meggyőződni arról, hogy az üzenet megfelelő legyen azok számára, akik részt vesznek az eseményen, és hogy azok a résztvevők érdekeit célozzák meg, beleértve az ott élő helyeket is. Több mint 4500 részt vett az MPI WEC-en, az MPI történetének legnagyobb részvétele. A MacMillan hivatkozott az MPI globális kezdeményezéseire és példákat adott a globális trendekre.

  • 06

    Tipp: Az igazgatósági vezetőknek ki kell emelniük a megnyitó események eredményeit

    MPI elnöke, Angie Pfeiffer

    Az éves egyezmények és kongresszusok esetében fontos, hogy a vezetői vezetők kiemeljék a múltbeli teljesítményeket és célkitűzéseket.

    A szervezeti vezetés várhatóan kiemeli a múltbeli eredményeket, amikor az elkövetkező évre állítják a színpadot. Angie Pfieffer, 2007-2008 elnöke az MPI-nek, kiemelte az MPI-nek a birtoklása során kialakított stratégiai követelményeket.

    Az MPI az előző év során újragondolta a találkozók iparágának stratégiai követelményeit, és Pfeiffer az alábbiakat emelte ki:

    • Legyen globális közösség
    • Reimagine üzleti kapcsolatok fejezetekkel
    • Emelje fel a tagok beszélgetését és tapasztalatait
    • Építsen egy nagyszerű szervezetet

    A szervezet teljesítményének bemutatásával lehetőséget biztosít a tagok és más érdekelt felek számára, hogy megértsék a legfontosabb kezdeményezéseket és célkitűzéseket. Ez minden iparágban és értekezleten releváns.

  • 07

    Tipp: A vállalati szórakozás elemeinek beépítése az egyezmény napirendjébe

    Larry Luteran és Nathan Burton az MPI WEC 2008-ban

    Fontos, hogy az értekezlet-tervezők beépítsék a vállalati szórakoztatást az egyezmény napirendjébe - ez segít a hivatalos előadások feloszlatásában.

    Egy egyezmény megtervezésekor fontos, hogy a helyi közösség elemeit lehetőség szerint beépítse a témába. Mivel a kongresszus Las Vegasban volt, az MPI WEC 2008 mögötti szervezőknek számos lehetősége volt.

    A nyitó általános ülést két órára tervezték, így az előadások formalitásának felszámolásához a helyi témákat és a szórakoztatást beépítették a napirendbe.

    Las Vegas-i varázsló, Nathan Burton szórakoztatta a résztvevőket, és 2008-2009-es elnöke lezárta a vállalati szórakozást. Larry Luteran varázslatosan megjelent a közönség előtt.

  • 08

    Tipp: Az általános munkamenetek megnyitása elengedhetetlen a résztvevők számára

    Drum Cafe, MPI WEC 2008

    A hatékony megnyitó általános ülésen különféle hangszórók és szórakoztatás kell, hogy legyen, hogy a résztvevők figyelmét megtartsák, különösen a hosszabb foglalkozások esetében.

    A nyitó általános ülés záró megjegyzéseit a Drum Cafe előadása követte, amely ismert a csapatépítésről és az interaktív dobos szórakoztatásról.

    A Drum Cafe afrikai dobokat és ütőhangszereket használ a közönség energiájának növelésére. És bár az MPI beépítette teljesítményét, néhány eseménytervező beépíti ezt a fajta teljesítményt a csoportok számára gyakorlati élményként (így a résztvevők a dobokat).

    A Drum Cafe több mint egy órát mutatott be, míg néhányan hallgattak, míg mások meghallgatták az energiát az általános ülésteremből, mivel az ajtókat átmenték a fő folyosón.

  • 09

    Tipp: Minden egyezmény tartalmaz egy Expo-t a Trade Show fülkékkel

    WEC MPI 2008 kiállítás

    Majdnem minden kongresszus vagy egyezmény a rendezvény részeként egy kereskedelmi vagy kiállítási csarnokot foglal magában.

    Az expo lehetőséget biztosít az iparági beszállítók és szponzorok számára, hogy találkozzanak az egyezmény résztvevőivel.

    A hagyományos kiállítás több mint egy "piactér", ha az egyezmények és konferenciák korlátozzák az órákat, amikor egy kiállítási csarnok nyitva van, és elkerülje az oktatási ülések ütemezését ebben az időben, hogy a kiállítók maximalizálják időt a fontos résztvevőkkel.

    Az expo segít az általános egyezmény költségeinek biztosításában, és működési bevételeket biztosít az egyesület szervezői számára.

  • 10

    Tipp: Szakmai fejlődés témakörök meghatározása készség és közönség szintjén

    MPI WEC 2008 Andrea

    A konferencia szervezői meghatározzák a szakmai fejlődés szeminárium témáit, amelyek figyelembe veszik a résztvevők képzettségi szintjét és a fejlesztési érdekeket.

    Az MPI szeminárium témákat határozott meg a közönség szintjén, köztük a kezdő, a közepes és a fejlett. Ezután az MPI 13 szakképzett családba szervezett szüneteket, hogy segítse a résztvevők oktatási tapasztalatainak optimalizálását:

    • Elemzés-folyamat-határozatot
    • Üzleti menedzsment
    • közlés
    • Oktatás és tartalomfejlesztés
    • Pénzügyi menedzsment
    • Interperszonális kapcsolatok / kapcsolatok
    • Nemzetközi kapcsolatok
    • értékesítés
    • Találkozók kezelése
    • Az emberek kezelése
    • Projektmenedzsment / munkatervezés
    • Stratégia
    • Technológia

    Az MPI lehetőséget biztosított a résztvevők számára az online munkamenetek ütemezésére, a foglalkozások kategorizálására szakképzett családok és közönségszintek szerint.

  • 11

    Tipp: Az ötletek gyűjtése az éves találkozók köré kell alakulnia

    Rendezvous adománygyűjtő esemény

    A találkozó- és rendezvénytervezőknek egy éves konferencia vagy egyezmény részeként adománygyűjtő eseményeket kell létrehozniuk az adománygyűjtési érték maximalizálása érdekében.

    Talán a legjobb módja annak, hogy egy adománygyűjtő bázist energizáljunk, egy különleges adománygyűjtő esemény tartása az éves kongresszus vagy egyezmény alatt. Végtére is, ez az az idő, amikor az embereknek vannak a témakörök és az adománygyűjtés kérdése, ami az elme tetejét okozza.

    Az MPI WEC 2008 esetében az adománygyűjtő esemény ötlete volt az étel, ital és élőzene, a Las Vegas-i Mandalay-öböl házában. Az esemény magában foglalja a Detroit Metro Konferencia és Látogatók Irodáját is, mint a cím szponzort, valamint számos egyéb támogató szponzort is, hogy segítsék a költségeket.

    Az előzetes jegyárakat 110 USD (USD) értékre állították be, és a helyszíni jegyek 125 USD (USD) volt. Több mint 1000 résztvevő csatlakozott az eseményhez - az összes résztvevő mintegy 25% -a.

  • 12

    Tipp: Üzleti kerekasztal-beszélgetések A résztvevők számára nyitott végű témák

    Cafe beszélgetések

    Bár a kávézó-beszélgetések újnak tűnhetnek az események iparágában, ezek az üzleti kerekasztal-beszélgetések a csúcstechnológiai iparágak találkozóiból származnak.

    A kávézó-beszélgetések informális kerekasztal-beszélgetések, ahol a témák és a moderátorok nem előre meghatározottak, elmagyarázta Brooke Bode, az MPI tudásmenedzsment igazgatója, Dallas. "Ez lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy tanuljanak a társaiktól" - tette hozzá Bode.

    Az MPI WEC 2008 esetében hat különböző kerekasztal-beszélgetési témát azonosítottak a kongresszus résztvevői az üzleti kerekasztalok feliratkozásához és / vagy vezetéséhez:

    • A zöld kávézó (zöld találkozók)
    • Stratégiai helyszíni kávézó (találkozó formátumok és stratégiai találkozók)
    • Cafe Futura (jövőbeli trendek / technológia)
    • A híd kávézó (generációs / kulturális különbségek)
    • Cafe Internationale (nemzetközi találkozók)
    • Cafe potpourri (különféle témák)

    A workshopok megkönnyítését a résztvevők vezetik, és a résztvevőknek alternatívát kínálnak a rendezvények és a szemináriumok szokásos formátumára.

  • 13

    Tipp: Ösztönözze a jövő évi egyezmény fogadóját, hogy támogassa az idei egyezményt

    MPI WEC 2008 Salt Lake City ebéd

    Egy egyezmény megtervezésekor a legjobb idő a jövőbeli egyezmények megtartásának biztosítására az, hogy ezt az üzenetet az idei évben támogatjuk.

    Az értekezlet-tervezők megértik, hogy fontos, hogy a résztvevők és / vagy a szervezet tagjai úgy érzik, hogy az idejüket egy kongresszuson vagy kongresszuson való részvételsel töltötték. Az egyik cél annak biztosítása, hogy a résztvevők visszatérjenek a jövő évi egyezményhez.

    Az MPI WEC 2008 szervezői elsődleges láthatóságot nyújtottak a Salt Lake Citynek, az MPI WEC 2009 kiválasztott városának. Az ülés utolsó napján ült az ebéd, amelyet a Salt Lake City Convention & Visitors Bureau támogatott. Ez lehetővé tette a Salt Lake City turisztikai tisztviselőinek, hogy kiemeljék a versenyképességüket a rendeltetési helyükhöz, miközben ösztönzik a résztvevőket arra, hogy a jövő évi rendezvényt megtapasztalják.

    Ez a fajta egyezmények szponzorálása is értékes volt a Salt Lake City számára, mert informális hangsugárzást tudtak biztosítani minden olyan találkozó szakembernek, akik az év folyamán kulcsfontosságú döntéshozók is voltak számos program kiválasztásában.

  • 14

    Tipp: Az éjszakai fogadások zárása ugyanolyan emlékezetes, mint a nyitófogadások

    Mandalay Bay beach party, MPI WEC 2008

    Az egyezményeknek tartalmaznia kell egy záró éjszakai vételt, amely lehetőséget ad a résztvevőknek arra, hogy hálózatba kapcsoljanak és megvitassák az eseményt. Válasszon egy szórakoztató eseményt.

    A hálózatépítési lehetőségek ugyanolyan fontosak, mint egy egyezmény vagy kongresszus szakmai képzési és kiállítóterme elemei. Mivel a legtöbb ember inkább zárja be a záró eseményeket, fontos, hogy a záró éjszakai recepciónak a résztvevőknek izgatottnak és energikusnak kell lenniük - ha azt akarod, hogy az emberek maradjanak rajta.

    Az esemény- és találkozótervezőknek azonosítaniuk kell egy eseményt vagy témát, amely a rendeltetési helyhez és a helyszínhez kapcsolódik. Az MPI WEC 2008 záró éjszakai fogadását tartotta a Las Vegas-i Mandalay-öböl partján.

    Az MGM Mirage és a Mandalay Bay támogatta az MPI WEC 2008 záró éjszakai fogadását a Blues Házával együtt. Az esemény- és találkozótervezőknek lehetőséget kell biztosítani arra, hogy a helyszíni szponzorálási lehetőségeket kihasználják, hogy segítsenek aláírni az egyezmény különleges eseményeit, beleértve a záró éjszakai fogadásokat is.

  • 15

    Tipp: Kreatív ötletek vehetnek részt az egyezmény résztvevői az új termék bevezetésekor

    CityCenter Sandcastle

    Az új termékbemutatók az egyezmények során minden alkalommal megtörténnek. A sikeres termékbevezetés kulcsa, hogy kreatívan részt vegyenek a résztvevők képzeletében.

    A több száz kiállító és beszállító részt vesz a konferenciákon és kongresszusokon, és sokan ezt használják, hogy új termékeket indítsanak el, vagy új termékeket és szolgáltatásokat nyújtsanak be.

    Az MGM Mirage az MPI WEC 2008 záró éjszakai recepcióját támogatta, és az eseményt alkalmával alkalmazták az MGM CityCenter Vegas projekt bemutatására. A „parti parti” körüli záró éjszakai fogadás témakörében az MGM CityCenter Vegas létrehozott egy homokvárat-replikát a projektről, amelyet 2009 végén terveznek megnyitni.


  • Videó A Szerző:

    Kapcsolódó Cikkek:

    ✔ - A legjobb üzleti magazinok 2019-re

    ✔ - Hogyan indítsunk el egy éttermi élelmiszer-teherautó üzletet

    ✔ - Ajánlattételi alkalmazások az adománygyűjtéshez és aukciókhoz


    Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!