A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Ismerje meg az üzleti e-mail etikett szabályait

Az e-mail üzenetek használatának üzleti dologja


Az e-mail olyan népszerűvé vált, hogy bizonyos esetekben az emberek gyakrabban használják, mint a telefon. Mivel az írott szó könnyen félreérthető, a megfelelő e-mail etikett megértése elengedhetetlen az üzleti környezetben.

Sajnos sokan nem értik, hogyan használják az e-mailt az előnyükhöz, és az üzleti előnyök gyakran elmaradnak. A következő üzleti e-mail etikett szabályok segíthetnek a munkavállalóknak hatékony és hatékony e-mailek létrehozásában.

  • 01

    Csak tiszta és tömör e-mailek küldése

    Üzletasszony ellenőrzése e-mail online laptop

    A jó e-mail etikett első szabálya az, hogy elkerüljük a hosszú távú e-maileket, amelyek idegen információkat tartalmaznak, és nem releváns tények. Ragaszkodj a közölt tárgyhoz, és használj minél kevesebb szót. Ha szüksége van egy döntésre, kérje meg. Ha információra van szüksége, kérje meg. Ha azt akarja, hogy valaki cselekedjen, kérje meg. Ne tegye az olvasóit csodálkozónak, hogy miért lépne kapcsolatba velük. Amikor egy e-mailt állít össze, gondoljon rá, mint egy nem-fikciós munkát. Ne tegyük rejtélynek.

  • 02

    Mindig használjon értelmes témakört

    Soha ne hagyja üresen az e-mail címét. Egy üres témasorban az e-mailek spamként jelennek meg, és soha nem éri el a célállomását. Az üres tantárgyakkal ellátott e-mailek gyakran figyelmen kívül maradnak, különösen, ha a tervezett címzett általában sok e-mailt kap egy adott napon. Mindig használjon olyan témakört, amely megfelelően tükrözi az e-mail tartalmát. Segíteni fog a címzettjeinek hatékonyabban rendezni e-mailjeit, és gyorsabb választ fog adni az e-mailjeire.

  • 03

    Kerülje az extravagánsan formázott e-maileket

    Küldjön e-maileket szakmai formátumban. Kerülje a tarka betűkészleteket és a hátterű képeket. Ezek az elosztók elterelhetik az olvasót, vagy nehezen olvashatják az üzenetet. A hozzáadott háttérképek megduzzadhatják az e-mailek fájlméretét. Ez arra kényszerítheti a lassú kapcsolatú címzetteket, hogy váratlanul hosszú ideig várják az üzenetet a letöltéshez. A hozzáadott háttérképek megduzzadhatják az e-mailek fájlméretét. Ez arra kényszerítheti a címzetteket, hogy lassú kapcsolatokat várjanak, hogy agonizánsan hosszú ideig töltsék le az üzenetet.

    Ha a cég ragaszkodik ahhoz, hogy bizonyos e-mail írószereket használjon, hogy következetes megjelenést és érzést produkáljon, akkor használja ki azt. A vállalati embléma és az aláírási vonal professzionális képeket vetíthet az e-mailjeire.

  • 04

    Időbeli válaszok küldése

    Ne tegye az embereket arra, hogy időben válaszoljanak e-mailjeikre. Azonnal válaszoljon egy világos, tömör üzenetre. Ha több időre van szüksége a válaszok kutatásához, vagy további információk gyűjtéséhez, tájékoztassa az e-mail feladóját, ha válaszokat várhat.

  • 05

    Használja a Hivatalon kívüli válaszeszközöket

    Ha távol lesz az irodától, és nem tudja elolvasni az e-mailt, használja az e-mail rendszeren kívüli eszközt, hogy automatikusan válaszoljon mindenkinek, aki megpróbál kapcsolatba lépni veled. Győződjön meg róla, hogy az automatikus válasz lehetővé teszi, hogy a feladó tudja, mikor számíthat arra, hogy válaszokat kap.

  • 06

    Ne sírj a Farkas kiemelt zászlóval

    A legtöbb e-mail rendszer lehetővé teszi, hogy e-mailt "High Priority" vagy "Rush" jelöljön ki. Ne tegye ezt az alapértelmezett e-mail zászlónak. Kíméletesen használja, vagy a címzettek figyelmen kívül hagyják a prioritást. Amikor végre egy valóban fontos e-mailt küld, nem kapja meg a megérdemelt figyelmet.

  • 07

    Fontolja meg, hogy szükséges-e a „Válasz mindenkinek”

    Ne lépjen ösztönösen az "Összes válasz" gombra, ha minden e-mailben több küldő vagy címzett van. Fontolja meg a témát, és döntse el, hogy ki kell olvasnia a választ. Folyamatosan mindenkinek feleslegesen válaszolva hamar megszerezheti a hírnevét, mint "üzleti spammer", és az emberek elkezdhetik figyelmen kívül hagyni az e-mailjeit.

  • 08

    Külön üzleti és személyes e-mail fiókok

    Hacsak ez nem vészhelyzet, soha ne használja az üzleti e-mailt személyes levelezéshez. Még akkor is, ha saját üzlete van, két külön e-mail fiókot kell létrehozni. Lehetővé teszi az e-mailek prioritásainak meghatározását és a nem kapcsolódó személyes üzenetek tárolását az üzleti hálózatból.

  • 09

    Használja a szakmai e-mail fiókneveket

    Használja saját nevét bármely üzleti e-mail cím részeként. Például [email protected] vagy [email protected] Kerülje el a beceneveket, a fogantyúkat, a monikereket vagy a homályos hivatkozásokat. Például ne használja a [email protected] vagy a [email protected] címet.

  • 10

    E-mail a legjobb erre a válaszra?

    Ne használja az e-mailt egyetlen kommunikációs eszközként. Nem minden üzenet megfelelő e-mailben, és lesz idő, amikor egy rövid telefonhívás vagy egy rövid irodai látogatás hatékonyabb módja lehet az üzenet továbbításának. A telefonon való találkozás vagy beszélgetés emberi elemet hozhat létre az interakciókban, és ez mindent megtesz, ha megpróbál valamit megmagyarázni, vagy meg akarja győzni valakit, hogy cselekedjen.

  • 11

    Legyen érzékeny és hozzáférhető

    Soha ne használjon e-mailt a kapcsolat vagy szerződés megszüntetésére. A professzionális üzleti levelezés során mindig tartalmazzon egy aláírási sort, amely alternatív módokat biztosít Önnel a kapcsolatot. Például az irodai, fax- és mobiltelefonszámokat, valamint az irodai levelezési címet is magában foglalhatja.

  • 12

    Kerülje a tömeges mellékletek küldését

    Soha nem tudja, hogyan vagy hol fog a címzett hozzáférni az e-mailjeikhez. A mobileszközök elkezdhetik letölteni a fájlt, mielőtt felkéri a felhasználót, hogy erősítse meg a letöltést. Hosszú ideig tarthat és sávszélességet igényelhet, amit a címzettnek meg kell fizetnie. Tartsa az 50MB alatti mellékletek kombinált méretét.

    Ha nagy fájlt kell küldeni, először lépjen kapcsolatba a címzettekkel, és kérdezze meg, hogyan szeretné megkapni a fájlt. A fájl elküldéséhez fájlátviteli szolgáltatást is használ.

  • 13

    Gondolkodjon az e-mail küldése előtt

    Végül egy pillanatra, és fontolja meg, amit írt, mielőtt megnyomja a "küldés" gombot. Nem kell e-mailt küldeni? Személyes jellegű és nem helyénvaló a vállalat e-mail rendszerének használata? Írta az e-mailt, miközben dühös volt, és olyan részeket is tartalmazott, amelyek később megbánhatnak? Ha igen, nyomja meg a "Törlés" gombot.


  • Videó A Szerző:

    Kapcsolódó Cikkek:

    ✔ - Melyek az arányelemzés korlátai?

    ✔ - Családi üzleti és foglalkoztatási adók

    ✔ - A szennyezés kizárása a kereskedelmi automatikus házirendben


    Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!