A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Hogyan kell megszervezni a bejelentési rendszert

Az irodai nyilvántartási rendszer mestere!


Bármely olyan vállalkozás esetében, amely számos számlát, bevételt és egyéb dokumentumot kezeli, elengedhetetlen az irodai fájlrendszer megszervezése. És bár minden vállalkozó szerethet papírmentes irodát, a valóság az, hogy sok kisvállalkozásnak továbbra is szüksége van a papírdokumentumok tárolására, és szükség esetén könnyen lekérheti őket.

A bevételek és a számlák kritikusak

A bevételek és számlák megfelelő benyújtása különösen fontos; egy nem létező vagy rendetlen nyilvántartási rendszer napokat adhat a jövedelemadó idejében, mivel nem akarja kihagyni az adólevonásokat a hiányzó bevételek miatt. És ha az Ön cége valaha is audit alá esik, és nem tudja elkészíteni a szükséges dokumentumokat költségeinek alátámasztására, a követeléseit valószínűleg elutasítják és az adóbevallást újraértékelik.

Mint kisvállalkozás tulajdonosa, képesnek kell lennie arra, hogy gyorsan és egyszerűen működjön az asztalán. Bár a papíralapú nyilvántartó rendszer beállítása nehézkes, viszonylag könnyű feladat, amit néhány irattartó tipp és trükk megkönnyíthet.

Hogyan kell megszervezni a bejelentési rendszert

(1) Üljön az íróasztalánál néhány percig, és kitalálja, hol fog ösztönösen keresni a dolgokat.

A munkaállomástól jobbra van fiókom. Amikor először állítottam be a nyilvántartási rendszeremet, nem volt benne semmit. Amikor tollakat, gémkapcsokat vagy tűzőgépemet keresem, az első hely, amit megnéztem, bár tudtam, hogy üres. Tehát természetesen a tollat, a gémkapcsot és a tűzőt helyezem a fiókba. Számomra ez a tárgyak természetes otthona volt.

Mindenki máshoz fog fordulni, és az egy személy számára mûködõ munka nem mûködik egy másik számára. Vegyünk néhány percet, hogy leüljünk az elsődleges munkaterületre, és elérjék a berendezéseket, a felszereléseket és a fájlokat. Ez segít Önnek abban, hogy ideális helyet nyújtson az Ön számára, hogy személyesen juttassa el őket.

(2) Most, hogy tudja, hol keres természetesen információt, meg kell határoznia, hogy egy alfabetikus, numerikus vagy tárgyi nyilvántartási rendszer működik-e a legjobban az Ön számára.

Hogyan szervezed meg a papírmunkákat a nyilvántartási kategóriákba (azaz kiadások, pénzügyi, marketing)? Hogyan találja meg az üzleti költségekkel kapcsolatos papírmunkákat, mint például a bankszámlakivonatokat, a közüzemi számlákat, az irodai költségbevételeket, a jármű futásteljesítmény-naplóit stb.? Mi van a vásárlói információkkal - keresi a dolgokat az ügyfél nevének megfelelően? Hivatkozási szám szerint? Ez egy kritikus lépés, mivel meghatározza, hogyan fogja elhelyezni a nyilvántartási rendszerét. Miután meghatároztad, hogy milyen kategóriákat használsz, döntsd el, hogy tovább kell-e menni, és alkategóriákat kell létrehoznod.

Csináld ezt előtt vásárolsz valamit a fájlrendszeredhez.

(3) Ezután nagyjából határozza meg a tárolási igényeit.

Van-e nagy számú naponta hozzáférhető fájlja? Csak hetente érheti el a fájljait? A válaszok meghatározzák, hogy szükség van-e asztali fájltartóra, egy két fiókos szekrényre az asztalhoz, vagy egy négy fiókos szekrényhez a szobában.

Válasszon óvatosan. Hagyjuk a növekedést, ha megnézed az iratszekrényeket - vásároljatok valamit, hogy kétszer is elférjenek a mostanában lévő fájloknak. Ez korlátozza, hogy hányszor kell majd lefoglalni és újra rendezni a nyilvántartási rendszert.

(4) Jó címkézési rendszerbe fektessen be az egyértelműség és a könnyű hozzáférés érdekében.

Nyilvánvalóvá válik a fájlcímkék elolvasása, de a címkézés egyértelműsége nagyobb időt takarít meg, mint amennyit el lehet képzelni. A legtöbb cég, aki címkéket készít, olyan sablonokat biztosít, amelyek integrálódnak a legnépszerűbb szövegszerkesztő szoftverekhez. Előfordulhat, hogy az egyik kis címke-készítő rendszert tekintheti meg, amelyek most is képesek egyedi levelező címkéket kinyomtatni. A kettős vámot végrehajtó tételek általában bölcs befektetés.

(5) Most már készen áll a fájlmappák megvásárlására.

A legjobb befektetés a színes függesztett mappák megvásárlása (győződjön meg róla, hogy a műanyag címke lapok szerepelnek) és egyszerű manila-mappák. A színes függő mappák két okból a legjobbak:

  1. Könnyen elérhetők
  2. Ezek megkönnyítik a kategóriák felismerését

Ha például az összes kliensfájlját sárga függő mappákba, kék mappákba tartozó pénzügyi információkba és a piros mappák marketingjével kapcsolatos információkba helyezi, könnyen láthatja, hogy hol kell keresnie egy adott fájlt.

Egyszerű a legjobb

A KISS-elv alkalmazandó egy könnyen kezelhető és könnyen bővíthető iratrendszer létrehozására. Egyszerűen tartsd édesem! A széles körű témakategóriák lehetővé teszik, hogy új fájlokat adjunk hozzá, ahogyan növekszik, és megszünteti annak szükségességét, hogy rendszeresen frissítsen vagy átszervezzen fájlrendszert.

Egyszerűvé tétele megkönnyíti a papír- és digitális fájlok integrálását a teljes dokumentumkezelő rendszer részeként.

Ahol lehetséges, menjen a papírra

Ha megpróbálta zöldebbé tenni az üzleti tevékenységét, és áthelyezni egy "papírmentes irodába", akkor beolvashatja a költségrekordokat és tárolhatja azokat más digitális számviteli adataival. Az újabb felhőalapú számviteli szoftveralkalmazások egy része megkönnyíti ezt a mobilalkalmazásokkal, amelyek lehetővé teszik, hogy egy mobiltelefon kinyomtatásával vegye fel a költségeket és rögzítse azt (lásd a Legjobb számviteli szoftver kisvállalkozások számára).

Az adóhatóságok számára elfogadhatóak a beolvasott példányok?

Az IRS és a Canada Revenue Agency (CRA) egyaránt elfogadja a szkennelt elemek digitális képeit vagy papírmásolatát, beleértve:

  • Készpénzbevételek
  • bankkivonatok
  • Törölt ellenőrzések
  • Fizessen csonkokat
  • Hitelkártya-nyilatkozatok

A másolatoknak jól olvashatónak kell lenniük. Ha nem, az IRS / CRA kérheti az eredeti papírdokumentumok megtekintését az ellenőrzés vagy a rutinszerű dokumentációs kérelem során, így az eredetiket mindig az előírt ideig kell tartani. (További információért tekintse meg, hogy mennyi ideig kell tartanom az üzleti nyilvántartásomat?)


Videó A Szerző: Az Echo TV letiltatta a 444 videóját a diáktüntetőkről

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - A 7 legjobb CRM-ek 2019-re

✔ - Mi a különbség a blog és a weboldal között?

✔ - Mi az a kulcsrakész vállalkozás?


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!