A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Számítógépes fájlok szervezése (elektronikus fájlkezelési tippek)

Fájlkezelési tippek a digitális fájlokhoz


Az elektronikus dokumentumok megtartása a mai "vezetékes" világban eléggé házimunkát jelenthet.

A dokumentumok helyileg az asztali számítógépeken, laptopokon vagy mobil eszközökön történő tárolása mellett egyre több vállalkozás használja a felhőt az alapvető üzleti alkalmazásokhoz és a fájl tárolásához. (Lásd, miért ideális a Cloud Computing ideális a kisvállalkozások és 5 Cloud Computing hátránya számára.)

A tárolási kérdés további bonyolítása az, hogy sok vállalkozásnak meg kell osztania a dokumentumokat az alkalmazottak között. Az irodán belül ez általában fájlszerver vagy hálózati csatolt tárolóeszköz (NAS) segítségével történik.

Ha megosztott mobilhozzáférés szükséges, a dokumentumok tárolhatók a felhőben és megoszthatók hozzáférési jogosultságok hozzárendelésével.

Mindezek eredményeképpen egy fájlkezelő rémálom lehet, amely egy része a felhőn tárolt személyi dokumentumok és néhány helyben tárolható, sőt csak egy helyen vagy más helyen tárolt egyedi dokumentumok.

A szervezet az elektronikus fájlkezelés kulcsa

Bárhol is tárolják a dokumentumokat, fontos, hogy azokat megőrizzék és naprakészek legyenek. Az elektronikus fájlkezelés célja annak biztosítása, hogy megtalálja, amit keres, még akkor is, ha évek után keresi a létrehozását.

A legtöbb üzleti ember egyszerre vagy másképp zavarba ejtő helyzetben volt, amikor egy ügyfélhívást kapott, és nem tudta gyorsan megtalálni a vonatkozó számlát vagy más fontos ügyféldokumentumot. Ugyanígy bosszantó az év vége körül, ami megpróbálja megtalálni a cégre vonatkozó dokumentumokat a könyvelőnek, vagy még rosszabbnak, a taxmannak.

A digitális dokumentumok megfelelő szervezése különösen fontos a megosztott környezetben - ha valamelyik alkalmazottja nincs jelen (ideiglenesen vagy véglegesen!), Akkor könnyen meg tudja találni az adott személy által létrehozott vagy kezelt dokumentumokat.

Az üzleti adatok védelmének egy további oka lehet az elégedetlen, távozó munkatársakkal kapcsolatos adatvédelmi problémák elvesztése. Lásd: Üzleti adatok védelmének 6 szabálya.

Ezek a fájlkezelő tippek segítenek megőrizni a fájljait:

1. Használja a programfájlok alapértelmezett telepítési mappáit.

Az alkalmazásprogramok telepítésekor használja az alapértelmezett fájlhelyeket. A Windows alatt az egyezményes alkalmazásprogramok a (Drive Letter:) -> Program Files könyvtárban találhatók. Az alkalmazások telepítése másutt zavaros és felesleges.

2. Egy hely az összes dokumentumhoz.

Helyezze az összes dokumentumot egyetlen "gyökér" mappába. Egy Windows környezetben lévő egyetlen felhasználó számára az alapértelmezett hely a Dokumentumok mappa.

Egy fájlmegosztási környezetben próbálja meg ugyanezt tenni. Hozzon létre egyetlen gyökérmappát (például "Megosztott dokumentumok"), és tárolja az összes dokumentumot a gyökérmappában lévő almappákban. Az összes elektronikus dokumentum egyetlen helyének megkönnyítése megkönnyíti a dolgok megtalálását és a mentések és archívumok futtatását.

3. Hozzon létre mappákat logikai hierarchiában.

Ezek a számítógép iratszekrényének fiókjai, így beszélve. A mappák megnevezéséhez használjon egyszerű nyelvet; nem akarod, hogy a jövőben nézd meg ezt a listát a mappákról, és vajon mi a „TFK” vagy bármilyen más érdekes rövidítés, amit feltaláltál.

4. Fészkeltesse a mappákat a mappákba.

Létrehozhat más mappákat ezeken a fő mappákon is, ha szükség van rá. Például egy „Invoices” nevű mappa tartalmazhat „2018”, „2017” és „2016” nevű mappákat. Egy kliens nevű mappa tartalmazhatja a mappák "ügyféladatait" és a "levelezést". A cél az, hogy minden fájl egy mappában legyen, nem pedig egy csomó árva fájl listája.

Ne hozzon létre bonyolult, mélyen rétegelt mappa struktúrákat. Ahol lehetséges, használjon leíró fájlneveket.

5. Kövesse a fájlnevezési konvenciókat.

Egyes operációs rendszerek (például Unix) nem engedélyezik a fájl- vagy mappanevek szóközeit, ezért kerülje el ezt, ha a számítógépes környezet vegyes. Ehelyett az aláhúzásokat határolóként (például Doe_John_Proposal.doc.) Használjuk. Egyéb karakterek, mint például a /? * * "^ a Windows alatt a fájl vagy mappa nevében is tilos.

Használjon leíró fájlneveket az egyszerű azonosításhoz és visszakereséshez, de ne menjen túl a fedélzetre - a fájl / elérési út nevek hossza korlátozott, amelyek az operációs rendszerek között változhatnak.

A Windows alatt a fájl teljes elérési útja (például a meghajtóbetűjel + mappa nevek + fájlnév) 260 karakter. Ha lehetséges, használjon közös rövidítéseket, például Jan januárra vagy Corp for Corporation.

6. Legyen konkrét.

Adja meg az elektronikus fájlokat logikus, konkrét neveket, és lehetőség szerint adja meg a dátumokat a fájlnevekben. A fájlok elnevezésének célja, hogy meg tudja állapítani, hogy mi a fájl, anélkül, hogy megnyitná és meg kellene nézni. Tehát, ha a dokumentum egy olyan levél, amely az ügyfélnek emlékezteti, hogy a fizetés késedelmes, akkor hívja meg azt, mint "overdue_20180115"; ahelyett, hogy valami „betű” lenne. Honnan tudod, hogy ki a levél a nyitás nélkül?

Ha e-mailben vagy hordozható eszközökön keresztül megosztja a fájlokat, érdemes lehet, hogy a fájlnév konkrétabb információkat tartalmazzon, mivel a mappainformációk nem kerülnek a megosztott fájlba.

Például, ha a dokumentum a Számlák számla 2017-ben található, és a fájl megosztott vagy e-mailben elküldött, az összes címzett látja, hogy a Doe_John_20170416.doc nem tudja megmondani, hogy a fájl ügyfél számla nyitása nélkül.

7. Fájl, ahogy megy.

A legjobb dátum, amikor a dokumentumot elkészítheti, amikor először hozta létre. Szóval a szokásos módon használja a "Mentés másként" párbeszédpanelt, hogy a dokumentumot megnevezze, és elnevezze azt, és helyezze el a megfelelő helyre.

8. Rendelje meg a fájlokat a kényelem érdekében.

Ha vannak olyan mappák vagy fájlok, amelyeket sokat használ, kényszerítse őket a fájllista tetejére úgy, hogy átnevezi őket a! vagy egy AA a fájlnév elején.

9. Rendszeresen húzza ki a fájlokat.

Néha a régi nyilvánvaló, mint a fenti "Számlák" nevű mappa példájában. Ha nem, akkor a régi fájlokat törölje a mappákat.

csinál nem törölje az üzleti kapcsolódó fájlokat, kivéve, ha teljesen biztos benne, hogy soha többé nem lesz szüksége a fájlra. Ehelyett a gyökérmappája alatti mappák fő gyűjteményében hozzon létre egy "Old" vagy "Inaktív" mappát, és helyezze át a régi fájlokat, amikor találkozik velük.

(Mennyi ideig kell tartania az üzleti nyilvántartást a hitelminősítő intézeteknél vagy az IRS-en?

10. Rendszeresen készítsen biztonsági másolatot a fájlokról.

Függetlenül attól, hogy másol-e a fájlokat egy másik meghajtóra vagy szalagra, fontos, hogy rendszeresen készítsen rendszeres biztonsági mentést. Lásd a 3 lépés a sikeres biztonsági mentési rendszerhez.

A jó fájlkezelés megkönnyíti a keresést

Az elektronikus dokumentumok kezelése az üzleti tevékenységének egy átfogó dokumentumkezelési stratégiájának része. A megfelelő dokumentumkezelési tervnek tartalmaznia kell a dokumentumok kezelésének valamennyi aspektusát, beleértve a tárolást, a visszakeresést, a biztonsági mentést és a biztonságot.

A keresési funkció csodálatos dolog, de soha nem egyezik meg azzal a könnyedséggel, hogy közvetlenül egy mappába vagy fájlba tudjon menni. Ha következetesen követi ezeket a fájlkezelési tippeket, még akkor is, ha nem tudja, hol van valami, tudod, hol kell lennie - ez egy óriási előny, amikor megkeresi, amit keres. A jó fájlkezelési gyakorlatok menteni fogják az üzleti időt és pénzt.


Videó A Szerző:

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - Az üzleti terv összefoglalójának írása

✔ - Kis üzleti ötletek a Baby Boomer piac számára

✔ - Van egy vállalkozó jellemzői?


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!