A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Hogyan találjuk meg a tökéletes esemény helyszínét

Lépés a tökéletes eseményhelyszín megtalálásához


A legjobb eseménytér vagy helyszín döntése döntő fontosságú az esemény teljes sikeréhez. Míg a helyszíntervezés időbe telik, nem kell túlnyomónak lenni. Sok professzionális rendezvényszervező és amatőr számára egyaránt szórakoztató kihívás lehet.

Feltételezve, hogy már azonosította a tervezett esemény típusát és célját, sok más tényezőt kell figyelembe venni, amikor elindítja a helyszín kiválasztásának folyamatát. A következő ezt az ütemtervet segíti a tökéletes eseménytér kiválasztásában.

A célközönség

Amikor egy rendezvény helyszínt tervez, az egyik legfontosabb információ, amit tudnia kell, hogy ki lesz a vendége, és hányan számítanak arra, hogy részt vegyen. Bár az esemény típusa minden bizonnyal tájékoztatja a helyszínválasztást, az eseményterület egyik legnagyobb korlátozó tényezője a kapacitás. Győződjön meg róla, hogy legalább egy pontos becslést (ez lehet egy tartomány) a vendégek számáról, mivel ez azonnal korlátozza a helyszín beállításait. Figyelembe kell vennie a közönséget is. Győződjön meg róla, hogy a helyszín nem csak az eseményt tükrözi, hanem a vendégek ízlését és elvárásait is.

Eseménynapok

Ellenőrizze a naptárat, mert az időzítés számos döntést befolyásol, beleértve a választás helyét is. A vendéglistát követően az esemény időpontja a következő korlátozó tényező lesz. Attól függően, hogy milyen típusú eseményt tervez, előfordulhat, hogy Önnek rugalmasnak kell lennie az esemény dátumával, hogy megkapja a kívánt helyet, vagy rugalmasnak kell lennie a helyszínválasztással, hogy megkapja a kívánt dátumot. El kell kezdeni a helyszíntervezést, tudva, hogy Ön vagy az ügyfél rugalmas. Íme néhány kérdés, amelyet figyelembe kell venni:

  • Mikor várható, hogy a vendégek a menetrendjük alapján részt vehetnek?
  • Milyen helyszínekkel rendelkezik a megfelelő és rendelkezésre álló hely ezekhez az időkhöz?
  • Mikor van a legjobb alkalom, hogy a vezetőség megtartsa az eseményt?

Számolja ki a költségvetést

Egy nyílt végű költségvetéssel bárki megtervezheti a nagyszerű eseményt, és végtelen választékot kínál a helyszínen. Valószínűleg azonban a pénzügyi források korlátozottak, és a kezdetektől fogva tisztában kell lennie azzal, hogy milyen pénzügyi korlátai vannak - még akkor is, ha az eseményköltsége egyszerű egy ballpark-becslés vagy tartomány. Egy eseménytervező mindig tervezhet egy nagyszerű eseményt ésszerű költségvetésben.

  • A helyszínek a költségvetés paraméterei közé tartoznak-e a tér, a műszaki és a vendéglátási költségek tekintetében?
  • Beszéltél-e kedvező árfolyamról a szolgáltatásokért, és megmutattad a szereped értékét?
  • Megengedte a költségvetés rugalmasságát abban az esetben, ha a sorok költségei meghaladják a tervet?

Alkalmazza a különböző helyeket

Miután a vendéglisták száma és az esetleges eseménynapok szűkültek, fontos azonosítani azokat a helyeket, ahol az esemény megtartható. A szállodák és rendezvény- vagy konferenciaközpontok a legnépszerűbb rendezvényterületek a vállalati rendezvények és esküvői fogadások számára, de ezek nem az egyetlen lehetőség. Itt az ideje, hogy kreatív legyen a gondolkodásodban. Tekintsük a következő:

  • Találkozójának témája alapján mi a három legjobb hely?
  • Hol szeretne a vendégek részt venni a találkozón?
  • Mi lesz a legkényelmesebb a vendégek számára?
  • A szálloda kivételével milyen váratlan helyek növelhetik az RSVP-arányt?

Keresse meg a helyes helyet

A választott helynek megfelelő helyet kell biztosítania a tervezett esemény típusához. A rendezvényhez táncparkettre van szükség? Szükséged lesz egy PA rendszerre? Mi van a hangszóró dobogóval vagy a kivetítő képernyőjével? Milyen asztali beállításra van szüksége? Az ilyen jellegű kérdések figyelembevételével itt találhatók a legmagasabb helyszíntervezési kérdések, amelyekkel magad kérdezheted meg:

  • Megfelel-e az esemény helyszíne a program vagy esemény különleges feltételeinek?
  • Lehet-e a helyszín a termelés, a szórakozás, az A / V, a hang és más műszaki igények kielégítésére?
  • A létesítmény állapota tükrözi a szervezet magas színvonalát?

Fontolja meg a helyszíni szolgáltatásokat és korlátozásokat

Amellett, hogy megtalálta a helyes rendezvényterületet, meg szeretné vizsgálni a helyszín által kínált egyéb szolgáltatások típusait, és eldöntheti, milyen értéket képvisel az esemény. Bizonyos helyszínek is rendelkeznek egy preferált szállítói listával, amellyel meg kell dolgozniuk, hogy más szolgáltatókat találjanak. Más helyszínek korlátozzák a rendezvényt vagy az esemény egyéb aspektusait. Néhány kérdés a következő:

  • A helyszínen jó parkolási lehetőség áll rendelkezésre, vagy valet?
  • Ez a helyszín biztonságot nyújt?
  • Ez a helyszín további szolgáltatásokat kínál, mint például a vendéglátás, a virágos elrendezés, az ágynemű és az asztali bérlés stb.?
  • Ez a helyszínen van-e telepítés és tisztítás?
  • Ez a helyszín korlátozza, hogy milyen más gyártók dolgoznak?
  • Van-e ez a helyszín étkezési és italozási minimum?

Fontolja meg a hírnevet

A helyszín szolgálatának hírneve kritikus. Ez gyakran különbség a jó rendezvény megtartása és egy nagyszerű esemény létrehozása között. Mindig emlékezni fog arra, hogy a helyszín hogyan kezeli a létesítményeket, a személyzetet és az ügyfeleket. A helyszín hírnévértékének megértéséhez vegye figyelembe ezeket a kérdéseket:

  • Mi a konferenciakezelő, a vendéglátó-menedzser vagy a vezető szakács hivatali ideje?
  • Vajon kezelni fog-e a vezetés VIP-ügyfelet, vagy akár több program?
  • Mennyire hajlandó a rugalmasság az Ön számára?
  • Van-e véleményük vagy véleményük?
  • A helyszín fényképeket kínál az Öné hasonló eseményekről?

Látogatás ütemezése

Hacsak a logisztika és az idő megakadályozza, minden eseménytervezőnek helyszíni ellenőrzést kell végeznie a helyszín megkötése előtt. A képek rendkívül hasznosak lehetnek, de sok szempontból csak személyesen lehet értékelni. Kérjen egy kirándulást a helyszínre, beleértve mindent a parkolótól a bejáratig és a rendezvényterületig a fürdőszobákig. Örülök, hogy megtetted.

Tartalmazza a kliens beállításokat

Az eseménytervezőknek be kell mutatniuk a helyszínre vonatkozó ajánlásaikat az ügyfelüknek (legyen szó akár belső ügyfelekről, mint például a vállalati vezetőkről vagy vezetésről, vagy külső ügyfelekről), és beszerezni a jóváhagyásokat. Az egyetlen kérdés, hogy az ügyféllel kapcsolatban a helyszíntervezési fázisban érdeklődjön, az ügyfél jóváhagyja az ajánlást? Annak érdekében, hogy bizonyos bizalommal válaszolhasson erre a kérdésre, meg kell győződnie arról, hogy megérti az ügyfél elvárásait és preferenciáit.

Cikk Tartalomjegyzék Ugrás a szakaszra

Kiterjed

  • A célközönség

  • Eseménynapok

  • Számolja ki a költségvetést

  • Alkalmazza a különböző helyeket

  • Keresse meg a helyes helyet

  • Fontolja meg a helyszíni szolgáltatásokat és korlátozásokat

  • Fontolja meg a hírnevet

  • Látogatás ütemezése

  • Tartalmazza a kliens beállításokat


Videó A Szerző: Müszi

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - Hogyan kell kiszámítani az üzlet bérbeadásának költségeit

✔ - Kisvállalkozás indítása: lásd, hogy a Zero Water Garnered Target

✔ - A bérlők jogairól Alabamában


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!