A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Dokumentumkezelő rendszer létrehozása

Hogyan hozhat létre dokumentumkezelő rendszert a kisvállalkozások számára


Dokumentum kezelés a dokumentumok feldolgozásának folyamata oly módon, hogy az információkat hatékonyan és megfelelő módon lehessen létrehozni, megosztani, szervezni és tárolni. Mint ilyen, a dokumentumkezelő rendszer létrehozásának megtanulása kritikus fontosságú a vállalkozások számára.

Számos vállalkozás számára a dokumentumkezelő rendszer a dokumentumok szervezésére és tárolására összpontosít. A dokumentumok szervezett és biztonságos tárolására képesek, amelyek lehetővé teszik, hogy a dokumentumok könnyen megtalálhatók legyenek. Ez a cikk megmutatja, hogyan hozhat létre olyan dokumentumkezelő rendszert, amely pontosan ezt teszi.

Ha bármelyik keresőmotorba beírja a „dokumentumkezelő rendszert”, hosszú listákat kap a dokumentumkezelési „megoldásokról”, sok olyan szoftverről vagy alkalmazásról, amely a papírmentes iroda előnyeit hirdeti.

A dokumentumkezelő szoftverek vagy alkalmazások azonban úgy lettek kialakítva, hogy javítsák az üzleti fájlok kezelését az elektronikus fájlokban. A probléma az, hogy sok kisvállalkozásnak foglalkoznia kell a régimódi adatok papír- és elektronikus fájlokkal való keverékeivel - és bizonyos esetekben a papíradatok aránya sokkal nagyobb.

A vegyes adatkörnyezet problémájának egyik megoldása az lenne, ha egy dokumentum-képalkotó rendszert használnánk, hogy az összes üzleti dokumentumot elektronikus formává alakítsuk át. Ez azonban túl kicsi és időigényes sok kisvállalkozás számára.

A jó hír az, hogy a dokumentumkezelő rendszer alapjait speciális szoftverek beszerzése vagy nagykereskedelmi dokumentumképek készítése nélkül helyezheti el. A rendszernek nem kell bonyolultnak lennie; Önnek csak egy kis időt kell fektetnie a tervezésébe és végrehajtásába.

Dokumentumkezelő rendszer létrehozása

A dokumentumkezelő rendszer felállítása három lépésből áll;

  • Dokumentumkezelési terv létrehozása
  • A dokumentumkezelési terv végrehajtása
  • Átmegy

Az első lépés a terv létrehozása során a következő négy kérdés megválaszolására vonatkozik:

Melyek a dokumentumok létrehozásának szabályai?

Számlák, fizetési emlékeztető levelek, értékesítési brosúrák, e-mail, mérlegek, táblázatok, jelentések - Minden vállalkozás különböző dokumentumokat készít az üzleti tevékenység során és nyomon követése során. És a dolgok megszervezéséhez minden vállalkozásnak szabályokat kell kidolgoznia a dokumentumok létrehozásához.

Például vannak-e olyan szabványos üzleti dokumentumok, mint például betűk és számlák, és hol találhatók házon belül?

Van-e belső stílus útmutató, amelyet követni kell?

Szükség van-e új dokumentumok keltezésére és / vagy időbélyegzésére?

Milyen eljárásokat kell követni a dokumentumok megosztása vagy felülvizsgálata során?

Néhány kisvállalkozás számára a dokumentumalkotás egyetlen pontja az lesz, hogy hol találhatók a különböző üzleti dokumentumok sablonjai és hogyan használhatók fel. Ha azonban a dokumentum létrehozása az Ön vállalkozásán belül különböző emberekkel együttműködik, felülvizsgálja vagy frissíti a dokumentumokat, el kell töltenie egy kis időt, hogy eldöntse, hogyan kell ezeket a dolgokat tenni a hatékonyság és a következetesség biztosítása érdekében.

Hogyan tárolunk dokumentumokat?

Ennek a kérdésnek valójában két szempontja van. Az első magában foglalja a tárolás fizikai aspektusait. Még akkor is, ha a kisvállalkozása dokumentumok tárolására szolgáló iratszekrényben tárolódik, a tárolás költségei vannak; nem csak a bejelentési szekrények költsége, hanem az az idő, amikor Ön és / vagy az alkalmazottai dokumentálják a dokumentumokat, vagy elindulnak a letöltéshez. Valójában a legtöbb kisvállalkozás számára a tárolással kapcsolatos legnagyobb költség valószínűleg az idő, amikor az emberek keresnek dokumentumokat.

A dokumentumok tárolásának második aspektusa szervezeti jellegű; hogyan lesz benyújtva a dokumentumok? A dokumentumok benyújtásának kulcsa a jó fájlkezelési gyakorlatok követése.

Azt is tudnia kell, hogy hogyan fogja archiválni a dokumentumokat. Hogyan kezeli a fájlokat, amelyek elavultak, vagy csak készen állnak a dokumentumkezelő rendszerben a hátsó égőre való áthelyezésre?

Például minden év elején átmegyek a számítógépen található különféle munkával kapcsolatos fájlok, és kioltom azokat, amelyek már nem aktuálisak, és új mappákat hoznak létre évenként és / vagy témakörben, szükség szerint mozgatva a fájlokat.

Ugyanez történhet papírfájlokkal is; nem nehéz eltávolítani a régi (er) dokumentumokat egy fájlmappából és címkéből, és új címet hozni a „Old” címmel. Néhány szoftver automatikus archiválási lehetőségeket kínál. A Microsoft Outlook például lehetővé teszi régi e-mailek archiválását.

Hogyan lehet egyszerűsíteni a dokumentumok letöltését?

Ez a kérdés a dokumentumkezelő rendszer szíve. A Leger Marketing által a Xerox Canada számára végzett felmérésben a kanadai SMB-tulajdonosok és -kezelők átlagosan évi 2 152 dollárba kerültek a dokumentumok kezelésére és tárolására, és körülbelül egy órával a dokumentumok kereséséhez (globeandmail.com).

Ismét a jó bejelentési gyakorlatok hosszú útba kerülhetnek a probléma megoldása felé. A webhelyen található Adatkezelési cikkek böngészése megkezdi a munkát. Ha olyan dolgokat végez, mint például következetesen szigorú elnevezési szabályok betartása, például a dokumentumok sokkal könnyebb megtalálni.

És hogy Ön egyéni vállalkozó, aki egyéni vagy üzleti alkalmazottat dolgozik-e alkalmazottakkal hozzon létre egy fájlhely-listát, amely emlékezteti a felhasználókat, ha bizonyos típusú fájlok mennek - és hol találhatók meg bizonyos dokumentumok. Ha a céged a legtöbbet használja, ne feledje, hogy a fájl a számítógépes rendszeren, a házon belüli szerveren, a felhőben vagy, ha papír formájában van, fizikai helyen, például iratszekrényben van elhelyezve. Tegyük fel például, hogy képeket, videofelvételeket vagy akár fotópapírokat használ a vállalkozásában.

Lehet, hogy a Fájl-helyek listájában szereplő bejegyzés:

Digitális képek / videó: számítógép (vagy szerver) - E: / fotók meghajtó - fájl a megfelelő témakönyvben
Papírfotók: szekrény 3 - Fotó - alpha téma szerint

A megosztott hálózati vagy felhőmeghajtókat a tartalom szerint kell címkézni, ahogy a szekrény fiókjait is.

Hogyan tudjuk biztosítani / megőrizni a dokumentumokat?

A dokumentumbiztonság első védelmi sora magában foglalja az üzleti helyiségek fizikai védelmét. Minden vállalkozásnak rendelkeznie kell biztonsági rendszerekkel, mint például riasztórendszerek, telepített - akár otthoni vállalkozások is.

A vállalkozásoknak más biztonsági eszközökbe, például ablakrácsokba, rácsokba, biztonsági kamerákba és / vagy járőrszolgálatokba is be kell fektetniük vagy szeretnének befektetni. Az elektronikus fájlokat megóvva megpróbálhatja a jelszavak létrehozását és a fájlok titkosítását minden alkalommal, de nem számít, hogy valaki csak elbújjon és ellopja a számítógépét és a kísérő merevlemezt.

Minden iratszekrénynek zárhatónak kell lennie, és a munkaidőt követően zárva kell maradnia (és ebédidőben zárva kell lennie, ha senki sem megbízható lesz a közelben).

Az elektronikus dokumentumok általános biztonsági eljárásai magukban foglalják a dokumentumok rendszeres biztonsági mentését és a dokumentumok biztonsági másolatainak megőrzését máshol, mint ugyanazon a merevlemezen, ahol az eredeti dokumentum található. A helyszínen kívül a legjobb, ha a természeti katasztrófákkal elhárítják üzleti adatainkat - ez még egy ok, amiért a felhő ideális üzleti célokra.

A kisvállalkozások, akik munkatársakkal vagy azonos számítógépes hálózattal rendelkeznek, korlátozhatják néhány felhasználó hozzáférését, így csak a hálózat egyes erőforrásainak használatát vagy megtekintését igénylik. Például lehet, hogy van egy hálózati vagy felhőmegosztó könyvtár, amelynek neve "Számvitel", amely csak a felügyeletre korlátozódik. Még akkor is, ha egy felhasználó hozzáférhet egy erőforráshoz, például egy alkalmazáshoz, bizonyos dokumentumok jelszóval védhetők. A dokumentumok tartalma is titkosítható, így csak azok számára érhető el, akik rendelkeznek a szükséges titkosítási kulcsmal.

Az adatvédelem másik veszélyt jelent a munkavállalói lopás. Az alkalmazottakkal foglalkozó kisvállalkozásoknak tényszerűséggel kell ellenőrizniük és megvizsgálniuk a munkavállalók háttérellenőrzéseit.

Dokumentumkezelő rendszerének megvalósítása

Miután elkészítette a dokumentumkezelési tervet a fenti kérdések megválaszolásával, készen áll arra, hogy végrehajtja azt, és ügyeljen arra, hogy minden munkatársa ismeri a vállalat dokumentumkezelési rendszerének adatait, és megfelelő eljárásokat kövessen a dokumentumok létrehozásakor, tárolásánál és visszakeresésénél.

Biztosnak kell lennie abban, hogy mindazok, akik hozzáférnek és használnak dokumentumokat a szervezetén belül, követik a dolgokat, például a dokumentumok elnevezését és tárolását megfelelően. A helyszíni ellenőrzés rendszeres időközönként annak ellenőrzése érdekében, hogy bizonyos fájlok könnyen megtalálhatók-e, és hogy megakadályozzák a hibás betiltást.

Dokumentumkezelő rendszert állíthat be egy nap alatt, de annak következetes végrehajtása a siker kulcsa. A jutalmak hatalmasak - képesek megtalálni azt, amit meg akarunk találni, ha akarod, és a nyugalmat.


Videó A Szerző: Az elektronikus per (e-per) hivatali kapu létesítés űrlapok dokumentumkezelés

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - A 8 legjobb golyóstoll vásárolható 2019-ben

✔ - A legjobb tippek a keresőmotorok rangsorolásának javításához

✔ - 15 Lépés a saját Amazon Affiliate Site-val való pénzért


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!