A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Hogyan kiszervezett CFO-k az online könyvelési szolgáltatásokat kihasználják


Az online könyvelési megoldások a felhőalapú számítástechnikai környezetet használják fel arra, hogy összegyűjtsék és korrelálják azokat az információkat, amelyeket egy vállalkozásnak szüksége van a pénzügyeinek kezelésére. Ezek a szoftverplatformok egyszerűsítik a könyvelési folyamatot, minimalizálják az adatok bevitelére fordított időt és növelik a hatékonyságot. Sok cégtulajdonos és CFO használja ki ezeket az előnyöket az intelligens megvalósítási folyamatok követésével, hogy tökéletes környezetet teremtsen a napi pénzügyek kezeléséhez.

Keresse meg a legjobb szoftvert

Az ideális online könyvelési környezet létrehozásának első lépése annak meghatározása, hogy mely szoftverplatform rendelkezik a megfelelő eszközökkel a vállalat számára. A CFO-knak meg kell ismerniük a leghasznosabb lehetőségeket, és ki kell dolgozniuk a legjobb tulajdonságokat kínáló platformok listáját. A kisvállalkozások mérete, terjedelme és igényei eltérőek, ezért fontos, hogy előzetesen konzultáljanak a vállalati vezetőkkel, hogy pontosan meghatározzák, milyen eszközökre van szükség a pénzügyi adatok állandó ingadozásainak kezeléséhez.

Ebben a szakaszban a megfontolások bőségesek, de mindent, amit a számviteli platform által kínált támogatási szolgáltatások jellemzőitől és előnyeitől kezdve kell értékelni. Sok vállalat igényel sok testreszabást, vagy szükség lehet a szoftver méretezésére, és átfogóbb jelentéskészítésre van szüksége az úton. A pontozott vonalon való aláírás előtt meg kell vizsgálni a mai és a jövőbeni számviteli igényeket.

Egyszerűsítse a bérszámfejtést

A bérszámfejtés egyre bonyolultabbá válik, mivel a kisvállalkozások bővülnek és további munkatársakat vesznek igénybe. Az időkövetési információkat át kell adni a bérszámfejtési osztálynak, hogy létrehozza a szükséges adatokat a munkavállalók pontos kompenzálásához. Az online könyvelési eszközök a nyomkövető és a bérszámfejtő szoftverbe bevitt adatokat átvehetik, és lefordíthatják azt a formátumra, amely közvetlenül a programból történő ellenőrzések elkészítéséhez használható. Ez növeli a pontosságot, és biztosítja, hogy minden alkalmazott fizessen időben, minden alkalommal anélkül, hogy a számviteli osztálynak heti heti munkaidőt kellene fizetnie.

Számos időkövető alkalmazás is magában foglalja a mobil kapcsolaton keresztül elérhető lehetőségek és előnyök széles skáláját. Vannak időkövető programok, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy időt szerezzenek a terepről, mobilalkalmazással és akár SMS-üzenetekkel is. A CFO-k több jóváhagyási folyamatot is létrehozhatnak a különböző tagok számára, elősegítve a fizetésszámlálás nyomán követett, javított adatokban és részletekben.

Értékesítési adatok kezelése

A kisvállalkozások az értékesítési adatok folyamatos beáramlásával foglalkoznak. A bejövő és kimenő számlák, a kifizetések, a megrendelések, a megrendelés teljesítése és a szállítási információk mindegyike olyan fontos pénzügyi adatokat tartalmaz, amelyek nagy részét képezik a pénzáramlás tekintetében. Ha ezeket a számokat pontosan és időben nem sikerül nyomon követni, zavart okozhat, amely elfojtja a vállalat azon képességét, hogy döntéseket hozzon a jövőbeli növekedésről.

Az online könyvelési szoftver az összes lényeges adatot kezeli, hogy a vállalat vezetői mindig világos képet kapjanak arról, hogy mennyi pénz áll rendelkezésre az adott időpontban. Az egyedi megrendelések és számlák állapotának gyors és pontos meghatározásával ezek a platformok időt takarítanak meg az értékesítési csatorna minden lépésében. Egyes szoftveres megoldások lehetőséget nyújtanak a számlák automatikus generálására és az ügyfelek részére történő elküldésére, hogy még jobban tehermentesítsék az értékesítési osztályt.

Figyelemmel kíséri a követeléseket és a követeléseket

Lehetséges, hogy egy vállalkozás nyereségesnek látszik papíron, de küzd vagy valójában nem. Ez egy gyakori probléma, amellyel a vállalatok nem hatékony könyvelési folyamatokkal szembesülnek, amelyek nem mutatják a valódi történetet a cash flow mögött. Egy online eszköz használata a követelések és a követelések állapotának nyomon követésére eltávolítja a zavart, és megmutatja, hogy hol kell fellépni a vállalat pénzügyeinek javítása érdekében.

Az e-mail emlékeztetőinek és figyelmeztető jelzéseinek felállítása felgyorsítja a követelések gyűjtési folyamatát, és emlékezteti a vállalati tulajdonosokat és vezetőket, amikor a kötelezettségek esedékesek. Ez megkönnyíti a kiegyensúlyozott fizetési ütemterv létrehozását, amely a társaságot a piros helyett tartja, nem pedig a költségvetésének lebontását.

A mobil használat ösztönzése

A távoli hozzáférés nagy részét képezi az online könyvelés hatékonyságának. A CFO-tól a mobil munkaerőig mindenki hozzáférhet a szoftverhez, és bármelyik eszközről megadhat alapvető adatokat, függetlenül az aktuális helyüktől. Amikor mindenki a cégnél eljut a felvásárlásokkal és a kiadásokkal, ahogy azok megtörténnek, nagyfokú pontosságot kell teremtenie. Az irodától távol dolgozóknak már nem kell várniuk, hogy visszatérjenek a számítógépükre a tranzakciós adatok rögzítéséhez.

Ehelyett az összes számot bevihetik a mobil eszközökön található alkalmazással, amely integrálódik a fő könyvelő szoftverrel, és az információt közvetlenül a felhőre szállítja.

Szinkronizálás a bankokkal

Túl könnyű elfelejteni, hogy írjon le egy betétet vagy visszavonást egy üzleti csekkfüzetből, és kellemetlen meglepetéshez juthat, amikor a havi nyilatkozat megérkezik. Ezt a problémát el lehet kerülni az online könyvelési szoftver létrehozásával, amely automatikusan megkapja a pénzügyi adatokat a banki tranzakciók bekövetkezésének pillanatában. A pontos dollárösszegek azonnal rögzíthetők és hozzáférhetőek a műszerfalon, ami nem csak a pontosságot javítja, hanem azt is szükségtelenné teszi, hogy minden hónapban a papíralapú nyilatkozatokon keresztül minden hónapban időt töltsön, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a könyvek egyenlege megegyezik.

Tartsa nyitva a kommunikációt

A megbízható online könyvelési megoldásnak lehetővé kell tennie, hogy a rendszergazdák különböző bejelentkezési jogosultságokat hozzanak létre, hogy a vállalat vezetői, felügyelői és alkalmazottai hozzáférhessenek és módosíthassák az információkat. A felügyeleti eszközök lehetővé teszik a CFO-k számára, hogy ellenőrizzék, hogy minden zökkenőmentesen működik-e, és válaszoljon az együttműködésen belüli kérdésekre. Ez megtartja az információáramlást a vállalat pénzügyi döntéseiben részt vevő valamennyi fél között, és megszünteti a hatékony működéshez vezető akadályokat.

Ha az üzletváltás igényei megváltoznak, a CFO és a szolgáltató mindig rendelkezésre áll, hogy segítsen a fejlesztésekben.

Használja ki a jelentéstételt

A pénzügyi adatokból származó jelentések készítése szoftver nélkül segítséget nyújt a kisvállalkozások munkatársainak, akik máshol produktívabbak lehetnek. Az adatgyűjtés és a kézi jelentések összeállítása közötti késedelem azzal a kockázattal jár, hogy az információ elavulttá válhat a jelentés elkészítésének időpontjában. Az online könyvelési platformok számos jelentősebb üzleti mutatószámra vonatkozó jelentési eszközöket tartalmaznak:

  • Tervezett értékesítés
  • Jövedelem és kiadások
  • Pénzforgalom
  • Haszon és veszteség

Mivel a rendszerbe bevitt adatok azonnal korreláltak, minden új jelentés tükrözi a vállalat pénzügyeinek legutóbbi változásait. A platformok közötti szinkronizálás az online jelentési rendszerek egyik fő előnye, de ez nem az egyetlen. Az átfogó irányítópultok összesíthetik az adatokat, javíthatják a jelentéstételt, és lehetővé teszik a CFO-k számára, hogy hozzáférjenek a vállalat kulcsfontosságú teljesítménymutatóihoz anélkül, hogy a számítógépet elindítanák. A mobilkapcsolat a számviteli alkalmazásokban mindenütt jelen van, és lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy ne csak megtekinthessék, hanem szerkesszék, manipulálják és elemezzék az összes fontos adatot bárhol és bármikor.

Integrálja az összes programot

Az online könyvelés a legelőnyösebb, ha összekapcsolódik azokkal a más alkalmazásokkal, amelyeket a vállalkozás a műveletek kezelésére használ. Az időkövetés, a bérszámfejtés, a készletgazdálkodás és az egyéb szoftverek biztonságos integrációs platform segítségével történő összehangolása egyszerűbbé teszi az adatáramlást, és biztosítja, hogy az online könyvelési programon keresztül elérhető információk mindig pontosak legyenek.

Az automatizáláshoz hasonlóan az integráció megkönnyíti a hatékonyság növelését, és jelentős mennyiségű pénzt takaríthat meg az üzleti életben, csökkentve a korábban az osztályokon szétszórt információcsomagok vadászatát. Az integráció szintén csökkenti az ismétlődő adatbeviteli feladatokat, csökkenti a hibaarányt, és lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy optimalizálják a jelentéseket a legnagyobb részletességgel.

A számviteli platformok integrációjának egyik kritikus eleme az, hogy először megértsük, mi a kívánt eredmény a rendszerek összehangolása előtt. A számviteli követelmények ismeretében a CFO-k pontosabban értékelhetik a különböző programok számos jellemzőjének és előnyének relevanciáját annak biztosítása érdekében, hogy ténylegesen megfeleljenek a vállalat igényeinek. Például a munkaköltség megkövetelése több rendszert igényel, hogy beszéljenek egymással a bérszámfejtés, az időkövetés és az általános főkönyvi rendszerek között. Ha a munka költségköltsége a jelentéstétel egyik fő eleme, akkor egy konkrét és fontos szempont, hogy az időkövető alkalmazás szinkronizálja-e az adatait a bérszámfejtési szolgáltatásokkal.

A munkahelyi környezet testreszabása

Az integrációs megoldásokat kínáló vállalatok gyakran magukban foglalják a testreszabást szolgáltatásaik részeként. A CFO-k ezt kihasználhatják egy olyan központi platform létrehozására, amely kifejezetten a vállalat igényeinek kielégítésére szolgál. Minden vállalkozás egy speciális beállítást igényel a munkafolyamat, az adatbeviteli űrlapok és a szoftveralkalmazások közötti kapcsolatok tekintetében. A platformnak elég könnyűnek kell lennie ahhoz, hogy mindenki használhassa anélkül, hogy kiterjedt képzést igényelne. Az online könyvelés zökkenőmentesen integrálható ebbe a környezetbe, így rendszeres eszközévé válik az adatáramlás kezelésében.

Ne feledje, hogy a testreszabás szükségessé teheti a képzett informatikai szolgáltatások beavatkozását a kapcsolat beállításához, hogy az adatok megfelelően szinkronizálódjanak és a jelentések pontosak legyenek. Ezt a támogatást az új számviteli megoldások és az online könyvelési szolgáltatások végrehajtásának költségeit figyelembe véve kell költségvetésbe foglalni, mivel végső soron nem csak a telepítés során, hanem a változások idején, a növekedés során és a számviteli csapat új információkra és jelentésekre lesz szükség. A vállalatok ezt számos módon közelítik meg.

A korlátozott költségvetéssel rendelkező kisvállalkozások és a számviteli vezérigazgató részleges pénzügyi vezetője előnyben részesítheti a kapcsolatot egyéni vállalkozóval, amely szükség esetén rugalmas és hívható. Hacsak az igények nem nagyok, a munkaórákkal kapcsolatos számlázás nagyobb valószínűséggel előnyös lenne a kisvállalkozások költségvetéseinek, mint a havi megtartóknak. Ezzel ellentétben a bonyolult számviteli igényekkel rendelkező nagyobb vállalkozások vagy vállalkozások előnyhöz juttathatják az informatikai cég megtartását a folyamatos igények kiszolgálásához. Korlátozott helyzetekben néhány vállalkozás a legmegfelelőbb, ha belső informatikai támogatója van a személyzeten.

Ez általában a legmegfelelőbb azoknak a vállalkozásoknak, amelyek már rendelkeznek informatikai személyzettel olyan személyzeten, akik további rendszerfelelősséget vállalhatnak.

Azáltal, hogy a CFO-k, a vállalkozások tulajdonosai és a munkavállalók közös környezetet biztosítanak a pénzügyek nyomon követésére és kezelésére, az online könyvelés számos pontossági és kommunikációs problémával foglalkozik, ami káros hibákat okozhat. A helyes végrehajtás olyan platformot hoz létre, amely átalakítja a vállalkozások pénzügyeinek kezelését és ideális környezetet biztosít a termelékenység és a növekedés számára.


Videó A Szerző:

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - A házastárssal való üzletvitel adózási hatásai

✔ - Legjobb férfi öltönyök 2019-re

✔ - Megfelelés, biztonság, elszámoltathatóság (CSA)


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!