A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Jelentkezési tippek az embereknek, akik utálják a bejelentést

5 módja a bejelentés idejének csökkentésére


Van valami a bejelentésről, ami a szemem mázolását teszi lehetővé -, és bármilyen időre történő bejelentés veszélybe kerül, hogy kómába kerüljek.

De sajnos, utálom, vagy nem, amikor egy kisvállalkozást futtatsz, a bejelentést meg kell tenni, vagy hamarosan megtalálod az asztalodat, amely az összes papír súlya alatt összeomlik. Mi a leggyorsabb a bejelentés?

Két probléma lehet a problémára. Megpróbálhatod a lehető legrövidebb időn belül elkészíteni az idejét (egy olyan eljárást, amelyet már majdnem tökéletesítettem egy irodai munka során), vagy hogy a lehető legszórakoztatóbbá tegyük az időt (amit mindig megpróbálok elérni). Nézzük meg azokat a tippeket, amelyekkel csökkentheti azt az időt, amellyel ténylegesen a bejelentést először töltötte.

Szükség esetén rázza ki és újrahasznosítsa

Az első kérdés, hogy milyen papírdarabot nézel fel, várva, hogy be kell állnia, az: „Meg kell-e benyújtani ezt a dokumentumot?”

A levélben megjelenő dokumentumok sokasága közvetlenül az aprítóhoz vezethet. Mi a lényege a hirdetések vagy más cégektől származó tájékoztató levelek elküldésének? Amikor levelekkel foglalkozik, olvassa el egyszer egy levelet, eldöntheti, hogy egy év múlva szüksége lesz rá, és adjon meg vagy vágja össze.

Jó esély van arra is, hogy sok olyan dokumentumot is eljuttatsz, amelyeket nem kell bejelentenie - és nem is kell nyomtatnia. A számlák vagy levelek papíralapú másolata nem szükséges, például, ha az elektronikus fájljait megszervezik, és a megfelelő biztonsági mentési eljárásokat követik.

Tehát amikor a bejelentés halomával foglalkozol, szétdarabolod a „papírt, amit nem tudsz élni”.

Használjon olyan iratrendszert, amely megkönnyíti a többi irodai munkát, nem nehezebb.

A legtöbb dokumentum, amit be kell nyújtani, az üzleti folyamathoz kapcsolódik - és ezeket a dokumentumokat be kell jegyezni a számviteli rendszerbe, mielőtt bármi más történik velük. Tehát ahelyett, hogy a nyomtatót festékkazettára venné, és a „P” alatt a fő fájlrendszerembe tenné, azt az „első” fájlrendszeremben, egy hónapra és évre címkézett mappák sorozatával adom meg.

Például, ha 2017 szeptemberében vásároltam meg a festékkazettát, ez az a fájl, amelybe beletartozik, valamint az összes többi számla, bevétel és egyéb üzleti dokumentum, amely az adott hónapban történt. Ezután egy egyszerű dolog, hogy a hónap végén dolgozzunk át a mappán, és tegyük meg a szükséges könyvelési bejegyzéseket (vagy ha nem csinálod magad, a havi mappát átadni a könyvelőnek vagy könyvelőnek).

Ne feledje, hogy egy szolgáltatási üzletet működtetünk, nem pedig kiskereskedelmi üzletet, így havonta egyszer leülünk és dolgozunk a számlákon. Ha a fiókjait gyakrabban kell frissíteni, módosítania kell a havi mappa-ötletet.

Gondoljon mielőtt fájlba kerülne

Mi történik, miután a havi mappákat használtam a számvitelhez? A dokumentumokat át kell helyezni a „fő” nyilvántartási rendszerbe. De ahelyett, hogy minden dokumentumot külön-külön, a címétől függően, a csoport szerint logikusan állítanék be, a bejelentési eljárás sokkal gyorsabb.

Nézzük meg a nyomtató festékkazetta példáját. Ahelyett, hogy ezt a nyugtázást a nyomtató festékkazetta „P” -je alá tenné, ezt az Office-kellékanyagok - átvételi elismervények, ugyanazon a helyen, ahol dokumentumokat, például egy utólagos jegyzetek gyűjteményének nyugtázását vagy a nyomtatási nyugtát beírnám papír. Ez nemcsak gyorsabbá teszi a bejelentést, hanem sokkal könnyebbé teszi a dokumentumok megtalálását.

Használjon teljes szavakat és kifejezéseket a fájlmappák címkéin, nem csak betűkkel

Nincs olyan szabály, amely azt mondja, hogy az iratkezelő rendszer felosztása során csak egyetlen betűre korlátozódik. És ha igen, akkor feleslegesen lassúvá és bonyolultabbá teszi a bejelentést. Testreszabja a nyilvántartási rendszerét, hogy előnyhöz jusson egy csoport által benyújtott bejelentés, és keresse meg a megfelelő helyet a dokumentum gyorsabb elhelyezéséhez.

Például a „C” címkével ellátott rendszernek csak egy szakasza helyett van egy „Kliensfájlok” címkével ellátott részem is. A „Client Files” fájlokat ábécé sorrendben rendezik. Az iratrendszer testreszabásának szépsége így az, hogy mindig tovább osztható és szervezhető, ha szükséges. Tehát egy nagyobb ügyfélnek lehetne egy fájlrendszer-elosztója, amelyet a nevével az „Ügyfélfájlok” részben jelöltek meg, hogy megkönnyítsék a vele kapcsolatos dokumentumok megtalálását.

Ebben a példában a fájlrendszeren lévő címkék „B”, „C”, „Client Files”, „D”… olvasni fogják. Nézze meg, mennyire könnyebb a bejelentés?

Egy másik bejelentési tipp a bejelentés felgyorsításához: Ne felejtsük el az ábécét is testreszabni. Ahelyett, hogy csak „M” szekcióval rendelkezne, jelölje meg az egyik „Mc” -et is.

Tartsa szorosan és kényelmesen az „első” fájlrendszert

A másik nagyszerű dolog, mint a fent leírt kétlépcsős nyilvántartási rendszer használata, hogy sokkal könnyebb lesz a nyilvántartási rendszer első szakaszát (a havi mappákat) fizikailag közel a munkaterületéhez. Sokkal jobban hajlandók a papírokat azonnal kinyomtatni, ahelyett, hogy hagynák fel, ha szoros, szervezett helyük van ahhoz, hogy azokat feltöltse.

Tehát tedd az utolsó, az aktuális és a következő hónap havi mappáit egy tálcába, vagy használj egy concertina fájlt, és helyezd el a munkaterületen belül a kar hosszában. Az iratkezelő rendszer nagy része (a „fő” iratrendező rendszer, ahogy azt fent említettük, a szobán vagy akár egy másik szobában is teljes egészében lehet, de az idő megtakarítása érdekében nem kell eljutnod végezze el az első szakaszban történő bejelentést.

Hogyan készítsd el a bejelentést?

Az eddigi tanácsadási tippek segítenek csökkenteni a bejelentés idejét és megakadályozni az agy fagyasztását. De mi van azzal, hogy az időd sokkal szórakoztatóbb?

Valójában az egyetlen olyan stratégia, amellyel itt jöttem fel, az a végső megvesztegetés, amely egy cookie-val jutalmazza magam, ha egy bizonyos ideig állítok be. Ez akkor fog működni, de sok font elhelyezéséhez vezethet, ha van egy csomó bejelentésed.

Vagy inkább művészi szemléletet vehet igénybe, a fájlmappák különböző színeinek használatával és szokatlan betűtípusok vagy kalligráfia használatával a címkékhez. Akár szórakoztatóbbá teszi a bejelentést, mindenképpen vonzóbbá teszi azt.

És ki tudja? Talán csak az a tény, hogy a bejelentés annyira gyorsabb, hogy így szervezett, sokkal szórakoztatóbb lesz.


Videó A Szerző:

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - Egyedülálló üzleti ötletek: Wacky Ways for Make Money

✔ - A legjobb üzleti tippek a kisvállalkozások elindításához

✔ - Mi a rezsi - az általános költségek csökkentése


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!