A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Eseményregisztrációs útmutató: a sikerhez szükséges megoldások


A technológia fejlődésének jelentős hatása volt az események tervezésére és különösen az események nyilvántartására. Hosszú távúak a papír meghívások napjai, amelyek egy bélyegzővel ellátott borítékba érkeznek. Az online regisztráció egyre gyakrabban fordul elő minden típusú eseménynél, az üzleti szemináriumoktól és az éves konferenciáktól a mérföldkő születésnapi rendezvényekig és a vállalati ünnepi funkciókig. Bár ez az online folyamat egyszerűnek tűnik, mégis munka szükséges.

Szerencsére az eseménytervezők számára számos eszköz áll rendelkezésre az események regisztrálásához. A választások olyan egyszerű platformokat tartalmaznak, amelyek az eseményregisztráció alapjait és a fejlettebb, többfunkciós alkalmazásokat kínáló platformokat kezelik. Néhány esemény regisztrálási program feldolgozza az eseményeket. Egyesek automatikus visszatérítést is biztosítanak, ha a regisztráció törlődik. Más csomagok létrehozzák a regisztráló neveket. Az eseményregisztrációs eszközök lehetővé teszik az integrációt egy konferencia- vagy vállalati weboldallal, valamint csatlakozhatnak a közösségi médiaplatformokhoz.

Sajnos annyi opcióval, hogy az esemény regisztrálási eszköz kiválasztása az Ön vállalkozásának számára rendkívül nagy. Itt egy egyszerű követhető útmutató az esemény-nyilvántartási eszközök kiválasztásához, amelyek a legjobban szolgálják az eseménytervezési üzletet.

Eseményregisztrációs szoftver kiválasztása: Hol kezdődik?

Az eseményregisztrációs eszközök kiválasztásakor a legjobb, ha az igényeinek és igényeinek meghatározásával kezdjük. Gondolja át a regisztrációs prioritásait és az eseménytervezési üzletágát. Kérdezd meg magadtól ezeket a kérdéseket:

  • Az Ön igényei egyszerűek, és csak a regisztrációk és a kifizetések feldolgozását igénylik?
  • Többszörös üléseket kínál a fő eseményen, amelyek további regisztrációt igényelnek?
  • Szüksége van a szállodai foglalások vagy utazási lehetőségek kezelésére?
  • Ön támogatja a konferencia honlapját?
  • A névcímkéket, az audiovizuális követelmények összehangolását vagy a különleges kihúzó ülések fogadását nyújtja?
  • Egyidejűleg több eseményt is kezel?
  • Az eseménye egy éves esemény vagy egyszeri esemény?

Az ezekre a kérdésekre adott válaszok segítenek megtalálni az igényeinek leginkább megfelelő eseményregisztrációs szoftvert.

Eszközök

A rendezvény-nyilvántartó szoftverek ilyen sok lehetőségével könnyen felkapaszkodhat a ragyogó funkciókhoz és a legújabb eszközökhöz, függetlenül attól, hogy a rendezvényen dolgozik-e, vagy ha egyáltalán kihasználják őket. Ne csalogasson a legújabb és a legnagyobb. Ehelyett készítsen egy listát azokról a funkciókról, amelyeket jelenleg az esemény-nyilvántartási folyamatban használ, és adjon hozzá azokat, amelyeket a folyamat racionalizálásához szeretne. Néhány elérhető szolgáltatás a következőket tartalmazza:

  • Esemény online regisztráció
  • Esemény helyszíni regisztráció
  • A résztvevők csoportos regisztrációja
  • Résztvevő önálló bejelentkezés
  • Eseményfizetési feldolgozás
  • A résztvevők kezelése és jelentések
  • A résztvevő jelvény létrehozása és kezelése
  • Regisztráció egyéni ülésekre
  • Űrlapok fejlesztése
  • Hotel Szobaszerviz
  • Marketing menedzsment
  • Közösségi média
  • Felmérések és esemény-visszajelzések

Ár

Számos eseményregisztrációs eszköz a normál funkciókat elfogadható áron kínálja, amelyek jól illeszkednek az egyszerű események kezeléséhez. Ezek a programok tartalmazzák azokat az alapvető regisztrációs űrlapokat, amelyek kapcsolódhatnak a webhelyéhez. A hitelkártya-fizetések nyilvántartásba vételéhez és feldolgozásához regisztrációs információkat, köztük hitelkártya-információkat is gyűjthetnek. A résztvevők regisztrációs listái is összeállíthatók vagy exportálhatók. A tervezett események típusától és az események gyakoriságától függően ezek az egyszerű eszközök jó illeszkedést jelenthetnek, mivel pontosan azt, amire szüksége van anélkül, hogy mindenfajta extra funkcióval megakadályoznák őket.

Extra képességek

Ha a rendezvénytervezési munkái nagy konferenciákat terveznek, akkor az események regisztrációs eszközei, amelyek további funkciókat kínálnak az alapokon túl, lehetnek csak szükséged. A megoldások közé tartoznak azok, amelyek feldolgozzák az eseményregisztrációt, és kombinálják ezt a funkciót azzal a képességgel, hogy nyomon követhesse és jelentse a nagyobb, bonyolultabb esemény különböző részleteit. Ha az esemény résztvevői regisztrálnak a konferenciára, és egy adott munkamenetben jelentkeznek be bizonyos műhelyekbe, akkor vannak eszközök a funkció engedélyezésére.

Bizonyos szoftverek lehetővé teszik több résztvevő feldolgozását egy szervezetből egy fizetési forrással, valamint különböző csoportos kedvezmények vagy korai regisztrációs díjak alapján kialakított árképzési struktúrákat. Ha személyre szabott jelentéseket szeretne, akkor keressen egy eseményregisztrációs csomagot, amely automatikusan generálja a jelentéseket az egyes műhelyek vagy más kiválasztott paraméterek alapján jelenléti listák összeállításával. A konferenciák általában nyomtatott névtáblákat igényelnek, így azt a „must have” listára kell felvenni, hogy ezek automatikusan létrehozhatók legyenek az eseményregisztrációs folyamat részeként, és keresse meg, hogy a testreszabás tükrözi-e, hogy a résztvevő regisztrált-e az egész konferencia, a hét része vagy csak egy adott nap.

Integráció

Azok a rendezvényszervezők, amelyek számos eseményt folytatnak, a regisztrációs adatok meglévő adatbázisába történő integrálása kritikus funkció lehet a szervezet számára. Fontolja meg a regisztrálók adatbázishoz való hozzáadásának jelenlegi módszereit és azonosítsa a fejlesztés területén. Fontos, hogy különböző módon gondolkodjunk, hogy ez az információ integrálható legyen a meglévő információkkal, például az önkéntes vagy adományozott személyekkel. A legtöbb eseményregisztrációs alkalmazás képes az adatok kézi exportálására.

Ez a módszer azonban időigényes, mivel az adatoknak az adatbázisba való újbóli behozatalához szükséges. Fedezze fel azokat a csomagokat, amelyek nemcsak az események regisztrációs igényeit kielégítik, hanem támogatják az összetevői menedzsment igényeit is.

Teszteljen a vásárlás előtt

Miután megszűnt az eseményregisztrációs szoftver kiválasztása, határozza meg, hogy ingyenes próbaidőszakot kínál-e. Ez lehetőséget ad arra, hogy ne csak tesztelje a funkciókat, hanem megnézze, hogy rendelkezik-e a szükséges funkciókkal, és ha megfelelő-e az eseményhez. Lehetőség van arra is, hogy a kérdések megválaszolásakor tapasztalja meg az ügyfélszolgálat szintjét, vagy hogy megoldja a problémát.


Videó A Szerző:

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - Hogyan indítsunk el egy eseménytervezési vállalkozást

✔ - Az élelmiszer-tehergépkocsihoz szükséges kereskedelmi berendezések

✔ - 7 A gipszkarton típusai: alkalmazások és felhasználások


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!