A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Eseménykezelés és tervezés

Mit kell tudni, hogy elkerülje a kliens zavart


Az eseménytervezési ipar számos munkaköri és munkaköri leírást tartalmaz. Eseménytervező. Találkozó tervező. Esemény szervező. Konventtervező. Eseményszervező. A lista végtelennek tűnik. Ahogy az iparág növekszik, a munkafunkciók listája is. Míg a munkahely-növekedés mindig jó dolog, a rendezvénytervezési munkakörök és az eseménykezelési munkák címei zavaróak lehetnek az iparágban kezdődő feladatokkal. Ugyanilyen frusztráló a tapasztalt szakemberek számára, akik olyan ügyfelekkel szembesülnek, akik félreértik a kínált szolgáltatásokat.

Az „Eseménygazdálkodás” és az „Eseménytervezés” gyakran egymás mellé kerül, bár két nagyon különböző dolog. Egyszerűen a tervezés és a kezelés nem azonos. Miközben e két funkció készségei egymást átfedik, két különálló funkció. Problémát okoz azok számára, akik olyan ügyfelekkel foglalkoznak, akik tévesen úgy gondolják, hogy szükségük van egy rendezvénykezelőre, ha szükségük van egy eseménytervezőre. És azoknak az ügyfeleknek, akik azt a benyomást keltik, hogy minden rendezvényszervező kezeli az eseménytervezést is.

Tehát tisztázzuk a zavart, mert fontos, hogy Ön és ügyfelei ugyanazt a megértést kapják.

Esemény tervezés

Kezdjük az eseménytervezéssel. A legfontosabb operatív szó itt van tervezés. Minden esemény - a menyasszonyi zuhanyzóktól a mérföldkő születésnapig a nagyvállalati összejövetelekig - valamilyen tervvel kezdődik. Az eseményekkel kapcsolatos ötletek, témák, kívánatos időpontok és költségvetési iránymutatások az ügyfelekkel folytatott kezdeti megbeszélések az eseménytervezési folyamat részét képezik.

Az eseménytervezés az elején kezdődik, a koncepció kezdetétől kezdve, és egészen addig folytatódik, amíg a tényleges esemény meg nem történik. És őszintén, néhány hétig a rendezvények tervezői az események megtervezése után részletezzék a részleteket és kezelik a nyomon követési elemeket. Az eseménytervezés szorosan együttműködik az ügyféllel egy olyan esemény megtervezéséhez, amely tükrözi az ügyfél összegyűjtésének jövőképét és megfelel az esemény céljának. Azok az ügyfelek, akik egy rendezvénytervezőt bérelnek, felvesznek valakit, hogy megtervezzék az esemény minden aspektusát, beleértve a kapcsolódó részleteket és akcióelemeket, és hogy lássák ezt az eseményt a befejezéséig.

Az eseménytervezés feladatai közé tartozhat, de nem kizárólag:

  • az esemény általános témájának kiválasztása
  • költségvetés kialakítása
  • helyszín kiválasztása
  • tárgyalások a szállodai szerződésekről
  • külső gyártók bérbeadása
  • a menü megtervezése
  • étkeztetés
  • vendégszórók vagy szórakoztatás megszervezése
  • a szállítás koordinálása
  • a színséma kiválasztása
  • meghívások fejlesztése

Az eseménytervezés minden, ami egy esemény összeállításához vezet. Ez a funkció az eseménykezelés nagyobb esernyőjébe tartozik.

Eseménykezelés

Minden típusú esemény számos részből áll, amelyek összeilleszkednek, mint egy puzzle darabjai. Mindezek a darabok végül összeállnak egy esemény létrehozásához. A sikeres események mindegyik kapcsolódó darabot a megfelelő időben, a megfelelő helyen, zökkenőmentesen és hatékonyan, a tervnek megfelelően összejönnek. Ezt a folyamatot eseménykezelésnek nevezzük. Egyszerűen fogalmazva, maga az esemény projektmenedzsmentje.

Az eseménykezelés magában foglalja az esemény különböző összetevőinek létrehozását, összehangolását és kezelését, valamint az egyes szempontokért felelős személyek csapatait. Az eseménykezelés egyes aspektusai közé tartozhatnak többek között:

  • egy esemény helyének fenntartása
  • koordinálja a külső gyártókat
  • parkolási terv kidolgozása
  • vészhelyzeti tervek tervezése
  • az egészségügyi és biztonsági előírások betartásának biztosítása
  • az egyes funkciókért felelős személyzet
  • egy esemény végrehajtásának felügyelete
  • az esemény nyomon követése
  • eseményhelyzetek megoldása a helyszínen

Eseményvezetők és eseménytervezők együtt dolgoznak

E két funkció meghatározása kihívást jelent, mert nemcsak szorosan kapcsolódnak egymáshoz, hanem a felelősségek gyakran átfedik egymást. Az egyéni rendezvényszervezők az eseménykezelési szolgáltatásokat is kínálhatják, és az eseménykezelők is kínálhatnak eseménytervezést. Minden attól függ, hogy az egyéni tervező vagy vállalati eseménykezelő csapat, a helyszín, és maga az esemény.

Fontos megérteni a kettő közötti különbségeket, és meghatározni, hogy mely szolgáltatásokat nyújtja. Például; Ha nagyszabású rendezvényre kínál rendezvénytervezési szolgáltatásokat, akkor egy olyan rendezvényszervezővel fog dolgozni, aki koordinálja a szolgáltatásait a vendéglátó-gazdálkodó, az audiovizuális csapat stb. Szolgáltatásaival. Határozza meg szerepét és szolgáltatásait, és egyértelműen kommunikáljon ezek a leendő ügyfelek számára, hogy elkerüljék a zavarokat a tervezési folyamat során.


Videó A Szerző: A grafikai tervezés 4 alapelve

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - Tudja meg, hogy a Nonprofit Board tagjai fizethetők-e a személyzetnek

✔ - 5 Módja az egyszeri adományozók bekapcsolásának rajongó rajongóknak

✔ - Kiskereskedelmi menedzsment gyakornok munkaköri leírása


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!