A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Professzionális Out of Office hangüzenet létrehozása


Úgy döntött, hogy nyaralni szeretne, hogy utolérje a minőségi időt a családdal és a barátokkal. Ez azt jelenti, hogy a hangüzeneteket és az e-maileket módosítani kell, hogy az tükrözze az irodán kívüli állapotot. Fontos, hogy professzionális hangüzenetet és az Out of Office e-mail automatikus válaszát hozzák létre annak érdekében, hogy figyelmeztesse az ügyfeleket és kollégáinkat, hogy szünetet vállalunk az üzletből.

Ennél is fontosabb, hogy tájékoztatást kell adni arról, hogyan lehet kapcsolatba lépni valakivel az üzletben. Nagyon frusztráló lenne, ha az ügyfél elfordulna, és nem tudja, hogyan kell kapcsolatba lépni veled. Nem számít, hogy pozíciója értékesítés, szolgáltatás vagy akár termékfejlesztés. Minden ügyfélhívás fontos és professzionális módon kell részt venni.

E-mail tartalma

Az e-mailben kommunikálni próbáló ügyfeleket és kollégákat figyelmeztető e-mailek tartalmának összhangban kell lennie a hangüzenet tartalmával, amely üdvözli a hívókat. Ha az Outlook 2010 programot használja, és Microsoft Exchange kiszolgálón keresztül csatlakozik, először kattintson a Fájl fülre, majd kattintson az Automatikus válaszok ikonra.

Ezzel megkezdődik egy ideiglenes e-mail létrehozásának folyamata, amely elküldhető minden olyannak, aki e-mailt küldött az irodán kívül. Az automatikus válasz elküldésre kerül, mert engedélyezte ezt az ideiglenes üzenetet.

Ha nem csatlakozik Microsoft Exchange kiszolgálón keresztül, a folyamat kissé eltérő, mivel az ilyen típusú e-mail fiókoknál nincs „Automatikus válasz” ikon. Akárhogy is, az e-mail létrehozására vonatkozó utasítások lépésenkénti listája megtekinthető a Microsoft Office webhelyén.

A következő lépés az e-mailek tartalmának létrehozása, amely elküldhető mindazoknak, akik e-maileket küldenek az irodától távol. Az e-mailben közölni kell, hogy mennyi ideig leszel az irodában, hogyan lehet elérni a távolléted idején (ha szükséges), és ki a cégedben, akivel kapcsolatba léphetsz helyetted, ha nem akarod elérni az idejétől távol hivatal.

Példák

Szia,
Köszönöm az emailt. Jelenleg az irodán kívül vagyok, és december 1-én, hétfőn térek vissza. Korábban korlátozott hozzáférést kapok az e-mailekhez, így a válaszom kissé elhúzódhat. Ha azonnali segítségre van szüksége, kérjük, küldjön egy e-mailt asszisztensemnek, Barbara Colsonnak. E-mail címe: [email protected]
Kellemes Ünnepeket!
Shahira

A Microsoft sablonokat és egyéb példákat kínál felderíteni. Emellett ne felejtse el kikapcsolni ezt az ideiglenes üzenetet, amikor visszatér az irodába, különben bárki, aki e-mailt küld az irodába, továbbra is megkapja ezt az üzenetet.

Most, hogy létrehozta a kimenő e-mailt, egy hasonló, következetes kimenő hangüzenet létrehozása, amely üdvözli az összes hívóját, egyszerű. Használja ugyanazokat a szavakat az e-mailben, hivatkozást, akivel kapcsolatba kell lépnie távollétében és állapotában, amikor visszajön. A hangüzenethez e-mail cím helyett szükséges megadni a személy telefonszámát.

Szia,
Elérted Shahira Raineri íróasztalát. Kérjük, hallgassa meg ezt az egész üzenetet. Január 5-én, hétfőig leszek az irodában. Ha azonnali segítségre van szüksége, kérjük, hívja asszisztensemet, Barb Colsont. A telefonszám 212-555-xxxx.
Alig várom, hogy beszéljek veled, amikor visszatérek. Kösz.


Videó A Szerző:

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - Melyik az első, a beépítési vagy a munkáltatói azonosító?

✔ - W-9 adóforma: Mit kell figyelembe venni a bejelentkezés előtt

✔ - Ezek a világ legjobb megújuló energiával foglalkozó vállalatai


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!