A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Hozzon létre egy professzionális automatizált figyelő parancsfájlt

Az automatizált megfigyelők üzleti etikettje


Az Ön számítógépes automatizált kísérő üdvözlése az üzleti telefonrendszerén az első dolog, amit az ügyfelek és az üzleti partnerek meghallanak, amikor felhívják a vállalatot. Az első alkalommal hívóknak csak egy esélye van arra, hogy jó első benyomást tegyen, és ez lesz az Ön automatizált kísérője. Azok számára, akik gyakran hívják a céget, az automatizált kísérő folyamatot a lehető leghatékonyabbá teszik, hogy ne pazarolják az időt, amikor minden híváskor meghallgatják a teljes automatizált kísérő parancsfájlt.

A telefonrendszer automatizált kísérő funkciójának programozásának és rögzítésének leggyorsabb és legegyszerűbb módja egy szkript írása szövegszerkesztő programban. Válasszon ki egy személyt, aki rögzíti a szkriptet, aki barátságos hanggal rendelkezik, dadogás vagy habozás nélkül beszélhet, és minden szót és nevet egyértelműen kimondhat és kihirdethet.

Automatikus résztvevő üdvözlés

A szkript első része az üdvözlés lesz. Ez a lehetőség, hogy bemutassa a cégét a hívóinak, és szóbeli üdvözlettel fogadja őket a cége számára.

Automatikus résztvevői üdvözlőkártya

  • Kezdje elismerésüket hívásukért vagy üzletükért.
  • Tartsuk rövidre az üdvözlést, így a hívók visszajuttatása nem késlelteti a hívásokat.
  • Használja a tagline-t, a cég szlogenjét és a webhely nevét, vagy mindkettőt, ha van.

Automatikus résztvevői üdvözlőkártyák

  • Ne használjon két vagy három mondatot a hívóink üdvözlésére.
  • Ne reklámozza webhelyét, ha nem rendelkezik semmilyen értékkel az ügyfeleinek.
  • Ne töltsön fel szlogenet, vagy ne írja be az üdvözletet.

Automatikus résztvevői beállítások

Az automatizált kísérő legfontosabb része bemutatja azokat az opciókat, amelyeket a hívó félnek ki kell választania ahhoz, hogy eljusson ahhoz a személyhez, akivel beszélnie kell. Kétféle hívó létezik: (1) olyan személyek, akik ismeretlenek a vállalatával, és iránymutatásra és (2) hívókra van szükségük, akik pontosan tudják, hogy ki kell beszélniük és tudniuk kell a kiterjesztésüket.

Automatikus távollét opciók

  • Használja az általánosan elfogadott beállításokat. Például: "Nyomja meg a nulla gombot a recepcióshoz", nyomja meg a font gombot, hogy visszatérjen az előző menübe.
  • A lehető leghamarabb mondd el a hívóinknak, ha már tudják, hogy megismerik a párt kiterjesztését.
  • Hagyja, hogy a hívóink ismerjék fel először, ha a menübeállítások nemrég megváltoztak. Három hét elteltével távolítsa el ezt az értesítést.
  • Tedd először a leggyakrabban hívott opciókat.
  • Adja meg az opció leírását, mielőtt megadja az opció számát. Például: "Ügyfélszolgálat esetén nyomja meg az" 5 "gombot."

  • Ellenőrizze a rendszer dokumentációját a fenntartott menüpontok számáról. (pl. minden kiterjesztés a "8" számmal kezdődik, ezért "8" nem használható menüpontként).

Automatikus résztvevők beállításai nem fogadhatók el

  • Ne mondd el a "Kérlek" -et, mielőtt bemutatnád minden opciót (pl. "Kérem, nyomd meg az 1-t… Kérem, nyomd meg a 2-t… Kérem, nyomd meg a 3... -t..."
  • Egyszerre ne mutasson több mint hat opciót. Ha több mint hat lehetősége van, hozzon létre egy többszintű menüstruktúrát. Például: "Értékesítési és szolgáltatási lehetőségek esetén nyomja meg az 5."
  • Ne feltételezzük, hogy mindenkinek van egy telefonja. Ha az üdvözlés végétől számított három másodpercen belül nem választott ki egy menüpontot, csatlakoztassa a hívót a recepcióshoz.

Automatizált követőszkriptek minta

  • Köszönjük, hogy felhívta a The Operations Tech Company-t, ahol a "Technológia és az üzlet összeáll." Ha ismeri a párt kiterjesztését, bármikor tárcsázhatja. Ellenkező esetben válasszon az alábbi lehetőségek közül. Ügyfélszolgálat esetén nyomja meg az „1” gombot. Műszaki támogatás esetén nyomja meg a 2-es gombot. Rendszeres munkaidőben, nyomja meg a „3” gombot. A könyveléshez nyomja meg a „4” gombot. A beszerzéshez nyomja meg az 5-ös gombot. Az Ön közelében lévő hely megtalálásához nyomja meg a „6” gombot. Ellenkező esetben nyomja meg a „0” gombot a recepciósnál, vagy maradjon a vonalon, és valaki segítséget nyújt Önnek.

  • Üdvözöljük az Operations Tech Company-nál. A fiók állapotának ellenőrzéséhez látogasson el hozzánk az interneten. Ha ismeri a személy kiterjesztését, bármikor tárcsázhatja. A cégkönyvtárban nyomja meg az '1' gombot. Ha ismeri a személy kiterjesztését, bármikor tárcsázhatja. A cégkönyvtárban nyomja meg az '1' gombot. Műszaki támogatás esetén nyomja meg a 2-es gombot. Ügyfélszolgálatnál nyomja meg a „3” gombot. Értékesítés és marketing esetében nyomja meg a „4” gombot. Ha szeretne beszélni a recepcióval, nyomja meg a „0” gombot, vagy maradjon a vonalon, és barátságos személyzetünk egyike segít. Köszönjük, hogy felhívta a The Operations Tech Company-t, ahol a "Technológia és az üzlet összeáll."

Utáni órák, hétvégi és ünnepi kikapcsolás Automatikus résztvevő üdvözlés

Ha a vállalkozás egy bizonyos idő elteltével vagy a hétvégén zárul le, és senki sem válaszol, vagy nem segít a hívóinak, hozzon létre egy utáni órát követő automatizált kísérő üdvözletet. Mondd el a hívóinknak, hogy bezárják az üzletet, és kérjék őket, hogy hívjanak vissza a végén. Tartsa be a szokásos üzemidejét is.

Automatizált követőórák utáni / hétvégi parancsfájl minta:

  • Köszönjük, hogy hívta az Operations Tech Company-t. Jelenleg zárva vagyunk. Hétfőtől péntekig 9 órától 10 óráig, szombaton 10 órától délig tartunk, a központi standard idő. Ha ismeri a párt kiterjesztését, bármikor tárcsázhatja. Ellenkező esetben hívja vissza a szokásos munkaidőben, hogy segítsünk Önnek. Köszönjük, hogy felhívta a The Operations Tech Company-t, ahol a "Technológia és az üzlet összeáll." Viszontlátásra.
  • Köszönjük, hogy hívta az Operations Tech Company-t. Jelenleg zárva vagyunk. Ha ez vészhelyzet, hívja fel az üzenetrögzítőnket: 585-555-1234. Ha ismeri a párt kiterjesztését, bármikor tárcsázhatja. Ha fiókod van velünk, akkor ellenőrizheti állapotát a nap 24 órájában a hét minden napján a operationstech.about.com címen. A szokásos üzleti idő 9 és 17 óra között, hétfőtől péntekig és szombaton 10 órától délig, a központi standard idő. Ellenkező esetben hívja vissza a szokásos munkaidőben, hogy segítsünk Önnek. Köszönjük, hogy felhívta a The Operations Tech Company-t, ahol a "Technológia és az üzlet összeáll." Az üzenet megismétléséhez nyomja meg a font gombot. {3 másodperc szünet} Viszlát.

Szezonális automatizált látogatói üdvözletek

A cég szezonális akcióinak népszerűsítése vagy egy különleges szezonális üdvözlés meghosszabbítása az összes hívó számára, előfordulhat, hogy korlátozott ideig előzetesen meghívja az automatizált kísérő üdvözletét. Használja ezt takarékosan és csak akkor, ha tükrözi a vállalat szellemét. Például egy szezonális üdülési üdvözlet, amely az új évet kívánja, hogy a hívóink örömét és jólétét biztosítsák, aligha lenne alkalmas egy gyűjteményügynökség számára.

  • Elérte az Operations Tech Company-t. A "családunk" és a "családod" között örömteli nyaralási szezont és sikeres új évet kívánunk. Ha ismeri a párt kiterjesztését, akkor…
  • Köszönjük, hogy hívta az Operations Tech Company-t. Kérdezze meg ügyfélszolgálati munkatársunkat a július 4-i kedvezményeinkről az összes helyettesítő szolgáltatásra vonatkozóan. Ha ismeri a párt kiterjesztését, akkor…

Próbázás és tesztelés

Mielőtt rögzítené az automatizált kísérőszkriptet, olvassa el az Ön által kiválasztott személyt, hogy többször próbáljon meg előtte. Használja ezt a kiejtés és az értesítés finomhangolására. Az új üdvözlés rögzítése után azonnal hívja fel a telefonrendszerét, hogy ellenőrizze a felvételt a hibákért, és győződjön meg róla, hogy az összes opció bejelentett módon működik.


Videó A Szerző:

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - Legjobb üzleti fenntarthatósági trendek 2017-re

✔ - Likviditási és likviditási arányok az üzleti betekintésekhez

✔ - Piackutatási problémák, alternatívák és kérdések


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!