A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Vállalati tanács ülés jegyzőkönyvei


Minden állam előírja a vállalatok számára, hogy az ülések jegyzőkönyveit vegyék fel és terjesszék, és minden állam megköveteli, hogy az igazgatótanács ülést tartson. De nincsenek konkrét szabályok arról, hogy mit kell felvenni a testületi ülés jegyzőkönyvébe és hogyan kell ezeket a perceket bevenni. Természetesen vannak hibák, amelyekkel perceket vehetsz fel, ami megnehezítheti a vállalati testület életét.

A vállalati tanács ülésének jegyzőkönyvének megtartása

Ténylegesen több oka van a vállalati találkozók percek felvételének és rögzítésének. Az értekezletek jegyzőkönyvének első és legfontosabb oka, hogy nyilvántartást kapjon arról, hogy mit döntött. A vállalati testületi jegyzőkönyv második oka a bizalmi és felelősségi cél.

Az igazgatósági tagok bizalmi helyzetben vannak. A vállalati részvényesek által befektetett pénzről döntéseket hoznak, és képesnek kell lenniük arra, hogy bizonyítsák, hogy bölcsen jártak el, a vállalat legjobb érdeke és az összeférhetetlenség nélkül. A testületi ülés jegyzőkönyvei segítik az igazgatótanácsnak bizonyítani, hogy jóhiszeműen cselekedtek, és elkerülik a személyes felelősséget a cselekedeteikért.

A harmadik ok az adóügyi szempont. A társaság különálló jogalany az egyes részvényesek részéről. Annak érdekében, hogy biztosan megtartsa ezt a szétválasztást, a bizottsági ülés jegyzőkönyve nyilvántartást ad. Nélkülük az IRS vagy az állami szervek elutasíthatják az üzlet adóztatását. Egy olyan társaság, amely nem mutatja be, hogy a tulajdonosoktól elkülönült egységként működik, nehéz adózási helyzetet hozhat létre.

Az egyensúly a vállalkozások számára arra, hogy törekedjenek arra, hogy biztosítsák, hogy a testület tagjai kötelesek legyenek és védelmet kapjanak a hosszú, céltalan testületi ülések ellen, amelyek a hulladéktagokat töltik be. Most, hogy megvitattuk a fórum üléseinek jegyzőkönyvének elfogadásának okait, itt van néhány hiba, amit a vállalkozások hoznak létre, és néhány gondolatot arról, hogy miként lehet azokat kijavítani.

Nem a napirend létrehozása és terjesztése az ülés előtt

Egy másik nagy hiba, amelyet a vállalatok a testületi üléseken tettek, nem az ülés előtti napirend és nem a napirend terjesztése, és az értekezlet előtti releváns dokumentumok. A napirendnek tartalmaznia kell egy bizonyos időtartamot a napirend minden egyes pontjára.

A konkrét napirend nemcsak zavartalanabbá teszi az ülést, hanem lehetővé teszi, hogy a tanács (és bárki, aki később olvassa a jegyzőkönyvet) tudja a napirendi pontok relatív jelentőségét. Ez nem jelenti azt, hogy a napirendre nem kerülhet sor, ha fontos és sürgős, de a napirendi pontokat szavazással lehet hozzáadni. Sokat kell sürgősen kezelni a vezetőknek, nem pedig a fórumnak.

Az igazgatósági ülés jegyzőkönyvének hiányzó fontos részei

A testületi ülés jegyzőkönyvének tartalmaznia kell:

  • A találkozó dátuma, ideje és helye
  • A kezdet és a befejezés időpontja, valamint a napirend egyes pontjaira szánt idő
  • Milyen típusú igazgatósági ülés - rendes, különleges vagy éves (minden állam előírja, hogy a vállalatok éves ülést tartsanak)
  • Ki volt jelen, megjegyezve az igazgatókat, a vendégeket és a munkatársakat, és hogy melyik igazgatósági tag nem volt jelen. Meg kell jegyezni, hogy a későn vagy korán elhagyó személyek nevei.
  • A határozatképesség megállapítása. A határozatképességet általában a vállalati szabályzatok előírják minden szavazásra. A határozatképesség követelménye általában a tagok több mint fele. (Például kilenc tagú testület esetében öt tagnak kell jelen lennie a határozatképességhez).

  • Ha az előadásokat bizottságok vagy mások adják meg, beleértve az előadók nevét és címét.

Találkozó jegyzőkönyvek túl specifikusak

Valószínűleg a legnagyobb hibatáblák az, hogy részletes információkat kérjenek a vitákról (néha érvekről) és folyamatokról. Az üléseknek tükrözniük kell a döntések eredményeit, nem pedig azt, aki azt mondta, hogy mi a vita során. Tegyük fel, hogy az Ön igazgatótanácsa szavaz egy új termékcsalád eladására. Az ülés jegyzőkönyvének meg kell mondania: "A mozgás egy új fűszersor hozzáadásához. Mozgás, amelyet kiküldtek és jóváhagyottak, annyira eltérő véleményekkel." Ha a csoport megbeszélést folytatott, fel kell jegyeznie a beszélgetés hosszát, és összefoglalnia kell, de nem kell részletesen megvitatnia a vitát.

Azok a percek, amelyek nem elégségesek

A spektrum másik végén néhány perc nem eléggé specifikus ahhoz, hogy információt szolgáltasson, és a tagok ne bajba kerüljenek. Ha a döntés nem volt egyhangú, akkor a jegyzőkönyv arról, hogy melyik igazgatósági tag nem ért egyet, és tartózkodtak (és vegye figyelembe, hogy a tartózkodás a lehetséges összeférhetetlenség miatt volt).

Miközben nem kell rögzítenie minden egyes beszélgetés ütését, vagy ki mondta. De a jegyzőkönyvben elegendő információnak kell lennie, hogy tükrözze a vita szellemét.

Túl hosszú testületi ülések

Senki sem szereti a hosszú megbeszéléseket, de van néhány módja annak, hogy lerövidítse az ülést és a jegyzőkönyvet. Lehet, hogy meg szeretné menteni az igazgatósági ülések idejét egy hozzájárulási napirend létrehozásával. Ez a napirend alapvetően azoknak a kérdéseknek a listája, amelyek gyorsan, viták nélkül kezelhetők. A lista tartalmazhat perceket az előző üléstől, pénzügyi adatokat, valamint a bizottságok vagy a vezérigazgatói jelentéseket.

A jóváhagyási napirendet, valamint a jelentéseket és egyéb információkat el kell osztani az ülés előtt, hogy a tagoknak lehetőségük legyen olvasni őket. Ezután az ülésen a jóváhagyási napirend része az ülés folyamatának. Bármely igazgatósági tag kérdéseket vagy aggályokat vethet fel a hozzájárulás napirendjével kapcsolatban, de ha nincs probléma, a teljes jóváhagyási napirendet egyszerre lehet szavazni.

A hibás döntések típusa

A vállalati testület dönt az általános politikáról. A mindennapi döntéseket a vállalat vezetői hozzák meg ezen irányelv alapján. Néha túlterheltséggel küzd, és megpróbál döntéseket hozni, amelyek a legjobbak maradnak a vezetés számára.

Nem hagyja jóvá a jegyzőkönyvet

Csábító, az igazgatósági ülések nyüzsgésében, hogy elfelejtsük jóváhagyni a jegyzőkönyvet. De fontos, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a jegyzőkönyvek helyesen tükrözik-e a találkozó betűjét és szellemét. A jegyzőkönyvet jóváhagyásig "tervezetnek" tekintik.

A találkozó jegyzőkönyveinek nem nyilvántartása

Miután minden baj van, hogy jó perceket tartson a vállalat számára, ne felejtse el tartani a vállalati értekezlet perceket valahol biztonságos és hozzáférhető helyen. Állítson be egy folyamatot a percek vállalati nyilvántartási könyvben vagy "a felhőben" megőrzéséhez egy jelszóval védett fájlban.

A vállalati titkár szerepének elismerése

A vállalati jegyzőkönyvvel kapcsolatos feladatok többsége a társaság titkárának területe alá tartozik. A jó vállalati titkárság művészet, és ezeket az egyéneket gyakran nem ismerik el eléggé. Mondja meg rendszeresen „köszönöm” ezt a személyt.

Nem tartalmaz ügyvédet az igazgatótanácsának tanácsadójaként

Függetlenül attól, hogy a vállalat magán- vagy nyilvános (nyilvánosan forgalmazott részvényekkel), Önnek kell lennie egy ügyvédnek, aki tanácsot ad Önnek a vállalati jegyzőkönyvek elkészítéséről, és hogy részt vegyen a fontos igazgatósági üléseken, hogy megbizonyosodjon róla, hogy Ön és igazgatósága védett.


Videó A Szerző:

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - Hogyan működik egy egyszemélyes korlátolt felelősségű társaság

✔ - Az elavult kifejezés használata az üzleti számvitelben

✔ - Hogyan határozza meg az üzleti tevékenységet


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!