A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Feladatlista és útmutató a szeminárium tervezéséhez


A szeminárium talán a leggyakoribb esemény, amelyet a tervezők szerveznek. A legtöbb szemináriumot 1/2 nap vagy egész napra tervezték. A szeminárium megtervezéséhez érdeklődő ellenőrző lista létrehozásában érdekeltek számára a következő szeminárium tervezése és végrehajtása magas szintű struktúrát kínál.

És azok számára, akik többnapos vagy több ülésszakos konferenciát terveznek, fontolja meg hasonló megközelítés alkalmazását. A szeminárium tervezési ellenőrző listája azonban hosszabb lesz.

  • 01

    Erősítse meg az esemény célját

    Mielőtt bármilyen helyszínválasztást végezne, győződjön meg róla, hogy ismeri az esemény alapvető céljait:

    • Ki a közönség?
    • Mi a témája a szemináriumnak?
    • Hol kell elhelyezni?
    • Miért vesznek részt az emberek?
    • Mi a szeminárium napirendje?

  • 02

    Tekintse át az Apex Esemény specifikációk útmutatóját

    Az Egyezmény Ipari Tanácsa olyan eszközöket hozott létre, amelyeket a legjobb gyakorlatok kiváló forrásaként kell tekinteni, amelyek segítenek az esemény vagy a találkozótervezők számára, hogy nyomon kövessék az események tervezésének részleteit. Az ingyenesen letölthető eszközök segítségével minden eseménytervező készíthet egy listát a vonatkozó részletekről. Ez magában foglalja a következőket:

    • Eseményprofil (dátum, idők, hely, kapcsolatok stb.)
    • Eseményszervező / fogadói kapcsolattartási információk
    • Beszállítói kapcsolattartási információk
    • A résztvevő profilja
    • Szükséges hely
    • Étel és ital
    • A / V követelmények
    • Funkció / helyiség beállítás

  • 03

    Eseményprofil létrehozása

    Miután a tervezőnek van néhány alapvető kérdése az érintett eseményről, itt az ideje, hogy kutasson az ülés lehetséges helyszíneire. Fontos, hogy szorosan együttműködjünk az esemény szervezőjével / fogadójával, hogy meghatározzuk a helyszín típusát, és ahol a szeminárium a legkényelmesebb lehet a szervező és a vendég számára (az ötletek listája végtelen lehet):

    • Helyi hotel
    • Helyi konferenciaterem
    • Saját étterem
    • Privát klub múzeum / művészeti galéria

  • 04

    Szemináriumi szükségletek és a Reqeuest helyszíni javaslatok vázlata.

    A legtöbb helyszín örömmel ad becslést egy lehetséges szemináriumra. A vendéglátó-ipari vagy értékesítési kapcsolattartónak szüksége lesz a következő BEO-információkra:

    • Az esemény lehetséges dátuma
    • A résztvevők száma
    • A szobabeállítás stílusa (osztályterem, u-forma stb.)
    • Az esemény ideje (a beállítás / letörés fiókja)
    • Élelmiszer- és italigény
    • A / V igények (beleértve a képernyőket, mikrofonokat stb.)
    • Szoba beállítása

    Tipp: Béreljen egy A / V szakembert, aki a rendezvényre szentelhető.

  • 05

    A napirend megerősítése és / vagy kidolgozása

    Rendkívül fontos, hogy az eseménytervező szorosan együttműködjön az eseményszervezővel / házigazdával, mert az esemény napirendje gyakran változik az első beszélgetésről az esemény tényleges napjáig. Az eseménytervezőnek készen kell állnia a terv módosítására, és szorosan együtt kell működnie a helyszínnel annak érdekében, hogy minden zökkenőmentesen működjön.

  • 06

    Erősítse meg a BEO-megállapodást

    Amint a tervező ismeri a résztvevők célzott számát és a szemináriumra vonatkozó logisztikai követelményeket, meg kell őriznie az eseményt és a kapcsolódó követelményeket. A legtöbb megállapodásnak lehetővé kell tennie a tervező számára, hogy az események előtt bizonyos számú napig csökkentse / növelje az élelmiszer- és italigényeket. Számos megállapodás azonban meg fogja szabni, hogy mennyi lesz egy csoport számára, hogy csökkentsék a mennyiségeket, így becsüljük jól.

  • 07

    Eseménykommunikáció és anyagok létrehozása

    Ez egy olyan elem, amelyet néhány tervező bevonhat, míg mások nem. Lényegében néhány találkozótervező felelős a következőkért:

    • Eseményhívások létrehozása
    • Nyomtatási menetrend és egyéb anyagok
    • A résztvevő ajándékok / tombolások biztosítása
    • Név jelvények előállítása
    • Szállítási esemény jelzések és kijelzők

  • 08

    A Logisztika befejezéséhez szorosan együttműködjünk az eseménygazdával

    A rendezvény előtt néhány fontos lépés, amit egy találkozótervező teljesít az esemény előtt. Ez magában foglalja a következők megerősítését:

    • Esemény hangszórók
    • Esemény A / V követelmények
    • Esemény résztvevők száma
    • Fogadó szerepek és felelősségek
    • Eseményanyagokra van szükség (többször ellenőrizze)

  • 09

    Esemény beállítása

    Ügyeljen arra, hogy időt adjon a BEO ütemezésének az események beállításához, és ajánlatos körülbelül két órával az esemény előtt megérkezni.

    Tipp: Ha a szemináriumot reggel tervezik, kérje meg a helyszín értékesítési kapcsolattartóját, hogy engedélyezze a csoportot, hogy állítsa be az előző éjszakát (de ne hagyjon semmit értékes a nyilvános webhelyen).

    Minden rendezvényanyagnak, kiadványnak, jelzésnek, megjelenítésnek, ajándéknak, regisztrációs táblának, névjelzőnek és többnek készen kell állnia az eseményre.

    Figyelem: Előfordulhat, hogy a hangszórók az előző éjszaka csúszásait megváltoztatják, és új bemutatókat nyújtanak, amelyeket 10 perccel az esemény előtt hozzá kell adni a teljesítményponthoz.

  • 10

    Esemény végrehajtása

    Miután elkészítette, itt az ideje a szemináriumnak. Várja meg a következőket:

    • Egyes résztvevők mindig korán érkeznek.
    • Néhány résztvevő mindig későn érkezik.
    • Gyakran van néhány technikai hiba.


  • Videó A Szerző:

    Kapcsolódó Cikkek:

    ✔ - Hogyan kell létrehozni egy külkereskedelmi övezetet

    ✔ - Hogyan kell becsülni a keretezési anyagokat

    ✔ - 7 Alkalmazások, amelyek segítségével elindíthat egy oldalsó nyüzsgést


    Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!