A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

Professzionális hangposta üdvözlés üzleti etikettje

A hangposta üdvözletének üzleti etikettje


Ha a vállalat a bejövő hívásokhoz osztályvezető hangpostafiókokat használ, akkor professzionális hangszóró osztály hangposta-üdvözlését kívánja rögzíteni. Ez a hangposta-üdvözlés egy kicsit más, mint az egyén hangpostafiókjához társított személyes hangposta üdvözlés. Például, ha a telefonrendszere lehetővé teszi, hogy egy csoportos telefonbővítmények összevonásra kerüljenek az összes általános számviteli hívás kiszolgálására, akkor a Számviteli Osztály összes kiterjesztése a Számviteli Osztály általános kiterjesztése alatt összeadható.

Amikor az automatizált kísérő átirányítja a hívást erre a kiterjesztésre, a következő elérhető bővítmény megkapja a hívást. Ha az összes számviteli osztály kiterjesztése foglalt vagy nem elérhető, akkor a hívás átkerül a tanszék hangpostafiókjába.

Hangposta üdvözlő beállításai

Attól függően, hogy milyen telefonrendszerrel rendelkezik a vállalatnál, lehet, hogy a hangposta-üdvözlet típusához különböző lehetőségek állnak rendelkezésre. Ezek tartalmazzák:

    • Általános hangposta üdvözlés: alapértelmezett hangposta üdvözléseként használják, ha nincs más üdvözlő típus.
    • Belső hangposta üdvözlés: arra használják, hogy üdvözöljék a saját cégén belül az osztályt hívó személyeket (vagyis egy másik kiterjesztéstől). Általában ez csak nagyon nagyvállalatokra vonatkozik.
    • Külső hangposta üdvözlés: azok számára, akik a cégen kívülről hívnak. A telefonrendszer automatizált kísérője általános vállalati üdvözletet játszhat, amelyet minden külső hívó hall. Ha a cég nevét említik az üdvözlésben, akkor nem kell újra megmondani a tanszék üdvözlésében.
    • Az ideiglenes vagy hivatali hangposta üdvözlés: ez akkor kerül beállításra, ha az egész részleg egy bizonyos ideig nem lesz elérhető. Például a tanszék csak 8: 00-17: 00 között van, vagy van egy kötelező részleg-találkozó, amely eltávolítja az összes embert, hogy válaszoljon a telefonra. A legtöbb hangposta-rendszer lehetővé teszi, hogy beállítson egy lejárati dátumot és időt, így nem kell emlékeznie arra, hogy kikapcsolja, ha a tanszék visszatér a normál műveletekhez.
    • A telefon (foglalt) hangposta üdvözlés: Ez az üdvözlés arra szolgál, hogy tájékoztassa a hívókat arról, hogy a tanszék elérhető, de senki sem tudja azonnal felhívni a hívását, mert az osztályon belüli összes kiterjesztés más hívókkal foglalt.

A jó osztály hangposta üdvözlésének elemei

  • Osztály neve
  • Nyilatkozat arról, hogy most nem tudja felhívni a hívását
  • Meghívás üzenetet hagyni
  • Amikor visszatérési hívást várhatnak
  • További elérhető opciók (pl. "Nyomja meg a font kulcsot, hogy visszatérjen...")
  • Weboldal címe, ha értelmes információt nyújt
  • Legfeljebb 20-25 másodperc (hüvelykujj)
  • Ne kezdje a „Az Ön hívása nagyon fontos számunkra…” üdvözletet. Ezt a kifejezést túlzottan használják, és általában egy "kikapcsolás" a hívóknak.
  • Kerülje el, hogy túl sok információt adjon és túlságosan hosszú köszöntést tegyen.

Jó üdvözlet minta

  • Elérte a számviteli osztályt. Az összes képviselőnk más hívók kiszolgálásával foglalkozik. Ahelyett, hogy elvesztené az értékes időt a várakozásban, két munkanapon belül szeretnénk visszahívni a hívását. Ha vissza szeretne térni az előző menübe, nyomja meg a csillagot. Ellenkező esetben hagyjon nekünk egy részletes üzenetet az Ön nevével és számával. Miután felvette az üzenetet, több opciót is megnyomhat. Köszönöm, hogy hívott.
  • Elérkezett az Operations Tech, Inc. értékesítési részlegéhez. Minden értékesítési képviselőnk más ügyfeleket is kiszolgál, de a lehető leghamarabb vissza szeretnénk küldeni a hívását. Az aktuális árinformációkért vagy a megrendelés állapotának ellenőrzéséhez látogasson el hozzánk az interneten. Ellenkező esetben kérjük, hagyjon nekünk egy üzenetet a nevével és számával a hang után. Ha vissza szeretne térni az előző menübe, nyomja meg most a csillag gombot.

  • Elérte a Számviteli Osztályt a Operations Tech, Inc.-nél. Az osztály jelenleg zárva van. Normál üzemidőink hétfőtől péntekig 8: 00-17: 00 óra között vannak. Szombaton és vasárnap zárva vagyunk. Az előző menübe való visszatéréshez bármikor megnyomhatja a csillag gombot. Ellenkező esetben kérjük, hagyjon nekünk egy üzenetet a nevével és számával, és visszahívjuk a hívást, amikor az irodát újra megnyitja. Az üzenet elhagyása után leállhat, vagy további opciókhoz nyomja meg a font kulcsot. Köszönöm, hogy hívott.

Rossz hangposta üdvözlet

  • Elérkezett az értékesítési osztályhoz. Hagyjon nekünk egy üzenetet.
  • Szia. Elérte a számviteli osztályt az XYZ.com-on. A könyvelők jelenleg részt vesznek egy kötelező tanszéki ülésen, és senki sem áll rendelkezésre a hívás kezdeményezésére. Hívása nagyon fontos számunkra, és mi szeretnénk visszajuttatni a hívását, amint visszatérünk. Ez azonban az év vége, és a hívások visszavonása nagyon hosszú. Ha egy késedelmes számlán történő fizetésre szólít fel, kérjük, győződjön meg róla, hogy az üzenetben adja meg nekünk, hogy azonnal visszahívhassunk. Ellenkező esetben várjon a hangjelzésre, és hagyjon nekünk részletes bizalmas üzenetet.

  • Az osztály zárva van. Kérjük, hagyjon üzenetet a hang után.


Videó A Szerző:

Kapcsolódó Cikkek:

✔ - Piackutatási problémák, alternatívák és kérdések

✔ - Mi a regisztrált vagy fiktív név vagy kereskedelmi név?

✔ - Hogyan számíthatok ki becsült adót a vállalkozásom számára?


Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!