A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

A W-2 űrlapok előkészítése és küldése előtt - egy ellenőrzőlista


A munkáltatóknak minden évben jelentést kell küldeniük a munkavállalóknak, bemutatva a teljes bérüket és levonásaikat, így a munkavállalók beilleszthetik az adóbevallásukra vonatkozó információkat. A jelentéseket a Szociális Biztonsági Hivatalhoz is be kell nyújtani. Ez a jelentés egy W-2 űrlap.

Mielőtt előkészítené és elküldené a W-2 űrlapokat az alkalmazottaknak és a Szociális Biztonsági Igazgatóságnak, kövesse az alábbi lépéseket, hogy biztosan minden zökkenőmentesen megy.

UPDATE: A 2017-es adócsökkentési és foglalkoztatási törvény csökkentette a jövedelemadó-kulcsokat, a 2018-as adóévtől kezdve. Ez azt jelenti, hogy egyes alkalmazottak túlzottan visszatartanak a fizetési csekkektől. Előfordulhat, hogy módosítaniuk kell a W-4 űrlapjaikat, hogy figyelembe vegyék ezt a különbséget.

  • 01

    Győződjön meg róla, hogy helyesen besorolt ​​munkavállalókat foglalkoztatott

    W-2 bejelentési lista

    Néha nehéz megmondani, hogy egy munkavállaló munkavállaló vagy független vállalkozó, de az IRS előírja, hogy a munkavállalókat helyesen kell besorolni, és az IRS bírságokat és szankciókat szabhat ki a munkavállalók helytelen besorolására.

    A munkavállaló olyan munkavállaló, aki a munkáltató irányítása alatt dolgozik. Általában mindenki, aki egy szervezetnek nyújt szolgáltatásokat, munkavállaló, ha a szervezet képes ellenőrizni, hogy mit fog tenni és hogyan fogják megtenni.

    Másrészről egy független vállalkozó olyan magánszemély vagy vállalkozás, amely szolgáltatásokat nyújt egy másik személynek vagy vállalkozásnak. A független vállalkozó önálló üzleti egység, és nem tekinthető munkavállalónak. Néhány példa a független vállalkozókra tanácsadók, ügynökök vagy brókerek. A független vállalkozók munkája gyakran véletlen vagy nem lényeges a vállalkozás számára; például tisztítási szolgáltatás, bérszámfejtő processzor vagy informatikai szolgáltatás.

    További információ a munkavállalók munkavállalóként vagy független vállalkozóként történő besorolásáról, és segítségért forduljon egy foglalkoztatási ügyvédhez.

  • 02

    Ellenőrizze az aktuális év forgalmazási és bejelentési dátumait

    A W-2 folyamatban két lépés van. Az első lépés a W-2 űrlapok terjesztése az alkalmazottaknak. A második lépés az, hogy ezeket a formanyomtatványokat a Szociális Biztonsági Hivatalhoz kell benyújtani. (SSA)

    A munkavállalóknak történő elosztás és az SSA-hoz történő benyújtás határideje a következő év január 31-e. Ez egy új korábbi határidő az SSA-bejelentés létrehozására, hogy segítsen elkerülni az adócsalást. További információ a W-2 és 1099 határidőkről.

    Győződjön meg róla, hogy január elején adja meg az alkalmazottaknak az űrlapjaikat, így van időjük, hogy felülvizsgálják azokat, hogy megakadályozzák a hibákat.

  • 03

    Ellenőrizze a W-4 alkalmazotti űrlapokat

    A munkáltatóknak W-4 formanyomtatványt kell kérniük minden alkalmazott számára. A W-4 formanyomtatvány tartalmazza a munkavállaló szövetségi jövedelemadó visszatartásának összegét, a családi állapotot, az eltartottak számát és a további visszatartandó összegeket.

    Az IRS megváltoztatta a 2018-as W-4 formanyomtatványt, hogy az alacsonyabb adókulcsokat és az esetleges alulfizetéseket figyelembe vegye.

    Fontos: A munkáltatók nem segíthetnek abban, hogy a munkavállalók teljesítsék a W-4 űrlapot. Mindössze annyit tehetünk, hogy tájékoztatást kapjanak arról, hogyan kell kiszámítani a forrásadó összegét. Az IRS kibocsátási számológépet adott ki, amelyet az alkalmazottak felhasználhatnak a forrásadó összegének kiszámításához.

    A W-4 formanyomtatványt bérleti alapon kell kitölteni, és bármikor, amikor a munkavállaló változtatni kíván. A munkavállalónak a W-4 formanyomtatványt kell megváltoztatnia, ha a munkavállaló személyes adatai (beleértve a családi állapotot és az eltartottak számát) megváltoznak, vagy ha megváltozik a munkavállaló címe. A W-4 űrlapot a munkavállaló bármikor megváltoztathatja a visszatartás mértékének megváltoztatásához.

    Az év vége előtt minden évben a munkáltatóknak fel kell kérniük az összes alkalmazottat, hogy vizsgálják felül a W-4 űrlapot, hogy megbizonyosodjanak róla, hogy a személyes adatok pontosak.

    A W-4-es formanyomtatvány pontos és aktuális információinak biztosításával segít a W-2 űrlapok elkészítésében és terjesztésében.

  • 04

    Gyűjtse össze a W-2 formanyomtatványokra vonatkozó bérszámfejtési információkat

    Először is szüksége lesz néhány alapvető információra a cégedről az összes W-2 űrlapon:

    • A cég munkáltatói azonosító száma
    • A vállalkozás neve, címe és irányítószáma
    • És a vállalat adózási azonosítója

    Ezután információkat kell gyűjtenie az egyes alkalmazottakról, mind a személyes adatokról, mind a bérszámfejtési információkról:

    • Munkavállaló neve és címe, valamint a társadalombiztosítási szám vagy más adóazonosító szám
    • Az adott alkalmazottnak kifizetett összeg: teljes bér, tipp és egyéb kártérítés
    • A szövetségi jövedelemadó összege visszatartva
    • Társadalombiztosítási bérek (a társadalombiztosítás maximális összege az évre)
    • Medicare bérek és tippek és Medicare adó visszatartott, beleértve a további Medicare adót a magas jövedelmű munkavállalók számára.
    • Kifizetett alkalmazottak tippei
    • Fizetett függő ellátási juttatások és a munkavállaló által fizetendő egyéb juttatások
    • Minden olyan állam esetében, ahol a munkavállaló dolgozott, az állami bérek és a kifizetett tippek és az állami jövedelemadó visszatartott
    • A fizetett helyi bérek és tippek és a helyi jövedelemadó visszatartott.

  • 05

    Tekintse át a vállalat W-2 bérszámfejtési folyamatait

    Ha cége új a bérszámfejtési folyamatban, vagy ha a bérszámfejtési helyzet a közelmúltban megváltozott, jó ötlet az év végi jelentések megtalálásának, befejezésének és terjesztésének folyamatának áttekintése a munkavállalók számára. A W-2 formanyomtatványokat az irodai áruházból, a CPA-ból, az adó- vagy számviteli szoftverből, vagy az IRS-ből kaphat.

    Jegyzet: Nem töltheti le a W-2 űrlapokat az IRS-ből vagy máshol az interneten. A W-2 formátumú A másolat egy piros színű tintában van, és nem másolható. A másolat A speciális IRS formáját a Szociális Biztonsági Igazgatósághoz kell benyújtania (ez a másolat, amelyet február végén tárol a Szociális Biztonsággal.)

    Néhány lehetőség a W-2 űrlapok elkészítéséhez:

    • Számviteli szoftver használata. Ha csak néhány alkalmazottja van, és számviteli szoftvert használ, akkor lehet, hogy megvásárolhat egy kiegészítőt a W-2 formanyomtatványok elkészítéséhez ezzel a szoftverrel.
    • Adóelőkészítő szoftver használata. Ha a közös adózás-előkészítő szoftver egyikét használja online, vagy asztali változatban, és megvásárolta a szoftver üzleti verzióját, ellenőrizze, hogy a W-2 feldolgozás szerepel-e. Shirley Elmblad, a Pénzügyi Szoftver Útmutatója egy cikket tartalmaz az adószoftver-felülvizsgálatokról
    • A megvásárolt W-2 űrlapok használata. A nagy irodai ellátó cégek előre nyomtatott W-2 formanyomtatványokat használnak a CD-n lévő szoftverekhez, amelyek lehetővé teszik, hogy ezeket az űrlapokat kézzel írja be, és kinyomtassa azokat a nyomtatón.

    A W-2 formanyomtatványok kitöltéséhez és nyomtatásához használt módszernek W-3 átviteli formát kell tartalmaznia.

  • 06

    Döntse el, hogyan kell elosztani a W-2 űrlapokat az alkalmazottaknak

    Miután létrehozta a W-2 űrlapokat, a következő döntés az, hogyan terjesztheti azokat a munkavállalóknak. Ne feledje, hogy a W-2 formanyomtatványok munkavállalók részére történő terjesztésének határideje az adóévet követő év január 31-e. Például, a munkáltatóknak, akiknek a 2016. évi W-2-es adóéveket kellett terjeszteniük, 2017. január 31-ig kell őket terjeszteniük.

    Két lehetősége van a nyomtatott W-2 nyomtatványok terjesztésére az alkalmazottaknak: küldje el őket vagy személyesen terjesztheti azokat a munkavállalóknak. Ha egy munkavállaló személyesen felveszi a W-2 űrlapot, érdemes lehet, hogy a munkavállaló jelezze, hogy az űrlapot felvették, hogy elkerüljék a kérdést, hogy ez történt-e.

  • 07

    Ellenőrizze a W-2 űrlapok alkalmazottainak történő elküldése előtt fellépő hibákat

    A problémák minimalizálása és a W-2 formanyomtatványok újraküldésének ellenőrzése érdekében ellenőrizze a W-2 űrlapokat az ellenőrzőlista segítségével. A gyakori W-2 hibák közé tartozik a rossz évek formájának használata, az információk hiánya, az információk rossz dobozba helyezése, és a nem a társadalombiztosítás maximális megakadályozása.

    Az egyik gyakori hiba az egészségügyi ellátás költségeinek bejelentése. Ezt a költséget a W-2 formanyomtatvány 12. sorában kell jelenteni.

  • 08

    A W-2 formanyomtatványok megkeresésének kezelése

    A munkavállalók gyakran helytelenül veszítik el, vagy elveszítik a W-2 űrlapokat, és előfordulhat, hogy eljutnak a bérszámfejtési osztályba, kérve a W-2 formanyomtatvány másolatát. Mielőtt terjesztené a W-2 űrlapokat, mérlegelje, hogyan kezelje ezeket a kéréseket:

    • Ha a nyomtatványokat kinyomtatta, egyszerűen nyomtathatja ki a W-2 formanyomtatványt, és adja meg vagy küldje el azt a munkavállalónak.
    • Ha az űrlapot egy külső bérszámfejtési szolgáltatás készítette, akkor az űrlap újranyomtatásának és postázásának költségeit számolhatják fel. Előfordulhat, hogy az alkalmazottakat az első duplikált formanyomtatványért, vagy a második duplikátumért egy éven belül terheli (ez történik!).

    Bármi legyen is döntése, jó ötlet, hogy közölje az alkalmazottakkal kapcsolatos párhuzamos nyomtatványokat. A kettős formanyomtatvány felszámolása extrémnek tűnhet, de csökkentheti az elveszett formák számát, amellyel foglalkoznia kell.

  • 09

    W-2 és W-3 formanyomtatványok benyújtása a társadalombiztosítási adminisztrációval

    Miután eldöntötte, hogyan készítse elő a W-2 űrlapokat, és ezeket az űrlapokat az alkalmazottaknak terjesztette (az adózási évet követő év január 31-ig), a következő döntés az, hogy meghatározza, hogyan kell ezeket a nyomtatványokat a Szociális Biztonsági Hivatalhoz (SSA) benyújtani.

    Minden W-2 formanyomtatványt a Szociális Biztonsági Hivatalhoz kell benyújtani, valamint egy W-3 átviteli formát. Az űrlapok benyújtásának két lehetősége:

    • A Szociális Biztonsági honlap webhelyén az Online szolgáltatások Online részlege online is letölthető. Először regisztrálnia kell, majd töltse ki a megfelelő űrlapokat online. Ha online állít be a BSO-val, akkor nem kell W-3 űrlapokat tartalmaznia.
    • A kitöltött W-2 űrlapokat a W-3 űrlappal együtt küldheti a Szociális Biztonsági Hivatalnak.

    További információ a W-3 űrlap elkészítéséről.

  • 10

    Ellenőrizze a W-2 űrlapok elosztásának állami szabályait

    Amikor W-2 formanyomtatványt töltött ki egy alkalmazott számára, az adott űrlap egy részét (1. példány) úgy kell kijelölni, hogy azt az államba kell benyújtani, ahol a munkavállaló dolgozik. Ha a munkavállaló egynél több államban dolgozik, a W-2 formanyomtatvány egy példányát be kell nyújtania minden egyes államnak.

    Mindegyik államnak eltérő követelményei vannak a W-2 formanyomtatványok benyújtására és az átviteli formákra. Ellenőrizze az állam adóhatóságát vagy az állami bevételi osztályt, hogy megtudja, hogy az állam milyen követelményeket támaszt.

    UPDATE: Számos állam megfelel a W-2-eknek az SSA-val történő benyújtásának új, január 31-i határidejének.

    További információ az állami bérköltségekről.


  • Videó A Szerző:

    Kapcsolódó Cikkek:

    ✔ - A nyilvántartási műveletek könyvelése

    ✔ - Az üzleti év bevételeinek és költségeinek időzítése

    ✔ - Ellátási lánc szoftver - POOL4TOOL


    Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!