A Szerző Blogja Pénzügyi És Üzleti

3 Megpróbált és igazi módja a kisvállalkozások megszervezésének ebben az évben


A szervezés során sokkal több, mint a papírkötegek megtisztítása és az asztalon levő zűrzavar eltávolítása. A szervezet olyan rendszereket és eljárásokat hoz létre, amelyek a vállalkozás minden részéhez kapcsolódnak; ez segíthet abban, hogy produktívabbá és jövedelmezőbbé váljon.

Az alábbi ötletek tartalmazzák azokat a legjobb módokat, amelyekkel jobban megszervezheti a kisvállalkozásait. Próbáljon meg csak egyet a lassú és tartós fejlesztésért, vagy tervezzen egy új szervezeti folyamatot az üzleti évben havonta.

  • 01

    Ellenőrizze a dokumentumokat és dokumentumokat

    Rendetlen irodai asztalok

    Papírral kezdjük, mivel ez a legtöbbünk számára a legnagyobb szervetlen bűnösség. Ha nem rendelkezik fájlrendszerrel és / vagy digitális archiválási rendszerrel, akkor itt az ideje építeni. Kezdjük úgy, hogy megnézzük a papírokat, amiket körülvettél. Készítsen egy halomból és dobjon el egy halom halomból, majd szétszórja vagy újrahasznosítsa az összes papírt, magazint, hírlevelet, kártyát, jegyzetet stb. Ha nem biztos benne, hogy hol kezdje el, olvassa el ezt a cikket a Staples-ből, amely alapos lemondást ad arról, hogy milyen dokumentumokat kell tartania, és a többit tisztességes játék az aprító számára.

    Susan Ward egy hasznos útmutatót készített egy dokumentumkezelő rendszer létrehozásához, amely segít létrehozni vagy finomítani a papírfolyamatot, és megszervezni.

    Ha úgy dönt, hogy ideje elindulni egy papírmentes iroda felé (először olvassa el ezeket az előnyöket és hátrányokat), akkor elkezdheti a bevételek beolvasását és digitalizálását, az online számlázási és fizetési szolgáltatások, például a FreshBooks használatával, egy digitális aláírási programhoz, mint a DocuSign, és a Cloud használatával az adatok biztonsági mentéséhez és archiválásához. Ha üzleti kártyákat gyűjt az események során az év során, akkor jó ötlet lehet egy névjegykártya-szkennerbe történő befektetés, így a névjegyadatokat azonnal digitalizálhatja és a papírkártyákat áraszthatja.

  • 02

    Használja a megfelelő termelékenység eszközt

    Üzletember segítségével digitális tabletta, találkozó

    Mindannyian rendelkezünk a kedvenc alkalmazásokkal és eszközökkel, amelyeket naponta használunk, bár egyesek valószínűleg hasznosabbak, mint mások. Éppen ezért fontos, hogy - legalább évente egyszer - felmérje a kisvállalkozásban használt alkalmazásokat és eszközöket, és döntse el, hogy még mindig megfelelnek-e az Ön igényeinek. Ez is egy nagyszerű alkalom arra, hogy fontolja meg, hogy vannak-e hiányosságai, és megtalálják a megfelelő eszközöket azok betöltéséhez. Az alábbiakban néhány olyan kiemelt területről van szó, ahol sok kisvállalkozó a termelékenység eszközeit hasznosnak találja. Ezeknek megfelelő kiindulási pontot kell adni a termelékenységi eszközök megszervezéséhez ebben az évben:

    • Kapcsolattartás. A kisvállalkozások tulajdonosának szüksége van egy olyan rendszerre, amely a kapcsolattartási adatok kezelésére szolgál, az ügyfelek nyomon követése és a hálózatépítés során tapasztalt emberek emlékezéséig. Kiválaszthat egy átfogó ügyfélszolgálati (CRM) rendszert, mint például a Salesforce, vagy kisebb léptékű menedzsment esetén beállíthatja a meglévő kapcsolattartói alkalmazást, hogy működjön az Ön cége számára.
    • Találkozók és kommunikáció. Legyen szó akár szemtől-szembe, telefonon vagy videocsevegési szolgáltatásokon keresztül, találkozhatunk a folyamat szervezettebbé tételével. Olyan szolgáltatást használhat, mint a Do, hogy találkozásait jobban megszervezze - előtt, alatt és után.
    • Számvitel és könyvelés. Szervezze és racionalizálja a számlázás, a kifizetések és a pénzforgalom kezelését olyan eszközökkel, mint a Quickbooks Online, a Xero és a Wave.
    • Utazás és költségkövetés. Az utazási tervek megkönnyítésére az olyan alkalmazások, mint az Expedia és a TripAdvisor, használhatók. Aztán, egyszer az úton, az olyan alkalmazások, mint az Expensify segítenek nyomon követni a költségeket és jelentést készíteni, amikor sokkal jobban megszervezték otthonukat.
    • Szociális médiakezelés. Mindannyian tudjuk, hogy mennyi időt lehet pazarolni a szociális médiában, ha nem szisztematikus és szervezett módon közeledik hozzá. Ezért lehetnek olyan eszközök, mint a Hootsuite és a Buffer felbecsülhetetlen értékűek a kisvállalkozások tulajdonosai számára.
    • E-mail kezelés. Ha a kisvállalatoknál használod a Gmail-et, hozzáférhetsz néhány olyan Google-bővítményhez, amelyek gyorsan megkaphatják a postafiókodat. Ha másik e-mail alkalmazást használ, próbálja meg a SaneBoxot automatikus szűrésre, emlékeztetőre és többre.
    • Projektmenedzsment. Egy jó projektmenedzsment alkalmazás segít nyomon követni a feladatokat, megoszthatja a fájlokat és együttműködni a csapattársakkal egy helyen, és ez lehet az egyik legjobb eszköz, amellyel megszerezheti munkáját. Próbálja ki a Basecamp-ot vagy az Asana-t az all-in-one projektmenedzsment megoldás érdekében.

    A termelékenység nagyon személyes folyamat, és az Ön által igénybe vett alkalmazások sajátosak lesznek az Ön által végzett munkára és arra, ahogyan dolgozol. Szánjon időt arra, hogy feltárja, mi az Ön igényei, mielőtt új eszközt épít be a folyamatba. Lehet, hogy nem kell annyi, mint gondolnád. A termelékenység növelésére szolgáló eszköz inspirációjához olvassa el ezt a cikket 101 kisvállalkozói alkalmazással, és fedezze fel ezeket a 27 időtakarékos alkalmazást.

  • 03

    Szervezze meg számítógépét

    Fiatal nő ül íróasztal, laptop használata

    Ez egy nagy a kisvállalkozás tulajdonosa számára, aki munkáját a számítógépen végzi. Valószínűleg tudja, hogy nem sokáig tart, amíg az asztali számítógépek el nem kerülnek az ikonokkal, a Letöltések mappája olyan furcsán megnevezett dokumentumok teljes megszerzéséhez, hogy nem lehet semmit találni, vagy az e-mail postafiókját, hogy így elkerülje az irányítást. azt hiszem, hogy valóban felrobbanhat. Nemcsak ez a szörnyű a termelékenysége miatt, hanem jelentősen lelassíthatja a számítógép teljesítményét is.

    Itt van egy lista azokról a dolgokról, amiket most tehetsz, hogy számítógépedet rendszerezhessük és visszaállítsuk a működőképes formát

    • Tisztítsa meg az asztalt. Van néhány módja, amellyel ide lehet menni, és mindez a munkastílusától és a számítógép használatának módjától függ. Eltávolíthatsz mindent az asztalodról, kivéve a szemetesedényt (ne feledd, hogy az asztalon lévő alkalmazásikonok csak gyorsbillentyűk - az összes aktuális alkalmazásod általában az Alkalmazások mappában él). Vagy adhat hozzá néhány parancsikont a leggyakrabban használt alkalmazásokhoz és fájlokhoz.
    • Állítson be egy digitális iratrendszert. A dokumentumok állandó otthonról való megadásával itt létrehoz egy olyan nyilvántartási rendszert, amely teljes értelme van az Ön számára, hogy megtalálhassa azokat a dokumentumokat, amelyekre szükségük van. Ez az útmutató a fájl- és mappaszervezéshez számos kitűnő tanácsot nyújt a kezdéshez.
    • Szoftverfrissítés. Ha a számítógép úgy van beállítva, hogy automatikusan telepítse az alkalmazás és az operációs rendszer frissítéseit, nagyszerű. Ha ez egy kézi folyamat, akkor legalább kétévente ellenőrizze a frissítéseket, mivel sokan tartalmazzák a biztonsági javításokat. Ezután, évente egyszer, tekintse át a használt szoftverek aktuális verzióit, és döntse el, hogy a frissítés ideje mennyi lesz.
    • Vírusok és teljesítmény problémák keresése. Függetlenül attól, hogy milyen számítógépet használ, mindannyian vírusokat vagy rosszindulatú programokat kaphatnak (igen, még Mac-ek is!). Ha Windows-alapú számítógépe van, a PCWorld PC-s karbantartási tippjei segítenek a számítógép egészséges és zökkenőmentes működésében.
    • Ellenőrizze az adatmentés integritását. Ön biztonsági másolatot készít az adatokról, ugye? Ha nem, akkor hagyjon ki minden mást, és tegye ezt először. Használhat egy Cloud alapú adatmentési szolgáltatást, mint például a Carbonite, a Backblaze vagy a CrashPlan, vagy használhat egy külső merevlemezt, amelyet a számítógéphez csatlakoztat. Bármely opcióval állítsa be a szolgáltatást vagy a meghajtót a folyamatos automatikus biztonsági mentések elvégzéséhez, így nem kell semmit kézzel csinálni. Ezután évente egyszer vagy kétszer lépjen be a biztonsági mentésbe, vagy vezessen be, és győződjön meg róla, hogy minden ott van és elérhető, ha a helyi számítógépre kell másolnia.
    • Fogd be a postafiókodat. Sok kisvállalkozó tulajdonosa szeretetteljes gyűlöletet mutat e-mail postafiókjával. Szeretik, mert ez egy rendkívül produktív és hatékony kommunikációs eszköz; mégis gyűlölik, mert gyorsan megszabadulhat az irányítástól, szükségtelen stresszt okozva. Vannak dolgok, amiket megtehetsz, hogy a beérkezett üzeneteket sorban tartsd, például automatizálva, naponta frissítve, és hogy mennyire korlátozza az e-mailt napközben. Olvassa el ezt a cikket az e-mail kezelési tippekről, amelyek a bejövő postafiókot erőteljes termelékenységi eszközvé teszik, és nem jelentős időszopásnak.

    A fenti tippek segítenek abban, hogy a kisvállalkozása azonnal megszervezhető legyen, de ne feledje, hogy a dolgok milyen gyorsan tudnak irányítani. Párosítsa ezeket a tevékenységeket egy olyan felbontással, hogy havonta egyszer és gyorsan ellenőrizze a papírokat, a termelékenység eszközeit és a számítógép állapotát, így megszervezheti és megakadályozhatja, hogy a dolgok elnyerjék a zavaró szinteket.


  • Videó A Szerző:

    Kapcsolódó Cikkek:

    ✔ - A legjobb ügyfélhitel-ellenőrzés hiteljelentés

    ✔ - 5 Könnyű és megfizethető e-kereskedelmi bevásárlókocsik a Home Business számára

    ✔ - Hogyan írjunk Biz tervünk szervezeti és irányítási részlegét?


    Hasznos? Ossza Meg Ezt A Barátaiddal!